Véritable levier d’optimisation pour les entreprises, le spend management, ou la maîtrise des dépenses, est très souvent l’une des priorités pour les services achats. En partant d’une analyse complète de l’existant (collecte, compilation, évaluation et maintenance des données), un plan d’amélioration peut être déployé afin de réduire les coûts, améliorer l’efficacité ou encore mettre sous contrôle les flux entrants.
Pour être optimale, la gestion des dépenses doit être assurée tout au long du cycle d’approvisionnement, du traitement de la demande, à la réception, en passant par la gestion du contrat fournisseur.
Les sept étapes décrites ci-dessous vous permettent d’optimiser votre processus de spend management et ainsi de gagner en compétitivité :
1. Identifier les sources de dépenses
Les sources de dépenses étant très hétérogènes et disséminées dans l’entreprise, les rassembler et les identifier s’avère une tâche fastidieuse. C’est pourquoi il est conseillé de mettre en place un outil automatisé permettant de les recenser à la source. D’une part cela permet de prendre toutes les dépenses en compte mais également de supprimer le risque de duplication.
2. Compiler les données
Une fois les données identifiées, il faut les centraliser dans un outil unique (c’est généralement le service comptable qui assure ce rôle). Certaines données pouvant être « sensibles », il est important d’assurer un niveau de confidentialité dans le traitement et le classement.
3. S’assurer de la véracité des données
Les données étant collectées dans un objectif de plan d’optimisation, elles doivent être fidèles à la réalité. Il faut donc passer par une étape de vérification puis un éventuel nettoyage de ces dernières afin d’avoir une base de travail saine.
4. Définir des catégories de dépenses
La catégorisation et le classement des dépenses s’avèrent nécessaire à ce stade afin de pouvoir dégager une analyse globale des besoins de l’entreprise. Il est important de garder à l’esprit que les catégories définies doivent couvrir toutes les dépenses.
5. Analyser les dépenses
L’analyse des données précédemment collectées, compilées, nettoyées et classées, doit ensuite permettre d’identifier les dépenses récurrentes mais également les anomalies, d’identifier précisément la part représentée par chacune des catégories, etc. Cette tâche peut facilement être assurée par un outil d’Intelligence Artificielle (IA).
6. Mettre en place une stratégie d’optimisation
La stratégie d’optimisation de gestion des dépenses peut ensuite être définie et déployée – éventuellement par étapes. Cette dernière est souvent accompagnée de nombreux changements pour les parties prenantes. Il est donc important d’être sensible aux perceptions et aux retours des collaborateurs - pour qui ce changement peut être mal vécu - afin de s’assurer de l’adhésion de tous au projet.
7. Prévoir les dépenses imprévues
La collecte de données, qui doit bien évidemment perdurer dans le temps, va permettre également d’identifier les éventuels « pics » de dépenses sur l’année. Une meilleure anticipation de ces périodes permettra, in fine, de piloter au mieux le budget achat sur l’année.
Si le spend management a son importance quel que soit le niveau de maturité d’une organisation, son intérêt, notamment porté par les services achats et la direction, va croissant avec l’augmentation des dépenses.
Et c’est généralement lorsque le suivi n’est pas assuré de façon précise que ces dépenses s’envolent et que la mise sous contrôle devient indispensable. Il est ainsi préférable, pour la stabilité et la pérennité d’une entreprise, d’opter pour une approche de maîtrise des dépenses au quotidien, sans attendre que la situation devienne critique.
