Qu’est-ce que la solution Punch-Out dans les achats ?

Mis à jour le 23 août 2022
Partagez :
{{totalComments}} commentaires

Le Punch-Out est un type de catalogue électronique faisant partie intégrante des solutions d’e-procurement. Il permet aux entreprises d’avoir un accès direct à l’offre qu’ils ont négociée avec leurs fournisseurs. Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur le Punch-Out : sa définition, l’intérêt de l’utiliser, son fonctionnement, ses avantages et la différence avec un catalogue hébergé.

Quelle est la définition du Punch-Out dans les achats ?

Le terme « Punch-Out » ou « Punchout » a été initialement créé par Ariba, une plateforme américaine de solutions d’achats. Largement démocratisée et standardisée, cette terminologie est désormais reprise par la plupart des acteurs mondiaux (Coupa, Ivalua, Determine, etc.). À la différence de l’EDI[1], le Punch-Out offre une expérience d’achat à l’utilisateur, l’EDI consistant simplement à mettre à disposition des fichiers numériques.

Le Punch-Out désigne la connexion entre l’environnement d’achat des entreprises et la solution web de leurs fournisseurs. Cela permet aux sociétés d’accéder directement au site de leurs partenaires, où s’appliquent leurs conditions contractuelles négociées (prix, frais de port…), et de rapatrier les demandes d’achat dans leur propre environnement de validation.

En tant que catalogue électronique appartenant à la grande famille des solutions d’e-procurement, le Punch-Out s’inscrit, par définition, dans une démarche de dématérialisation des transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs et, plus spécifiquement, de la première phase du processus Procure-to-Pay (P2P), c’est-à-dire la sélection des produits.

Ariba présente sa définition du Punch-Out : « [Il s’agit] d’un catalogue électronique sur un site web distant accessible depuis un système d’achats. [C’est] un moyen simple et économique de fournir aux acheteurs du contenu personnalisé, des expériences d’achat sur mesure et des mises à jour de contenu en temps voulu. Il est particulièrement utile lorsque :

  • Le contenu de votre catalogue change fréquemment ;
  • Vous proposez des articles hautement configurables qui nécessitent une personnalisation ou une commande complexe ;
  • Votre catalogue est important et contient plus de mille articles ».

À quels besoins répond le Punch-Out ?

Le Punch-Out est particulièrement adapté à la gestion des achats de classe C, car cette catégorie d’achats combine une large palette de produits (plusieurs dizaines de milliers de références) et une faible récurrence d’achat. Mis à jour en temps réel, ce système de catalogue dynamique permet aux services achat de gagner en efficacité et d’économiser un temps précieux.

Comment fonctionne le Punch-Out dans les achats ?

Le fonctionnement du Punch-Out couvre deux facettes : son utilisation et son administration.

L’utilisation du Punch-Out

Le catalogue électronique dit « Punch-Out » est accessible via une interface entre la solution achat des entreprises et le site internet des fournisseurs.

À partir de cette interface ergonomique et personnalisée, les entreprises accèdent à l’offre négociée avec leurs fournisseurs. Elles choisissent leurs produits et les enregistrent dans un « panier » automatiquement rapatrié dans leur solution e-achat sous la forme d’une « demande d’achat ».

Cette opération suit le circuit de validation prédéfini et se transforme alors en commande, directement envoyée aux fournisseurs.

L’administration du Punch-Out

Le catalogue étant connecté au système d’information des fournisseurs, ces derniers se chargent :

  • De la création du catalogue ;
  • De la publication en respectant les classifications standards et spécifiques de l’entreprise ;
  • De la mise à jour des informations ;
  • Du reporting sur les consommations et l’évolution des prix.

Quels sont les 6 avantages du Punch-Out ?

Tout comme l’e-procurement, le Punch-Out permet de centraliser et d’automatiser les interactions entre les utilisateurs, les acheteurs et les fournisseurs et ainsi, plus largement, d’optimiser le processus de recherche de produits. Dans le détail, 6 principaux avantages sont à retenir.

