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La logique des achats sauvages…

achats ad hoc
28 août 2018
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Les achats « ad hoc », réalisés pour répondre à une demande non récurrente et non stratégique, coûtent cher aux entreprises. Ces commandes dites sauvages induisent des coûts de traitement qui pourraient être évités et des coûts d’achat qui pourraient être maîtrisés. Pour éviter de se retrouver dans l’urgence ou plus exactement éviter d’en payer les conséquences, des solutions existent. Mais pour mettre les achats sauvages sous contrôle, les entreprises doivent modifier leurs pratiques et imposer à tous les niveaux une autre organisation, voire mettre en place une organisation là où il n’y en n’a pas. À partir d’une enquête réalisée par Manutan Belgique auprès de ses clients, voici quelques pistes concrètes pour fonctionner autrement…       

Des achats chronophages et hors de contrôle

Le chiffre est connu : les achats sauvages représentent en moyenne 5 % du volume des achats des entreprises et 70 % des coûts de traitement. L’intérêt de l’étude menée par Manutan Belgique (1) est d’éclairer ces données financières par des données de comportement rapportées par les acteurs eux-mêmes. D’abord, les achats « ad hoc » accaparent le temps des acheteurs. 57 % d’entre eux déclarent y consacrer l’essentiel de leurs commandes, en réagissant immédiatement aux sollicitations des utilisateurs. Ensuite, les achats sauvages ne sont pas planifiés. Au mieux, et c’est quand même la majorité des situations, les acheteurs regroupent les commandes en faisant le tour des besoins. Ils sont 8 % à compter sur leurs fournisseurs pour anticiper les ruptures. Seuls 11 % des répondants déclarent disposer d’un planning annuel et s’y tenir. On n’achète dans la majorité des entreprises le sel d’épandage, les ventilateurs ou les vêtements de protection qu’au moment où on en a besoin ! Enfin, et c’est une conséquence des deux points précédents, les achats sauvages ne sont pas pilotés financièrement. Pour 18 % des entreprises, il n’y a pas de budget. La situation d’urgence dans laquelle l’acheteur est placé rend la question du prix de toute manière relativement secondaire…

Des achats qui coûtent cher à l’entreprise

Si le prix des achats sauvages est peu ou pas négocié, leur coût total d’acquisition (TCO) est surtout élevé à cause du coût du traitement. Quand on sait que la gestion d’un fournisseur ne représente jamais moins de 1 000 euros par an, on imagine aisément le coût caché d’un achat ad hoc réalisé éventuellement auprès d’une entreprise à laquelle on n’adressera peut-être aucune autre commande dans l’année ! La troisième composante du TCO est le manque à gagner lié à la faible massification. Acheter en urgence, hors saison, sur la base des spécifications des utilisateurs et parfois sans budget annuel n’est pas la meilleure manière de bénéficier d’un effet volume.

Essentiels au bon fonctionnement des entreprises mais non récurrents et non stratégiques au regard du cœur de métier des entreprises, les achats sauvages dérogent le plus souvent aux processus internes. Ainsi, le pilotage des achats ad hoc représente un autre gisement d’économies important à l’échelle de l’organisation. Pour des raisons qui sont aussi liées à la multiplicité des acteurs et la dispersion entre les sites, des questions comme le suivi qualité, l’historique des commandes, la cohérence des gammes et bien sûr la rationalité logistique ne sont pas bien traitées dans un tel contexte

Perdue, la cause des achats ad hoc ?

Non, il existe des solutions ! La centralisation des commandes auprès d’un distributeur capable de remplacer un certain nombre de fournisseurs non stratégiques est une piste éprouvée. Avec à la clé la possibilité de rationnaliser les gammes, de massifier les achats et de réguler la logistique. Surtout si ce distributeur est capable d’apporter à l’entreprise une solution digitale de Procure-to-Pay qui automatise et dématérialise le traitement des commandes. Autre piste, qui peut d’ailleurs être combinée avec la première, les distributeurs automatiques industriels installés sur les sites. Les utilisateurs conservent la main, les urgences sont prises en charge mais les achats s’inscrivent dans le processus global de mise sous contrôle.

(1) Etude menée par Manutan Belgique auprès de 359 acteurs d’achats de fournitures d’entreprise dans l’industrie, la construction, la logistique & les transports et les services

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