La maturité des organisations achats indirects varie énormément d’une entreprise à l’autre, quel que soit le secteur d’activité. Pour savoir à quel niveau votre organisation se positionne, la rédaction de Décision Achats préconise d’observer trois indicateurs clés…
1. L’équipe achats indirects
Le tout premier élément est bien entendu l’existence d’un service achats indirects, dissocié des départements métiers. Non seulement cette structure lui confère une certaine indépendance pour jouer son rôle d’influence mais elle permet également une gestion optimale. L’équipe achats indirects bénéficie d’une vision globale et peut alors mettre en place une stratégie sur l’ensemble de ses catégories.
La maturité d’une organisation achats indirects dépend également de l’ancienneté de cette équipe. Plus cette structure sera éprouvée, mieux elle fonctionnera ! Concrètement, cela se traduit par une bonne collaboration entre les acheteurs indirects et les utilisateurs ainsi que la possibilité pour cette équipe de se concentrer davantage sur la stratégie, les partenariats ayant déjà été mis en place.
2. Les outils existants (notamment P2P)
Le deuxième élément est l’existence d’outils digitaux et leur taux d’utilisation. L’outil phare reste la plateforme Procure-to-Pay qui permet notamment de :
- Renforcer la politique achats, avec par exemple les notifications automatiques aux acheteurs lorsque le processus d’achats n’est pas respecté par les utilisateurs
- Réaliser des rapports d’extraction, pour analyser les dépenses selon divers critères, identifier les postes de dépenses de son portefeuille achats…
3. La politique achats
Le troisième élément est la mise en place d’une politique achats indirects, définissant ainsi les orientations et intentions générales (par exemple : à partir de quel montant d’achats les acheteurs doivent être impliqués, combien de fournisseurs minimum doit-on intégrer dans un appel d’offres…).
Et toute mise en place de règles implique de veiller à la bonne application de ces dernières ! Le niveau de contrôle varie selon les entreprises : cela va du contrôle ponctuel à celui systématique et automatisé (notamment à travers les outils P2P). Chez certaines sociétés, c’est même le service « compliance » qui en prend la charge à la place des acheteurs, limitant ainsi les impacts négatifs que cela peut avoir sur leurs relations avec les autres départements.
Enfin, une nouvelle tendance semble apparaître : l’attribution d’un budget marketing aux services achats indirects afin qu’ils puissent communiquer et promouvoir de la meilleure façon possible leurs politiques et leurs stratégies et, in fine, susciter l’adhésion des utilisateurs.
En gardant ce trio de choc en tête – organisation, outils et politique – il convient alors de se demander : en matière d’achats indirects, quel est le niveau de maturité de mon entreprise et des autres ? Vous trouverez quelques éléments de réponse dans la dernière enquête consacrée aux achats indirects…
