Les achats de classe C représentent, par essence, une grande quantité d’achats disparates. Dans n’importe quel secteur d’activité, cela se traduit par une certaine complexité de gestion. Cela soulève des enjeux de taille, notamment en matière d’efficience opérationnelle et de compétitivité. C’est dans ce contexte que l’Intelligence Artificielle (IA) - et tout particulièrement l’IA générative - peut faire une réelle différence, en boostant la productivité des équipes achats.
Les achats de classe C : définition et enjeux
Selon la loi de Pareto, aussi appelée loi des 80-20, les achats de classe C représentent une part infime des budgets achats (5 %), mais concentrent la majorité des segments d’achats (50 %). Il s’agit généralement d’achats peu récurrents, qui concernent des références extrêmement variées. Ces achats, aussi disparates soient-ils, s’avèrent essentiels au bon fonctionnement de toute entreprise, ainsi qu’à sa compétitivité. Dès lors que les directions achats ont mis sous contrôle leurs achats stratégiques, il leur faut donc s’intéresser de plus près aux achats de classe C. Ces derniers ont trop longtemps souffert d’une gestion peu structurée, ce qui se caractérise à travers deux principaux phénomènes.
Des processus achats défaillants
Les achats de classe C, de par le volume, mais aussi la variété des produits qu’ils représentent, renferment une charge administrative non négligeable. Pourtant, les directions achats peinent à assurer la gestion, ainsi qu’à optimiser ces achats, par manque de ressources. De fait, les processus d’achat et/ou d’approvisionnement peuvent parfois s’avérer complexes, chronophages, voire défaillants.
Des flux multiples
Ces achats représentent une quantité phénoménale de familles d’achats et de références. Sans aucun travail de rationalisation, ces flux sont démultipliés. Les entreprises se retrouvent avec un portefeuille fournisseurs extrêmement large ainsi qu’une multitude de transactions, de livraisons et de stocks à gérer. Sans parler du volume de données que cela génère, sans être toujours correctement exploité.
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75 % du nombre de fournisseurs ;
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70 % du nombre de livraisons ;
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60 % du volume de commandes.
L’Intelligence Artificielle, au service des achats de classe C
Dans l’univers des achats, l’Intelligence Artificielle (IA) s’est imposée comme un outil de choix, et tout particulièrement l’IA générative. Ce type d’IA se concentre sur la création de données de façon indépendante et qui peut interagir avec les utilisateurs. C’est ce qui permet d’aider les équipes achats quant à la gestion opérationnelle des achats, l’identification de leviers d’optimisation et la prise de décisions stratégiques.
Alex Saric, Chief Marketing Officer chez Ivalua, explique : « L’IA peut être le catalyseur de la transformation des achats, avec des cas d’utilisation clairs pour le traitement des données, l’automatisation, la création d’informations exploitables et l’orientation des stratégies pour renforcer les opérations des achats et de la chaîne d’approvisionnement. »
C’est d’autant plus vrai dans le contexte des achats de classe C, qui représentent une importante charge de travail, génèrent d’importantes quantités de données et impliquent un large éventail de parties prenantes, qu’il s’agisse de fournisseurs comme d’utilisateurs. C’est précisément sur ces achats qu’il faut focaliser l’automatisation des tâches quotidiennes les plus chronophages comme la recherche de produits, la production et l’analyse de documents, ou encore l’identification d’économies potentielles.
(Encadré) D’après la dernière étude menée par Sapio Research pour le compte d’Ivalua, 63 % des décideurs auraient déjà mis en place des technologies d’IA ou d’apprentissage automatique, ou prévoient de le faire.
Achats de classe C : 3 principaux cas d’usage de l’IA
Aujourd’hui, les applications de l’IA dans les achats sont multiples et variées. Intégrés au cœur des processus Source-to-Pay, certains outils prennent même la forme d’assistants virtuels, qui allient l’IA générative et les LLM (Large Language Models) comme ChatGPT, Google Gemini ou encore Copilot, afin de proposer une interface conviviale entre les utilisateurs et les systèmes complexes de gestion et d’analyse de données. Tout cela dans le but d’aider les acheteurs dans leurs opérations quotidiennes, et ainsi décupler leur productivité.
La recherche produits
Les acheteurs, mais aussi les prescripteurs et les clients internes, peuvent utiliser l’IA pour bénéficier de la recherche avancée de produits et/ou de services dans leur e-catalogue. Il leur suffit alors de taper un mot clé (même erroné) ou de décrire la fonctionnalité recherchée pour obtenir des résultats pertinents. Cela peut même aller jusqu’à prendre en compte leurs habitudes d’achats ou d’autres paramètres propres à chaque individu. Enfin, l’IA peut aussi se présenter sous forme d’agent conversationnel, ou tchatbot, qui accompagne tous ces interlocuteurs sur la recherche et les renseignements produits.
La production et l’analyse de documents
Les directions achats peuvent être assistées par des outils d’IA dans la production de contenus, à savoir la conception des appels d’offres ou encore la rédaction et l’envoi de communications à l’attention de leurs fournisseurs. L’IA peut également les aider à analyser ces documents, à les synthétiser ou encore à identifier des informations pertinentes (obligations des deux parties, risques…). Avec des agents conversationnels, les acheteurs peuvent même poser des questions précises sur des documents et recevoir instantanément la réponse. C’est un soutien précieux pour repérer des problèmes de conformité ou préparer sa négociation fournisseurs.
L’identification d’économies potentielles
Grâce à l’IA, les directions achats peuvent extraire des informations en temps réel et granulaires à partir de leurs données de dépenses, dans une optique de réduction des coûts. Cela inclut d’agréger, de nettoyer, de classifier et de rapporter automatiquement les données dans l’ensemble de l’entreprise. Les acheteurs peuvent ainsi accéder à des rapports de consommation, identifier les hausses tarifaires… Tout ceci dans le but de prendre des décisions éclairées et de réaliser des économies.
Face aux grands enjeux que représentent les achats de classe C au sein des entreprises, l’Intelligence Artificielle (IA) se révèle être un atout majeur au service de l’optimisation des processus, de l’efficience opérationnelle et surtout de la performance globale des équipes achats.
Finalement, intégrer l’IA au cœur de la fonction achats permet assurément d’améliorer l’efficacité globale et de réduire les coûts tout au long des processus d’achats : de l’analyse des catégories jusqu’à la gestion des fournisseurs, en passant par la gestion des risques. Outre ce formidable gain de temps, cela leur permet de renforcer leurs relations avec les clients internes et les fournisseurs, d’orienter leurs stratégies d’achat avec justesse et, ainsi, de créer une forte valeur ajoutée.