1. Réaliser des économies

Les coûts d’une transaction standard sont estimés en moyenne à 95 € et ceux d’une commande validée à travers un catalogue électronique, comme un Punch-Out, à près de 65 €[2]. Cette économie de 30 € s’explique grâce à l’automatisation du processus et aux coûts de main-d’œuvre réduits. Si l’on applique cette économie à chaque commande passée, les potentiels gains financiers s’avèrent conséquents pour les entreprises.

Mais ce n’est pas tout : en dématérialisant davantage les transactions (avec le passage de la commande et la facturation), les économies peuvent aller jusqu’à plus de 70 € par opération !

2. Déléguer la maintenance et le reporting

Avec le Punch-Out, les fournisseurs sont chargés de publier et de mettre à jour les informations contenues dans le catalogue dans le respect des conditions contractuelles. Cela permet aux équipes achats de se libérer de tâches peu valorisantes et chronophages.

Les fournisseurs peuvent aussi mettre en place un reporting précis, offrant ainsi aux entreprises une meilleure maîtrise de leurs achats, comme c’est le cas avec la méthode Savin’side®, notamment.

3. Accéder à des informations précises

Étant connecté au système d’information des fournisseurs, le Punch-Out met à disposition un très grand nombre de données détaillées (disponibilités, réductions, frais de port…). Le risque d’erreur diminue, car le processus de mise à jour ne nécessite plus d’intervention humaine.

4. Mieux gérer les dépenses

Grâce à la mise en place du Punch-Out dans les achats, les entreprises bénéficient systématiquement des tarifs préférentiels sur les produits négociés. Les achats sont simplifiés et centralisés à travers une solution unique, leur permettant ainsi d’opérer une meilleure gestion de leurs dépenses.

5. Optimiser l’expérience utilisateur

Le Punch-Out offre une excellente expérience utilisateur, car les interfaces sont basées sur les sites e-commerce : connexion automatique, moteur de recherche optimisé, suggestion dynamique de produits, listes de favoris, rappel des précédentes commandes… La navigation est fluide, intuitive, tout comme sur vos sites B2C préférés !

6. Améliorer la productivité

Une grande majorité des tâches est soit automatisée, soit réalisée par les fournisseurs. Les équipes achats en interne gagnent ainsi en productivité et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Punch-Out ou catalogue hébergé ?

Il existe plusieurs sortes de catalogues électroniques. Deux modèles aux caractéristiques bien définies prédominent dans l’univers de l’e-procurement.

Le Punch-Out dit « dynamique »

Comme expliqué précédemment, le Punch-Out est une interface entre la solution achat de l’entreprise et le site marchand du fournisseur. Comme il s’agit d’un catalogue dynamique, les informations sont mises à jour en temps réel (quantités en stock, délais de livraison, documents techniques et transactionnels, nouvelles marchandises, extensions de gamme, produits de substitution, etc.). Le fournisseur se charge de tout élément relatif à la solution (publication, mise à jour, reporting, etc.).

Le catalogue hébergé dit « statique »

Le catalogue hébergé est un document CSV[3] (ou équivalent) envoyé par le fournisseur et archivé dans le système achat de l’entreprise ou de son fournisseur de service (places de marché). Il s’agit d’un catalogue statique, l’entreprise doit donc se charger du contrôle du reporting et de la mise à jour des données.

Le Punch-Out est adapté à la gestion des achats de classe C. Le catalogue hébergé l’est davantage pour les achats stratégiques, qui se caractérisent par une offre moins large, mais plus récurrente. Ce type de support requiert une certaine stabilité quant aux produits et à leurs prix.


[1] Electronic Data Interchange, ou « Échange de données informatisé » en français

[2] Source APECA

[3] Un document CSV (Comma-Separated Values) est un fichier informatique de type tableur.

Livre blanc
Livre blanc
Digitalisez vos transactions