Transformer vos données d’achat en levier stratégique et de conformité avec l’e-reporting

Dans un monde toujours plus digitalisé, les obligations fiscales numériques sont de plus en plus répandues. Les pays du monde entier mettent progressivement en place des systèmes d’e-invoicing (facturation électronique) et d’e-reporting (reporting électronique). Ces évolutions ouvrent à la fois de nouvelles opportunités de transformation pour les sociétés, mais aussi des défis en matière de conformité. Il revient à chaque entreprise de s’y préparer avec méthode, en accélérant sa transformation digitale.

Qu’est-ce que l’e-reporting ?

Aujourd’hui, on retrouve l’e-reporting (electronic reporting) sous d’autres dénominations :

• VAT reporting ;
• VAT listing ;
• Real Time Reporting…

Cette pratique consiste à transmettre à l’administration fiscale certaines informations relatives aux opérations réalisées par son entreprise, en temps réel ou quasi réel. Il s’agit de données structurées, issues de la facture ou complémentaires à la facture. Cela peut concerner :

• Des données relatives aux transactions transfrontières ;
• Des ventes entre professionnels ;
• Des paiements et taxes ;
• Des contrats ;
• Des fournisseurs…

Autrement dit, autant d’informations propres aux achats et à la finance.

La facturation électronique et l’e-reporting sont deux obligations fiscales qui vont généralement de pair. Pour l’administration fiscale, l’association de ces deux démarches de dématérialisation permet de reconstituer l’activité économique globale des entreprises.

Vous l’aurez compris, la facture électronique et l’e-reporting visent à renforcer la transparence dans les opérations commerciales et ainsi lutter contre la fraude fiscale. Cela constitue ainsi une étape clé à la fois dans la modernisation fiscale des pays et dans la transformation digitale de toute entreprise.

Pour embrasser ces nouvelles exigences réglementaires, les sociétés doivent se mettre en ordre de marche. Cela implique de bien comprendre les règles actuelles dans chaque pays, mais aussi d’analyser les impacts sur la gestion des données, les systèmes et les processus de sa propre entreprise. C’est ainsi qu’elles pourront définir une stratégie cohérente pour relever ce défi, tout en choisissant la solution informatique la plus adaptée.

État des lieux de l’e-reporting en Europe

De plus en plus de pays imposent l’utilisation de systèmes de facturation électronique et d’e-reporting. Cette nouvelle donne représente un défi réglementaire pour de nombreuses entreprises, notamment celles qui sont implantées à l’échelle internationale et qui doivent s’adapter aux différentes législations.

En effet, chaque pays dispose de ses propres règles pour la transmission des données : nature, format, calendrier, entreprises assujetties… C’est ce que souligne Christophe Viry, Directeur Marketing et Produit au sein du groupe Generix au sujet de l’e-reporting : « Aujourd’hui, c’est assez peu harmonisé. D’un pays à l’autre, on vous demande différentes informations, pas nécessairement au même rythme, au même niveau d’agrégation… Dans certains pays comme l’Espagne, on ne demande pas la même chose selon les régions. »

Aujourd’hui, l’e-reporting est une pratique assez répandue au sein de l’Union européenne. Une quinzaine de pays l’ont mis en place : la Roumanie, la Croatie, la Bulgarie, la Hongrie, la Norvège, les Pays-Bas, la République Tchèque, la Slovaquie, la Grèce avec myData, l’Espagne avec SII et TBAI, l’Italie avec SDI Esterometro, le Portugal avec SAF-T, la Lituanie avec iSAF-T, la Pologne avec JPK V 7K… Et bientôt la France avec la nouvelle réforme.

Dans une futur proche, la directive ViDA (VAT In Digital Age) devrait accélérer les choses. Celle-ci va notamment moderniser les obligations de déclaration en matière de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Cela comprendra, dès le 1er janvier 2028, une obligation de e-reporting pour tous les échanges intra-communautaire, c’est-à-dire pour toutes les ventes de biens entre professionnels assujettis à la TVA, au sein de l’Union européenne.

Mihály Varga, ministre hongrois des Finances, commente à ce sujet : « Après près de deux ans de négociations, le Conseil est parvenu à un accord sur le paquet TVA. Il s’agit d’une pierre angulaire de la transition numérique et d’une étape importante vers l’amélioration de la compétitivité de l’UE. Les nouvelles règles mettront à jour nos systèmes de TVA afin de tenir compte de la numérisation de nos économies, de contribuer à lutter contre la fraude à la TVA et d’alléger les obligations administratives des petites entreprises et des prestataires de services individuels. »

Les bénéfices de la facture électronique et de l’e-reporting

L’obligation de facturation électronique et de l’e-reporting présente des avantages certains pour les sociétés. Cela ouvre la voie à la digitalisation et la rationalisation des processus achats, financiers et administratifs au sein de l’entreprise.

Accélérer la transformation digitale

Tout d’abord, les factures électroniques et l’e-reporting encouragent la transformation digitale des entreprises. Ce système les incite à adopter des solutions de dématérialisation et d’automatisation pour leurs transactions, leurs factures et leurs déclarations fiscales.

Gagner en efficacité opérationnelle

Les entreprises peuvent désormais automatiser des tâches manuelles, éliminer les risques d’erreurs humaines et réduire les délais de traitement. Cela se traduit par des gains d’efficacité et, ainsi, de moindres coûts administratifs.

Renforcer la transparence

Une visibilité accrue sur les données de facturation participe à l’amélioration des relations avec les parties prenantes, clients comme fournisseurs. Cela se traduit par une meilleure communication avec eux ainsi qu’une résolution plus rapide des éventuels litiges.

Réduire l’empreinte carbone

Cette démarche s’inscrit également dans la stratégie de développement durable des entreprises. En effet, la transmission électronique de facture et de reporting contribue à réduire les émissions de gaz à effet de serre liées à la consommation de papier et à l’envoi de ces documents physiques.

Réduire les risques

De plus, la facture électronique et l’e-reporting aident les entreprises à se mettre en conformité. Elles répondent plus efficacement aux exigences réglementaires ; cela leur évite d’éventuelles pénalités et améliore la réputation de l’organisation auprès des autorités.

Prendre des décisions stratégiques

Enfin, cette démarche permet aux entreprises d’obtenir des informations précieuses sur leurs dépenses. Associée à des outils d’analyse, elles peuvent déceler des opportunités d’économies et prendre de meilleures décisions financières.

Dans le monde entier, on accélère la dématérialisation et on intensifie la collecte de données fiscales. Cela concerne toujours plus de processus et de données, de natures différentes, à un rythme toujours plus fréquent. Pour y répondre, cela relève d’un véritable processus de transformation dont le succès repose sur la technologie, l’approche stratégique et les considérations opérationnelles.

Si cela représente son lot de défis pour toute entreprise, c’est également synonyme d’avantages. La facturation électronique, associée à l’e-reporting, reste un formidable moyen de rationaliser ses processus, de gagner en précision et de prendre des décisions stratégiques éclairées.