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Facture électronique ou dématérialisée, pourquoi passer au tout numérique ?

25 octobre 2016
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Pour répondre au besoin de réduction des coûts et d’optimisation des processus d’achat, les entreprises se tournent de plus en plus vers l’e-facturation. En 2016, 8 % des factures générées dans le monde devraient être électroniques. Un chiffre en constante progression et qui varie selon les pays. Ces informations, tirées du rapport annuel « E-Invoicing / E-Billing – Digitisation and Automation » réalisé par Basware en 2016, confirment une des tendances majeures liées à la dématérialisation comptable : l’essor de la facture électronique.

Différencier facture dématérialisée et électronique (e-invoicing)

Avant toute chose, il faut savoir qu’il s’agit de deux systèmes différents :

  • La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi
  • La facture électronique, elle, existe uniquement sous forme numérique. Deux formats sont possibles : la facture EDI (Echange de Données Informatisées) ou PDF.

Bien que sur le plan fiscal, ces deux types de facturation soient valides, cet article se concentre sur l’e-facturation, véritable enjeu des entreprises aujourd’hui. En effet la facture 100 % électronique représente un projet d’envergure pour les entreprises mais dont la rentabilité est à la fois importante et rapide.

Le coût d’une facture papier VS facture électronique

Le rapport GS1 France (lien), organisme spécialisé dans les standards d’échanges d’informations, estime le coût de traitement moyen d’une facture sortante entre 8 et 9,5 € pour le papier et autour de 5 € pour l’électronique. Soit 3 € minimum d’économie !

Détail des coûts de traitement d’une facture papier sortante

Préparation, facturation et comptabilisation = 0,3 €
Envoi = 1,2 €
Rapprochements paiements = 0,5 à 2 €
Archivage = 0,8 €
Gestion des relances = 0,8 €
Gestion des litiges = 2,4 €
Coût de trésorerie = 2 €

Quant à la facture entrante, les économies sont encore plus frappantes : le coût de traitement moyen d’une facture entrante serait de 13,8 € pour le papier et de 7,5 € pour son pendant électronique. Soit 6,3 € d’économie !

Détail des coûts de traitement d’une facture papier entrante

Traitement du courrier = 0,9 €
Saisie = 1,4 €
Validation = 5,4 €
Paiement = 2,8 €
Archivage = 1,5 €
Gestion des litiges = 1,8 €

Au vu de ces chiffres, les gains financiers paraissent évidents mais il y a également d’autres bénéfices…

Les 5 avantages clés de l’e-invoicing (ou e-facturation)

Un gisement d’économie majeur

Nous l’avons compris, la réduction des coûts est le premier argument avancé par les entreprises pour se lancer dans une telle démarche. Et c’est justifié ! Avec une diminution des coûts de traitement allant de 60 % à 80 %, la gestion électronique est une opportunité économique non négligeable.

Une optimisation des processus notamment pour :

  • réduire les délais : La traçabilité des factures en ligne étant facilitée, cela permet d’automatiser les paiements, relances ou rappels auprès des clients et fournisseurs. Les délais de paiement sont ainsi réduits et plus souvent respectés.
     
  • fiabiliser la qualité : En diminuant les saisies manuelles, les factures sont de meilleure qualité. Les informations erronées figurant sur les documents se font plus rares.
     
  • accroître la productivité des équipes :Grâce au numérique, certaines tâches des équipes comptables sont plus rapides et faciles à effectuer, leur faisant ainsi gagner en temps et en productivité. A titre d’exemple, le temps moyen de traitement d’une facture passe de 15 jours (pour du 100 % papier) à 3 jours (pour du 80 % dématérialisé). Cela leur permet alors de se concentrer sur leur cœur de métier.

Une image valorisée et modernisée

Entre réduction de l’empreinte carbone en diminuant drastiquement les impressions papier et utilisation des technologies numériques pour suivre l’innovation, l’entreprise porte des valeurs fortes.

Un cas client Manutan

Prenons l’exemple d’une entreprise industrielle de 15 000 salariés qui gère une cinquantaine de fournisseurs uniquement pour ses « achats sauvages ».

A hauteur de 3 870 commandes par an, sans aucune dématérialisation (commande, facture…), le coût total de gestion s’élève à 366 430 €.

Mais en dématérialisant 90 % de ses factures, nos experts du service à valeur ajoutée ont constaté que l’entreprise en question réalisait 18 375 € d’économie, soit 5 % du coût global ! Une belle preuve de l’intérêt financier de cette démarche.

Maintenant que les raisons pour se lancer dans la facturation électronique sont claires et que votre décision est prise, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le format (PDF ou EDI) selon les besoins de votre entreprise en termes de sécurité, investissement, etc. !

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