Le bon de commande, que l’on retrouve aussi sous l’acronyme PO (« purchase order » en anglais), joue un rôle clé dans la gestion des achats en entreprise. Une fois qu’il est transmis, ce document a une valeur d’engagement réciproque entre un vendeur et un acheteur. Le premier se doit d’honorer sa commande en respectant les conditions stipulées, tandis que le second est tenu de réceptionner les produits et/ou services et de les payer. C’est un bon moyen pour reprendre le contrôle de ses dépenses et accélérer le processus d’achat au sein de son entreprise.
Bon de commande : définition
Un bon de commande n’est autre qu’un document commercial qui lie deux parties, un acheteur et un vendeur, dans le cadre d’une intention d’achat. Une fois accepté par le vendeur, il fait office d’accord contractuel. Le bon de commande n’est pas obligatoire. Toutefois, il est conseillé d’y avoir recours pour sécuriser la relation commerciale.
Ce document sert à matérialiser la vente. Il répertorie l’ensemble des modalités de la prestation. Cela permet ainsi aux deux parties de se mettre d’accord et de s’engager à les respecter. La signature établit la preuve du consentement des deux parties et conclut la vente. Ce document permet ensuite à l’acheteur de vérifier que sa commande est bien conforme à ce qui était convenu et au vendeur, de suivre ses ventes.
Le bon de commande comprend plusieurs informations, dont des mentions obligatoires :
- L’identité du vendeur et de l’acheteur (raison sociale, siège social et coordonnées) ;
- Le numéro du bon de commande ;
- La date de la commande ;
- La description des biens et/ou services avec la référence, la description, la date de livraison, les quantités, le prix unitaire et le total ;
- Le montant total avec le détail de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), les frais d’expédition et le prix toutes taxes comprises (TTC) ;
- Les termes et conditions (politiques de retours, garanties…) ;
- L’adresse de livraison ;
- Les conditions de livraison ;
- L’adresse de facturation ;
- Les informations de paiement.
Les étapes du bon de commande
Le bon de commande peut être établi par les deux parties, l’acheteur ou le vendeur. Toutefois, il est généralement initié par l’acheteur dans le cadre du processus d’achat de son entreprise.
Étape n° 1 : l’acheteur crée une demande d’achat
La première étape consiste à créer une demande d’achat, soumise aux services achats et/ou finance. Cela sert à demander l’approbation pour acheter les biens et les services nécessaires. La demande d’achat peut être approuvée, rejetée ou étudiée plus en détail.
Étape n° 2 : l’acheteur émet un bon de commande
Une fois que la demande d’achat est approuvée, l’acheteur émet un bon de commande. Cela se fait généralement à travers des logiciels dédiés qui permettent de soumettre et de suivre les bons de commande par voie électronique.
Étape n° 3 : le fournisseur valide le bon de commande
Il revient alors au fournisseur d’approuver ou de rejeter le bon de commande. Il va examiner avec attention les quantités, les prix, le montant total dû et les conditions générales. Dès lors qu’il valide le bon de commande, il peut envoyer sa facture (indiquant le numéro du bon de commande). Il va également s’attacher à préparer et livrer les produits et/ou les services commandés.
Étape n° 4 : l’acheteur enregistre le bon de commande
Après avoir réceptionné et vérifié la marchandise, l’acheteur traite la facture, en la rapprochant avec le bon de commande. Enfin, il enregistre le bon de commande pour pouvoir retrouver aisément le document en cas d’audit.
Les avantages du bon de commande
La mise en place d’un système de bon de commande au sein de son entreprise a plusieurs vertus. Cela permet d’avoir un processus d’achat cadré et efficace, tout en sécurisant les relations existantes.
Éviter les litiges
Le bon de commande signé fait office de contrat qui stipule des engagements. En ce sens, ce document dispose d’une valeur juridique qui permet de connaître toutes les informations sur lesquelles les parties se sont accordées. Cela aide à éviter tout litige ou malentendu éventuel concernant la transaction.
Assurer le suivi des commandes
Les bons de commande facilitent le suivi des commandes entrantes ainsi que le pilotage des dépenses et des réceptions en entreprise. Cela réduit le temps de traitement et permet d’éviter tout doublon de commande ou facture inattendue. Parce que chaque commande dispose d’un numéro unique qui est ensuite lié à la facture correspondante, cela simplifie le processus de facturation.
Simplifier les relations fournisseurs
Grâce à un système bien rodé, c’est toute la gestion fournisseurs qui gagne en clarté et en fluidité. Le processus de vente du fournisseur est sécurisé, toutes les informations sont communiquées avec concision, le processus de facturation s’en trouve simplifié… Les bons de commande contribuent assurément à améliorer les relations avec ses fournisseurs sur le long terme.
L’intérêt des bons de commandes électroniques
Pour gagner en efficacité, en rapidité et en précision, les entreprises ont tout intérêt à passer aux bons de commande au format électronique, à travers une solution d’e-procurement. Cela leur permet de simplifier le processus grâce à des bons de commande structurés, ainsi qu’un système de suivi en temps réel. Sans compter qu’un système numérique et unifié facilite la recherche de documents et l’analyse de données. Kevin Nguyen, chef de projet informatique chez Inari Medical, partage son expérience : « Le travail d’enquête de l’équipe des comptes fournisseurs, qui doit retrouver les ingénieurs et leur demander s’ils ont reçu quelque chose ou s’il existe des bordereaux d’expédition, a diminué. Ils peuvent désormais vérifier tout cela en un seul endroit : s’assurer qu’ils ont reçu la facture, puis vérifier le bon de commande et payer la facture. »
En éradiquant la gestion de documents papier, l’entreprise va également limiter les erreurs manuelles, réduire ses coûts et ses impacts environnementaux. C’est aussi l’occasion d’intégrer sa solution avec d’autres outils d’entreprise, comme les logiciels de comptabilité ou les systèmes de gestion des stocks. C’est ce qui permet de garantir la cohérence des données au sein de l’entreprise.
Bien plus qu’un simple document administratif, le bon de commande constitue un pilier essentiel de la gestion des achats et des finances en entreprise. C’est un outil essentiel pour contrôler les coûts, réduire les risques fournisseurs et renforcer la transparence des transactions.
