La fonction achats est engagée depuis quelques années dans la digitalisation de ses processus. Cette ancienneté de l’investissement porte ses fruits. En effet, la fonction achats est bien équipée en ressources numériques dans la plupart des moyennes et grandes entreprises.
Pour autant, un palier semble atteint. Les solutions de e-procurement mises en œuvre s’avèrent souvent trop peu communicantes entre elles, coûteuses à maintenir et peu susceptibles d’évolution. C’est pourquoi la migration vers un système d’information unifié exploité dans le Cloud est une réflexion d’actualité pour la fonction achats.
En adoptant une plateforme Cloud de e-procurement, la fonction achats peut espérer un retour sur investissement selon trois axes :
Opter pour une plateforme Cloud est un levier d’efficacité pour la fonction achats
Automatiser les processus
Pour la fonction achats, le premier bénéfice [1] d’une plateforme Cloud de e-procurement est l’accélération et la fiabilisation des opérations. En effet, la prise en charge par la solution des tâches chronophages à faible valeur ajoutée libère de la disponibilité à l’équipe pour s’investir davantage dans l’analyse et le conseil aux autres fonctions de l’entreprise.
Travailler en mobilité et en temps réel
Valider un projet d’investissement à distance ou consulter des encours sur son mobile juste avant une réunion constituent de toute évidence des ressources stratégiques pour la fonction achats.
Le Cloud donne cette double latitude :
- Interagir avec la plateforme de e-procurement au moment que l’on choisit, de l’endroit où l’on se trouve et à partir du terminal connecté le plus adapté à la situation [2]
- Disposer en temps réel de l’information dont on a besoin et sous la forme la plus pertinente pour son exploitation
Améliorer l’expérience client
La fonction achats n’est pas la seule à être impactée par l’accroissement d’efficacité induit par l’adoption d’une plateforme Cloud de e-procurement. Toutes les fonctions de l’entreprise impliquées dans la chaîne de règlement des factures fournisseurs bénéficient également de la fluidité et de l’intuitivité des solutions achats de la génération Cloud. Et notamment de la continuité de la chaîne.
Plus inattendu, les clients de l’entreprise trouvent également leur compte dans la mise en œuvre d’une plateforme achats dans le Cloud, précisément grâce à la continuité de la chaîne de valeur. Par exemple, ils ont plus facilement accès aux informations sur les composants ou sur les produits finis : précautions d’emploi, présence d’allergènes, origine…
Opter pour une plateforme Cloud insère mieux la fonction achats dans la stratégie de l’entreprise
Évoluer au rythme de l’entreprise
Une plateforme Cloud de e-procurement donne de l’agilité à la fonction achats. Il lui est ainsi plus facile d’ajuster sa capacité de traitement par rapport aux évolutions de l’entreprise.
Cette agilité s’exprime principalement en deux dimensions :
- Le volume des opérations : le Cloud permet à la fonction achats d’augmenter à volonté sa bande passante pour par exemple absorber un pic dans la recherche de nouveaux fournisseurs ou dans l’analyse des contrats en cours
- Le contour des opérations : la modularité d’une plateforme de e-procurement dans le Cloud facilite par exemple une extension géographique de périmètre de la fonction achats pour accompagner la création d’une nouvelle entité
Augmenter la collaboration inter-fonction
Une plateforme Cloud de e-procurement donne à la fonction achats la possibilité de mettre en place des workflows de validation pour accélérer des traitements transverses. C’est le cas par exemple pour :
- L’acceptation qualité des fournitures par les métiers
- Les demandes d’achat
Disposer de données stratégiques pour alimenter la prise de décision
Une plateforme achats dans le Cloud est enrichie en intelligence artificielle et en big data. Pour la fonction achats, cette abondance de données ainsi que la capacité concomitante de les traiter avec rapidité et pertinence constituent un réel avantage dans l’accomplissement de sa mission d’aide à la prise de décision.
Opter pour une plateforme Cloud est une source d’économie pour la fonction achats
Éliminer les investissements en infrastructure
Passer en mode SaaS sa solution de gestion des achats rend obsolète toute architecture physique au sein de l’entreprise, désormais mutualisée dans le Cloud.
Se passer d’infrastructure représente pour l’organisation une économie à plusieurs dimensions :
- Investissement dans le matériel : serveurs, réseaux…
- Formation des utilisateurs
- Maintenance des matériels
- Assistance à l’usage
Variabiliser les coûts de traitement des opérations achats
En parallèle, le principe de l’abonnement améliore la contribution de la fonction achats à la compétitivité de l’entreprise. L’investissement en licence se transforme en charge (CAPEX -> OPEX) et le budget IT gagne en prévisibilité. De nouvelles ressources sont mises à la disposition des investissements dans le cœur de métier de l’organisation.
En conclusion, l’intérêt de s’intéresser aux plateformes Cloud de e-procurement n’est plus à démontrer pour les fonctions achats. L’accès en SaaS :
- Accélère la production
- Favorise la collaboration
- Permet à l’entreprise de dégager des ressources supplémentaires au profit de la croissance et de l’innovation
Le principe du Cloud étant acté, l’étape suivante est le choix des modalités d’hébergement. Cloud privé ? Cloud public ? Chaque option a ses avantages et ses inconvénients. La réflexion à l’échelle de l’entreprise devient ici incontournable.
Pour les fonctions achats qui ont déj adopté le Cloud, connaissez-vous toutes les technologies dont vous pouvez enrichir votre plateforme de e-procurement en plug and play ? Si vous souhaitez en savoir un peu plus sur ces équipements, lisez l’article « 3 outils achats de nouvelle génération à connaître absolument ! »
[1] « ePayables Technology Advisor 2019 » - Ardent Partners
[2] ATAWAD : Any Time, AnyWhere, Any Device
