Le sourcing fournisseur représente une composante clé dans le processus d’achat. Cette étape est déterminante pour garantir la compétitivité, la performance et donc la pérennité de toute entreprise. Le sourcing fournisseur, par définition, consiste à identifier, évaluer puis signer des contrats avec de nouveaux fournisseurs. Cette phase est essentielle, d’autant plus au vu de l’instabilité, de la complexité et de la volatilité du contexte économique dans lequel évoluent les entreprises. Pour garantir le succès de cette démarche, les directions des achats suivent 5 étapes clés, en s’appuyant généralement sur des outils de sourcing fournisseur.
Étape n° 1 : la qualification du besoin
Tout processus de sourcing fournisseur démarre à partir de besoins, qui peuvent être exprimés par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. C’est pourquoi la fonction achats doit instaurer une solide communication et renforcer son positionnement de business partner auprès des clients internes.
Une fois le besoin identifié, il revient à la direction des achats d’accompagner le client interne pour qu’il puisse le préciser. Le savoir-faire de l’acheteur lui permet d’en saisir les enjeux et de challenger ce besoin. À l’heure de la transition écologique, pourquoi ne pas opter pour la location d’un produit, plutôt que son achat ? A-t-il réellement besoin d’un produit haut de gamme pour un besoin ponctuel qui ne présente pas d’enjeux particuliers ? Voici quelques exemples de questions à se poser.
Cette première étape est donc dédiée à la réflexion et à la qualification du besoin au sein de l’entreprise. Cela passe généralement par la rédaction d’un cahier des charges comprenant :
- La présentation globale du besoin (identification et quantification du besoin) ;
- Les spécifications techniques et/ou fonctionnelles (contraintes techniques, normes…) ;
- Les critères d’appréciation (prix, qualité, service après-vente, délais, RSE, localisation géographique…).
Étape n° 2 : l’analyse du marché fournisseurs
Cette deuxième étape du sourcing fournisseur se focalise sur la recherche de fournisseurs susceptibles de répondre au besoin identifié. Le service achat peut considérer le portefeuille fournisseurs existant, mais aussi explorer le marché pour trouver d’autres fournisseurs. Les sources d’informations peuvent être multiples : recommandations de partenaires commerciaux, réseaux sociaux professionnels, salons et événements professionnels, annuaires spécialisés, etc.
L’objectif est d’identifier des fournisseurs potentiels qui pourraient répondre à ce besoin, tout en assurant une qualité de service sur le long terme. Dès lors que ce panel est constitué, la direction des achats les contacte et leur demande des informations complémentaires. C’est ce qu’on appelle communément une Request For Information (RFI).
Dans ce document seront notamment demandées aux fournisseurs des informations sur l’offre proposée, la solvabilité de la structure, la proximité géographique, les moyens de production, la démarche qualité, les références clients, etc. L’idée est de mieux connaître leurs ressources ainsi que leur offre de produits et de services. Parce que cela prend du temps pour le fournisseur, il est important de bien structurer et marketer sa demande à leur égard. Cela implique de leur offrir autant de visibilité que possible sur les volumes, les éléments contractuels et les exigences clés.
Étape n° 3 : l’évaluation des fournisseurs
À partir de l’ensemble des données recueillies, la direction des achats obtient une cartographie claire de chaque fournisseur. Elle peut alors s’assurer de la capacité de chaque acteur à l’accompagner dans son besoin, tout en limitant les risques fournisseurs (rupture de la chaîne d’approvisionnement, image, etc.).
Cette troisième étape du sourcing fournisseur est donc entièrement dédiée à l’analyse, en s’appuyant sur une grille d’évaluation. Les échanges et la collaboration avec toutes les parties prenantes (fournisseurs, équipes métiers…) sont clés. Les acheteurs peuvent même décider d’aller à la rencontre des fournisseurs, notamment à travers des visites sur site.
Pour réaliser cette étude multicritère, il convient d’évaluer à la fois :
- Le fournisseur (santé financière et solvabilité, ressources, capacité de production, agréments et certifications, appartenance à une fédération professionnelle…)
- Le produit ou le service (qualité, prix, délais, impact environnemental, etc.)
Étape n° 4 : la contractualisation
Dès lors que la direction des achats a établi sa « shortlist » vient le moment des négociations. Cette quatrième étape du sourcing fournisseur consiste à échanger avec chaque fournisseur en vue d’obtenir les meilleures conditions contractuelles (meilleurs produits, services, prix…). Les acheteurs doivent soigneusement préparer cette étape de négociation en amont pour anticiper les points stratégiques et affûter leurs arguments. Ces discussions vont bien au-delà des coûts ou des délais de livraison : le but est de nouer une relation « gagnant-gagnant » sur le long terme.
Au terme des négociations, la direction des achats finalise le contrat avec le fournisseur sélectionné. Le contrat précise notamment les conditions d’évaluation du respect des engagements, mais aussi les conditions de son éventuelle rupture en cas de manquement. La collaboration commerciale commence avec la signature du contrat d’approvisionnement et la mise en place d’un plan de déploiement au sein de l’entreprise.
Étape n° 5 : la gestion de la relation fournisseur
Cette cinquième et dernière étape du sourcing fournisseur consiste à veiller à la performance du fournisseur, tout au long de la collaboration. Pour cela, il faut suivre les indicateurs clés de performance (KPIs) préalablement identifiés : chiffre d’affaires, taux de digitalisation des transactions, délai moyen d’exécution, etc.
Pour s’ancrer dans une véritable démarche d’amélioration continue, il est également important d’instaurer une communication ouverte avec le fournisseur, rythmée par des temps d’échange réguliers. Cela permet de traiter les éventuels points de friction au fil de l’eau. Pour aller encore plus loin, il est possible de travailler conjointement avec les fournisseurs sur des sujets stratégiques précis (Responsabilité Sociétale des Entreprises, innovation…).
À travers cette méthode de sourcing fournisseur, la direction des achats établi les conditions idéales pour une relation fournisseur créatrice de valeur. Cela permet de construire un panel de fournisseurs performant qui répond à ses besoins et s’inscrit dans une perspective de partenariats durables, tout en étant en accord avec la politique et la stratégie d’achat de l’entreprise. Le résultat est même d’autant plus efficace avec des outils d’e-sourcing fournisseur. En somme, cela constitue un véritable avantage concurrentiel pour l’entreprise.
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