AP Automation : vers une optimisation plus stratégique des processus achats et financiers

Dans un environnement aussi incertain et volatil que le nôtre, la digitalisation des processus achats et financiers est devenue une étape essentielle pour les entreprises. C’est tout particulièrement le cas des processus de comptabilité fournisseurs, qui jouent un rôle clé dans la gestion des flux de trésorerie. C’est pourquoi de nombreuses organisations mettent en place des systèmes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, aussi appelé AP automation. Et pour cause, ces outils s’avèrent être de formidables leviers pour réduire les erreurs, améliorer la traçabilité et réaliser des économies.

Qu’est-ce que l’AP automation ?

L’AP automation (Accounts Payable Automation) consiste à digitaliser et automatiser le traitement des factures fournisseurs, de bout en bout. Cela va de la capture des données des factures jusqu’au paiement des fournisseurs. L’entreprise s’équipe alors de technologies digitales et de solutions d’automatisation pour remplacer les systèmes manuels. Il s’agit principalement d’outils comme la reconnaissance optique de caractères (OCR[1]), l’échange de données informatisé (EDI) et l’apprentissage automatique.

Cette démarche permet aux entreprises d’optimiser l’ensemble des processus relatifs à la réception, au traitement et au paiement des factures envoyées par ses fournisseurs. Voilà qui ouvre la voie à une gestion fluide, efficace et maîtrisée de ses factures et paiements. À l’issue de cela, les entreprises améliorent l’efficacité et la conformité globales, tout en optimisant le fonds de roulement.

AP automation : comment ça fonctionne ?

L’AP automation couvre trois grandes étapes : de la réception jusqu’à la mise en paiement et l’archivage des factures.

La réception des factures

Tout d’abord, l’entreprise reçoit les factures, par voie électronique (EDI, PDF, portail fournisseur…) ou papier. Lorsqu’elles sont sous format papier, il faut les convertir au format électronique. Elles sont alors numérisées et traitées, généralement à l’aide de l’OCR pour extraire et stocker les données.

Le rapprochement et le workflow des factures

Dès lors que les données sont capturées, les factures sont rapprochées des bons de commande et des bordereaux de livraison. Elles sont alors acheminées vers la ou les personne(s) désignée(s) pour vérification et validation. Puis, elles poursuivent leur chemin vers le système ERP (Entreprise Resource Planning) ou le système comptable de l’entreprise pour paiement.

L’archivage des factures

Enfin, l’ensemble des factures est archivé en toute sécurité et conformité. L’archivage électronique permet de rechercher et de retrouver aisément chaque facture. De plus, les pistes d’audit permettent de suivre toutes les actions entreprises sur les factures, en vue d’un contrôle financier.

Quels sont les avantages de l’AP automation ?

L’AP automation présente de nombreux avantages, allant de l’accélération des processus jusqu’à la prise de décision éclairée.

Gain de temps

L’AP automation permet de traiter les factures de façon rapide et efficace. Cela supprime différentes tâches manuelles comme la saisie et l’envoi des factures, ce qui fluidifie considérablement l’ensemble du processus. D’après Generix Group, les entreprises peuvent accélérer le traitement de leurs factures de l’ordre de 80 % grâce aux technologies d’automatisation des comptes fournisseurs[2]. Cela favorise le respect des délais de paiement, ce qui participe à renforcer les relations fournisseurs.

Réduction des coûts

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs contribue également à réduire les coûts de traitement des factures. Cela concerne les coûts de main-d’œuvre, mais aussi de stockage, de l’affranchissement ou encore de production des factures. D’après Generix Group, les entreprises peuvent réaliser jusqu’à 10 € d’économies par document1.

Meilleure qualité et conformité

L’AP automation permet de supprimer les éventuelles erreurs humaines. Il n’y a pas d’écart de saisie, de paiement en double, de fraude potentielle… Cela garantit la précision, mais aussi la conformité avec les politiques internes et les réglementations. En effet, les règles de conformité sont également intégrées au système. Le processus est entièrement transparent, ce qui permet de suivre et de prévenir tout risque associé.

Visibilité et contrôle accrus

Enfin, cette technologie octroie aux entreprises une visibilité en temps réel sur leurs processus de comptabilité fournisseurs ainsi que leurs dépenses. Cela permet aux équipes de mieux contrôler les flux de trésorerie, de suivre les échéances de paiement plus facilement et in fine de prendre des décisions éclairées. Oliver Piccard, Vice-président des Opérations financières mondiales chez Ritchie Brothers[3], abonde en ce sens : « Nous n’en sommes qu’au début, mais nous avons rapidement réussi à atteindre un taux de 65 % de rapprochement automatique en Amérique du Nord. Nous avons réduit de manière considérable les temps de traitement des factures et avons pu améliorer nos contrôles internes sur une grande partie de nos dépenses. [CB1] »

L’avenir de l’AP automation

Aujourd’hui, l’AP automation a de belles perspectives devant elle. Cette solution d’automatisation est synonyme de gestion efficace du flux de trésorerie et des délais de paiement. Deux points essentiels pour maintenir la liquidité, la rentabilité et la compétitivité des entreprises. D’autant que cela s’inscrit dans un contexte d’adoption généralisée de la facturation électronique.

De même, le développement rapide de l’intelligence artificielle (IA) et du Machine Learning (ML) promet de nouvelles avancées. Cette nouvelle ère amorce une transformation profonde, qui va de l’automatisation des comptes fournisseurs (AP automation) telle que nous la connaissons aujourd’hui à l’émergence de systèmes autonomes.

C’est ce que souligne Kevin Permenter, Directeur de Recherche chez IDC[4] : « Là où l’automatisation impose qu’un ensemble d’actions prédéfinies se déclenche en réponse à un événement donné, l’autonomie, grâce à l’IA et au machine learning, veille à ce que ce soient les bonnes actions qui s’exécutent, même lorsque les paramètres évoluent. Une nuance subtile, mais essentielle. Prenons l’exemple d’un système autonome : il permet aux validations d’être dirigées vers la bonne personne, même si l’organisation change – en cas d’absence, de mobilité interne ou d’évolution des équipes projet –, et ce, sans intervention humaine. En résumé, l’autonomie garantit que les décisions appropriées sont prises, même dans un contexte incertain et fluctuant. [CB2] »

Enfin, bien d’autres tendances se dessinent dans l’univers de l’AP automation, comme l’adoption de solutions basées sur le cloud pour davantage de flexibilité et d’accessibilité. Ou encore l’essor des partenariats et technologies qui permettent des paiements toujours plus rapides (SWIFT GPI, paiement instantané SEP, paiements ACH…).

Vous l’avez compris, la comptabilité fournisseurs joue le rôle de tour de contrôle dans la gestion des dépenses des organisations. Et l’AP automation apparaît comme un outil clé pour maintenir leur trésorerie et leur santé financière. En réduisant les erreurs, en améliorant la visibilité financière et en accélérant les traitements, elle permet de renforcer la performance et la compétitivité en entreprise.