Peu d’entreprises ont mis en la place un système de factures électroniques, au grand regret des services Finance. Passer à la digitalisation promet pourtant de multiples bénéfices comme le gain de productivité, les économies financières ou l’épanouissement au travail. À travers une enquête menée auprès de 300 professionnels britanniques de la finance et de l’informatique, Wax Digital fait le point sur la facture électronique. En voici un résumé…
Factures électroniques ou factures manuelles : état des lieux
À ce jour, la facturation est encore majoritairement manuelle, peu d’entreprises sont passées aux factures électroniques. Certains l’appellent le « Talon d’Achille » de la Finance qui essaie avec peine de suivre la transformation digitale des entreprises.
En termes de maturité digitale, deux chiffres sont particulièrement révélateurs :
- La plupart des processus des services financiers (dont la gestion et le traitement des factures) est encore réalisée de façon manuelle à hauteur de 30 %
- Plus des deux tiers des factures fournisseurs sont reçues à travers des canaux « manuels » tels que la remise en main propre (15 %), le fax (10 %), le courrier (20 %) et les pièces jointes d’email
Les impacts qui découlent de la non-digitalisation des factures ne sont pas à négliger :
- 43 % estiment que cela peut affecter l’efficacité de l’entreprise toute entière
- 37 % craignent que les fournisseurs ne souhaitent plus collaborer avec eux
- 19 % pensent à la perception négative du service financier par les autres départements de l’entreprise.
La Finance est au cœur d’un défi majeur : elle fait partie des services qui peinent le plus à embrasser cette transformation digitale mais c’est aussi celle qui en a le plus besoin.
Dans cette démarche, un objectif principal émerge : accélérer et améliorer les processus manuels selon 85 % des répondants à l’enquête.
Digitaliser la facturation : 5 bonnes raisons
Les services financiers ont parfaitement conscience des bénéfices escomptés grâce à la digitalisation de la facturation. Les répondants à l’enquête citent notamment :
- Améliorer l’épanouissement au travail (97 %) : pour 60 % d’entre eux, la facturation représente la tâche qu’ils détestent le plus dans leur travail
- Améliorer la productivité (65 %)
- Réduire la consommation de papier du service (65 %) : la Finance est le service ayant la plus importante consommation de papier de toute l’entreprise
- Identifier des axes d’économies (50 %)
- Réduire les erreurs : 12,5 % des factures comportent des erreurs humaines émanant du service financier de l’entreprise et 14 % des erreurs manuelles venant du fournisseur
À terme, passer à la facture électronique signifie surtout améliorer le quotidien des équipes et leur dégager du temps pour réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’amélioration générale des processus, la recherche de solutions et d’opportunités de réduction des coûts…
Par ailleurs, la digitalisation des factures permet également de réaliser des économies substantielles : Wax Digital chiffre jusqu'à 12 euros le montant qui pourrait être économisé pour chaque facture digitalisée !
C’est pourquoi, en tant que membre de la fonction achats, la digitalisation des transactions avec notamment la facture électronique est un élément capital dans vos critères de choix des fournisseurs !
