Les 6 KPI incontournables pour des achats efficaces

KPI achats
Mis à jour le 28 février 2023
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Comme leur nom le suggère, les KPI (Key Performance Indicator) sont bien plus que de simples indicateurs. Pris dans leur ensemble, ils constituent des indicateurs-clés permettant de mettre en place et de piloter le tableau de bord stratégique des achats d’une entreprise.

Comment reconnaître un KPI efficace parmi les différents indicateurs de suivi des achats ? En voici une liste dressée par Determine[1] qui, au passage, laisse de côté deux indicateurs abusivement valorisés : les économies et le nombre de fournisseurs sous contrat.

Pour simplifier la gestion de la fonction achat, les KPIs de suivi des achats peuvent être classés en 3 grandes catégories :

  • La productivité de l’équipe achats.
  • L’effectivité de la mise en œuvre des contrats fournisseurs.
  • L’appropriation par les métiers de la politique achat.

Les KPIs permettant de tracer la productivité de l’équipe achats

La productivité de la fonction achats se mesure par sa contribution à l’ensemble des achats effectués par l’entreprise ainsi que par les économies réalisées par celle-ci au regard des dépenses engendrées par cette fonction achats.

Le ROI de la fonction achats

Le volume d’économies généré par l’équipe achats n’est pertinent que lorsqu’il est rapporté au volume des efforts de l’entreprise consacrés à la fonction achats. Le retour sur investissement de la fonction achats constitue donc le premier KPI à prendre en compte au moment de mesurer l’efficacité des achats (économies réalisées sur les achats/dépenses de la fonction achats).

Combien représente la réduction des coûts (on peut y ajouter les dépenses évitées) induite par le travail des achats par rapport au coût total de fonctionnement de la fonction achats ? C’est ce que l’on entend par ROI.

La contribution de la fonction achats à l’ensemble des achats

Chaque organisation a ses pratiques achats et toutes les dépenses ne passent pas forcément par la fonction achats. Le deuxième KPI vient mesurer précisément la part des achats de l’entreprise réellement sous le contrôle du service achats.

Il est fréquent en particulier qu’une partie des achats indirects s’effectue hors processus, avec la difficulté de rationalisation que cela implique. On comprendra aisément que la productivité de la fonction achats soit mesurée à travers sa contribution réelle.

Les KPI permettant d’évaluer la mise en œuvre effective des contrats

La mise en œuvre effective des contrats est également mesurée par l’évaluation des propriétés des produits, de leur prix, de leur qualité ou encore du respect de leurs délais de livraison.

La corrélation coût/valeur

Ce troisième KPI est préféré au calcul du pourcentage de fournisseurs sous contrat, dans la mesure où cet indicateur ne dit rien de la réalité de l’application des accords.

La corrélation coût/valeur (ou LPP, c’est-à-dire Linear Performance Pricing) vient au contraire comptabiliser :

  • Le respect réel des contrats à travers le calcul du nombre de lignes achats facturées en dehors des prix de référence. 
  • Le pourcentage des dépenses totales que ces dépassements représentent.

Le délai moyen d’exécution

Le prix pratiqué n’est pas le seul indicateur de la satisfaction client. Et souvent, un retard ou un défaut de qualité produit peuvent induire un préjudice autrement plus important pour l’activité ou la réputation de l’entreprise.

Le respect des délais de livraison contractuels et, plus globalement, le niveau de service sont donc considérés comme un KPI important permettant d’évaluer la pertinence de la stratégie d’achats.

Les KPI permettant de vérifier l’adhésion des métiers

L’adhésion des métiers au processus d’achat est mesurée par la proportion des commandes passées hors contrat ainsi que par la durée effective du processus de commande.

Le taux d’achats effectués hors contrat

Si la grande majorité des dépenses de l'entreprise est théoriquement encadrée par des contrats d’approvisionnement, qu’en est-il de la connaissance et du respect de ces contrats par les différents métiers au sein de l’entreprise ?

Le cinquième KPI de la performance achat vient donc piloter le respect des procédures par les commanditaires. Il suit concrètement deux valeurs dans le temps :

  • La part des dépenses engagées hors contrat alors qu’il existe un contrat.
  • L’écart de prix, c’est-à-dire le coût, induit par ces comportements alternatifs.

La durée du processus de commande

Le dernier des 6 KPI s’attache à donner des pistes d’amélioration au processus de commande en lui-même.

Un protocole est défini et détermine étape par étape la marche à suivre au profit de l’économie des ressources mises en œuvre. Mais pour être efficace dans la réalité, ce processus doit être partagé et appliqué à l’ensemble des strates de l’entreprise.

En particulier, l’accélération du processus de commande dépend de :

  • La qualité de la rédaction des demandes d’achat.
  • La rapidité de la validation des demandes.
  • La fluidité de la production et de la transmission des bons de commande.

À noter que la digitalisation est un levier facilitant l’optimisation de cet indicateur. Elle permet d’harmoniser les pratiques pour éviter le blocage de la commande et de tracer les flux de validation.

En conclusion, l’amélioration continue des achats repose sur la mesure objective de KPI intervenant à différentes étapes du processus d’achat. Mais ce qu’il faut retenir et travailler, c’est la nécessaire mobilisation collective de l’entreprise autour de ces indicateurs. Le rôle des achats est donc également un rôle pédagogique. Se cantonner à la technique achats masque une partie, qui peut être très importante selon les organisations, du potentiel d’amélioration.

La fragmentation de la conduite des achats est clairement un obstacle à l’amélioration pilotée de leur performance, voire à l’identification des dysfonctionnements préjudiciables. Lisez sur ce thème l’article de Pierre-Olivier Brial, Directeur Général Délégué de Manutan France : Processus achat : en quoi les organisations en silo freinent l’efficacité ?


[1] Article paru en octobre 2020

 

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