Fonction achats : 5 clichés sur sa transformation digitale

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3 décembre 2019
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La transformation digitale de la fonction achats est encore trop souvent perçue comme un projet circonscrit au périmètre achats. En effet, une série de clichés tenaces empêchent parfois les décideurs de percevoir le caractère stratégique pour l’entreprise de la transformation digitale de la fonction achats.

Le travail de pédagogie autour de la fonction achats doit donc se  poursuivre. Après avoir dissipé 6 idées fausses sur la mission et le fonctionnement de la fonction achats, nous abordons dans cette article 5 clichés autour de la transformation digitale de la fonction.     

L’entreprise gagnera à éliminer les 5 clichés les plus courants sur la transformation digitale de la fonction achats :

La transformation digitale de la fonction achats profite à toutes les entreprises

S’il n’est pas douteux que la digitalisation de la fonction achats peut constituer une source importante d’amélioration de la compétitivité d’une entreprise confrontée à des vents contraires, il est évident que le potentiel de gain induit par la transformation s’applique, en réalité, quelle que soit la conjoncture.

Il est même probable qu’entreprendre une transformation digitale de la fonction achats dans un contexte serein favorise la réussite du projet. En effet, les équipes sont plus disponibles et le calendrier est moins tendu.

La question importante, pour bénéficier à plein des fruits de la transformation digitale de la fonction achats, est celle sur la qualité de la conduite du projet. Il faut savoir :

  • Quels sont les objectifs ?
  • Quelle est la gouvernance ?
  • Quels sont les outils ? 

La pertinence des réponses à ces trois questions conditionne la bonne fin et surtout l’impact réel de la transformation de la fonction achats. Pour n’importe quelle entreprise !

La transformation digitale de la fonction achats capitalise les points forts de l’entreprise

Chaque entreprise exerce son activité d’une façon qui lui est propre. Son histoire, les compétences accumulées par ses équipes et sa localisation, par exemple, ont forgé un savoir-faire singulier qui rend ses produits ou ses services uniques.

Bien loin de consister en un changement de façade, une transformation digitale de la fonction achats s’enracine dans cette singularité. Permettant de recueillir et de partager un volume de données sans commune mesure avec la capacité des organisations les moins avancées, la digitalisation et ce qu’on appelle le big data renforcent les points forts de l’entreprise à 3 niveaux :

  • La transmission de la connaissance, précieuse en cette période de départs massifs en retraite.
  • L’alignement des pratiques, avec l’idée que les meilleures pratiques s’imposent plus facilement et plus ergonomiquement à tous.
  • La rapidité de la transmission des informations, à travers la mobilité des outils et la capacité, par exemple, à gérer des workflows de validation.

La transformation digitale de la fonction achats optimise les ressources

En quoi consiste réellement la transformation de la fonction achats ? Le cliché courant répond automatisation donc licenciements.

S’il est exact que la transformation digitale fait reposer une partie de son efficacité sur l’automatisation, cette automatisation porte sur les tâches chronophages, répétitives et d’une façon générale sans grande valeur ajoutée.

C’est ainsi, par exemple, que l’automatisation de la vérification des factures et le fait d’éviter toute ressaisie libèrent du temps aux équipes achats. Mais ce qui compte, c’est que le temps et l’énergie rendus ainsi disponibles sont utilement investis dans la relation :

  • Relation avec les fournisseurs et les partenaires.
  • Relation avec les autres fonctions de l’entreprise.
  • Relation avec les décideurs stratégiques. 

La digitalisation de la fonction achats transforme le contenu des emplois beaucoup plus qu’elle ne les supprime.

La transformation digitale de la fonction achats favorise la collaboration et la solidarité

La transformation de la fonction achats pour qu’elle devienne un meilleur partenaire du business repose sur une conception ouverte des relations à l’intérieur de l’entreprise. C’est ainsi que l’impulsion donnée par la fonction achats fait progresser l’intelligence collective et la cohésion à l’échelle de l’ensemble de l’organisation. 

C’est grâce à des échanges approfondis, réguliers et équilibrés avec par exemple la production, la R&D, le développement et le marketing, en plus de la qualité et de la finance, que la fonction achats donne le meilleur d’elle-même.

La transformation digitale de la fonction achats fait gagner de l’argent à l’entreprise

La transformation de la fonction achats induit un potentiel de baisse des prix via une gestion plus fine des données, telles que les variables saisonnières, les variables logistiques ou les variables quantitatives 

Mais le véritable gain est ailleurs. Il réside dans une meilleure compréhension des besoins des métiers selon trois critères :

  • La recherche d’innovations utiles.
  • La maîtrise des risques fournisseurs, dont le risque éthique.
  • La durabilité de la relation fournisseurs et le renforcement de la coopération au sein d’un écosystème solidaire.

Il convient d’ajouter que la transformation digitale de la fonction achats apporte à la fonction une capacité d’analyse des données et de simulation qui documente mieux les prises de décision stratégiques de l’entreprise. Cette contribution enrichie de la fonction achats à la réflexion stratégique de l’entreprise est aussi le fruit de sa transformation digitale.

En conclusion, la transformation digitale des achats n’est ni une manœuvre désespérée pour se tirer d’un mauvais pas, ni une fantaisie du Directeur des achats, ni un coût pour l’entreprise. La digitalisation de la fonction achats est un investissement qui renforce l’entreprise dans ses points forts et profite à toutes les fonctions de l’entreprise. Elle donne par ailleurs aux équipes achats l’opportunité d’enrichir le contenu de leurs tâches et induit une meilleure cohésion au sein de l’organisation.

Si votre perception initiale de la transformation digitale de la fonction achats a évolué grâce à la lecture de cet article, peut-être êtes-vous désormais enclin à promouvoir un tel projet au sein de votre propre organisation.

Avant de lancer votre transformation digitale achats, lisez l’article de Xavier Laurent, Directeur des Services à Valeur Ajoutée de Manutan : la feuille de route du P2P