Les délais de paiement ont un impact clé dans le bon fonctionnement, la santé financière et la réputation des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Dans le contexte économique actuel, les sociétés ont plus que jamais besoin de trésorerie et la rapidité des paiements compte parmi les solutions. C’est pourquoi le respect des délais de paiement est un sujet clé dans le cadre des relations clients-fournisseurs. Pour optimiser la gestion et les délais de paiement, les entreprises doivent adopter une approche proactive, qui repose sur une bonne communication et des outils adaptés.
L’importance du délai de paiement
De nos jours, optimiser la gestion et le délai de paiement contribue à maintenir une trésorerie saine et à prévenir les problèmes de liquidité. Au-delà de l’optimisation des flux de trésorerie, c’est aussi un bon moyen pour favoriser des relations équilibrées avec ses fournisseurs et partenaires.
Chaque pays a sa propre législation en matière de délai de paiement des factures. Au sein de l’Union européenne, la directive 2011/7/UE relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales impose un délai maximal de paiement contractuel à 60 jours pour les entreprises (à compter de la date d’émission de la facture), sauf stipulation contraire convenue par contrat entre les parties. Toutefois, cette directive est actuellement en cours de révision avec pour but de ramener le délai de paiement à 30 jours maximum. Certains secteurs (comme les produits saisonniers ou à rotation lente) pourraient obtenir des dérogations spécifiques.
Le respect des délais de paiement soulève ainsi à la fois des enjeux de conformité réglementaire, mais aussi de compétitivité sur le long terme. Dans le commerce, des délais de paiement optimisés permettent de préserver la relation avec les fournisseurs et d’éviter des frais de recouvrement ou des sanctions administratives en cas de retard.
Les bonnes pratiques pour optimiser les délais de paiement
Pour optimiser les délais de paiement, le service achats a plusieurs leviers à sa disposition. Cela va du cadre contractuel à la sensibilisation de toutes les parties prenantes.
Poser un cadre clair
La première bonne pratique à mettre en place est l’édiction de règles claires en matière de délais de paiement. Cela implique de prévoir une mention systématique des délais de paiement dans le contrat et des conditions d’application de ces délais de paiement, avec en particulier le point de départ du décompte de temps (la réception de facture, en principe). Il est également intéressant de rappeler les règles sur le bon de commande, pour placer chacun devant ses obligations et prévenir les frais de recouvrement en cas de défaut de paiement. Il est essentiel de définir un délai clair, comme les jours nets ou le règlement en fin de mois.
Automatiser les processus
Dans un second temps, les entreprises peuvent s’équiper de solutions digitales (type e-invoicing) pour optimiser les processus de facture et de paiement. Ainsi, les factures sont automatiquement rattachées au bon de commande et approuvées plus rapidement, les erreurs manuelles et les fraudes éventuelles sont éliminées, les coûts de traitement sont optimisés, les données sont centralisées… Ces outils peuvent également être couplés à des solutions de gestion des contrats. C’est un avantage clé pour faciliter l’automatisation des échéances de facturation, l’exécution des contrats, mais aussi la maîtrise des dépenses. Dans certains cas, des alertes automatiques peuvent venir informer de chaque événement clé (échéance, réception…).
Collaborer avec les fournisseurs
En parallèle, la collaboration avec les fournisseurs est indispensable pour les responsabiliser autour de la qualité de leur facturation. Il s’agit de faire respecter strictement les règles formelles édictées (destinataire, forme de la facture, reprise d’une référence de commande…), en leur faisant comprendre qu’il est dans leur intérêt de faciliter le rapprochement des factures et des commandes. Il convient aussi de veiller à ce que les factures soient émises dans un délai raisonnable après la livraison des produits et/ou services. Il convient aussi de veiller à ce que les factures soient émises dans un délai maximal raisonnable après la livraison des marchandises et/ou prestations de services.
Responsabiliser toute la chaîne
Enfin, le respect des délais de paiement est une responsabilité qui implique toute la chaîne de paiement : achats, trésorerie, comptabilité… Il importe de responsabiliser toute la chaîne de validation en interne pour supprimer les risques d’allongement des délais de paiement. À ce titre, les fonctions métiers doivent accepter ou refuser la réception des marchandises et/ou services aussi vite que possible pour ne pas bloquer la facturation. Cela repose également sur l’organisation d’un circuit de validation efficace au sein de l’entreprise.
En cas de non-respect du délai de paiement, les parties entrent alors en phase de recouvrement. Dans cette configuration, la priorité doit aller à la négociation du délai de paiement pour trouver un accord à l’amiable. À noter que des sanctions, telles que des pénalités de retard, peuvent également s’appliquer.
Les retards de paiement et leur impact
En période d’incertitude économique, la solidarité inter-entreprises est une condition du fonctionnement global de l’économie. Dans cette perspective, le délai de paiement constitue un enjeu essentiel.
Cependant, on peut parfois observer des comportements déviants comme : le retard systématique dans l’émission des bons de commande, un formalisme tatillon et opaque par rapport à la présentation de la facture, la longueur anormale du circuit de validation des factures, ou encore le blocage du règlement de la facture sous divers prétextes.
La désorganisation des services peut certainement expliquer certaines difficultés administratives en période de crise. L’idée n’est donc pas de sur-réagir au moindre décalage, mais bien de disqualifier toute volonté organisée pour différer au maximum les règlements. De même, il n’est pas question de proscrire toute contestation justifiée. La non-qualité existe du côté des fournisseurs et le rôle de la fonction achats est bien de veiller à la parfaite exécution des contrats. Mais une mise en cause sans fondement qui allonge démesurément le délai de paiement est préjudiciable à la relation de confiance.
D’autant que les conséquences sont loin d’être négligeables. Les retards de paiement peuvent fragiliser la trésorerie des entreprises, et même entraîner de nombreuses défaillances. C’est d’autant plus vrai pour les petites et moyennes structures, pour lesquelles toute perturbation dans la trésorerie peut faire la différence entre solvabilité et faillite. Selon la Commission européenne, 25 % des faillites dans l’Union européenne seraient d’ailleurs dues à des retards de paiement.
Thierry Millon, directeur des études Altares, ajoute : « Des travaux de recherche ont montré que l’existence de retards de règlement des clients augmente la probabilité de défaillance du fournisseur de 25 % et même 40 % lorsque les retards sont supérieurs à 30 jours. La lutte contre les retards de paiement demeure donc un enjeu essentiel de compétitivité et de survie pour les entreprises. »
En ce sens, optimiser les délais de paiement des factures est une démarche essentielle pour stabiliser ses achats et garantir la continuité de ses opérations. Cela vient améliorer la santé financière et les relations fournisseurs, s’inscrivant dans une logique de profitabilité partagée. Adopter les bonnes pratiques en la matière est un choix stratégique qui ouvre la voie vers une meilleure résilience et une compétitivité accrue sur le marché.
