Lorsqu’il s’agit d’achats indirects et plus particulièrement d’achats sauvages, il est important de regarder les coûts totaux d’acquisition (TCO) relatifs à ce même achat.
Pour réaliser ces achats considérés comme anodins, les utilisateurs ont souvent tendance à sortir du processus défini par la Direction des Achats de l’entreprise, multipliant ainsi les coûts cachés. C’est ainsi que les achats sauvages regorgent d’économies potentielles.
Aux origines des achats sauvages
Les deux packs d’eau de cette infographie pourraient être n’importe quel autre achat sauvage, aussi appelé ad hoc : clé à molette, ramette de papier, gants… Le dénominateur commun de ces achats réside dans le fait qu’ils sont réalisés hors processus, souvent dans l’urgence, et que les Directions des Achats n’ont malheureusement aucun contrôle sur ces derniers.
Un scénario observé dans bon nombre d’entreprises : un utilisateur a besoin d’un produit comme des bouteilles d’eau pour un événement par exemple mais il choisit de ne pas respecter le processus mis en place par la Direction des Achats (connexion au catalogue en ligne, choix parmi les fournisseurs déjà référencés…).
Les raisons peuvent être multiples : peut-être que l’utilisateur ne connaît pas bien le processus mis en place, qu’il pense agir en faveur de son entreprise en allant les acheter moins chères au supermarché du coin ou encore qu’il préfère se rendre au magasin car il connaît bien le vendeur…
Autant de raisons qui ne sont pas nécessairement bonnes pour autant, car qui dit achats sauvages, dit coûts cachés…
Un TCO composé à 97 % de coûts cachés
La démarche hors processus des achats sauvages engendre des frais supplémentaires, auxquels l’utilisateur ne pense pas forcément et qui peuvent être évités :
- 22 € de coût de main d’œuvre
L’utilisateur passe une heure de son temps pour sélectionner le magasin où il souhaite acheter ses bouteilles d’eau, prendre sa voiture, acheter le produit, revenir à l’entreprise… 22 € correspond à son taux horaire moyen, charges comprises.
- 2,5 € de coût de transport
L’utilisateur a pris sa voiture pour effectuer cet achat et souhaite se faire rembourser ses frais kilométriques. 2,5 € revient à un trajet de 5 kilomètres, avec une indemnité kilométrique de 0,5 €/kilomètre.
- 53 € de coût de gestion des frais
L’utilisateur souhaite également se faire rembourser les frais avancés et envoie une note de frais au service comptabilité. Le coût de traitement moyen d’une note de frais s’élève à 53 €*. Dans ce calcul, on ne prend pas en compte la possibilité d’erreur qui s’élève en moyenne à 19 % et se chiffre à 48 € supplémentaires.
In fine, l’addition est salée ! Les packs d’eau achetés hors processus, comme de typiques achats sauvages, accumulent les frais supplémentaires et leur coût total d’acquisition s’élève à 79,66 €, dont plus de 97 % de coûts cachés.
Tandis que les packs d’eau chez le fournisseur référencé bénéficient d’un processus transactionnel digitalisé pour finalement revenir à seulement 27,15 €.
Au vu de ces chiffres, il serait temps de mettre ces achats sauvages sous contrôle n’est-ce-pas ?
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* GBTA Foundation et HRS
