Qu’est-ce que l’EDI ? Fonctionnement et bénéfices pour optimiser et sécuriser vos échanges B2B

Dans un environnement aussi concurrentiel et mondialisé, les entreprises cherchent autant que possible à optimiser leur chaîne d’approvisionnement et à renforcer la collaboration avec leurs partenaires. C’est dans ce contexte que l’EDI (Electronic Data Interchange en anglais ou « échange de données informatisé » en français) s’est progressivement imposé au sein des organisations. Cet outil permet l’échange de documents électroniques standardisés entre deux partenaires commerciaux, d’ordinateur à ordinateur. C’est une solution technologique, mais aussi et surtout un véritable levier de performance opérationnelle pour les entreprises.

Qu’est-ce que l’EDI ?

L’EDI (échange de données informatisé) est une technologie permettant d’échanger des informations essentielles entre entreprises, de façon sécurisée et automatisée. Cela vient remplacer les canaux traditionnels, tels que les courriers postaux, les fax ou encore les emails, s’affranchissant de toute intervention manuelle humaine. Cela contribue ainsi à fluidifier et optimiser les flux d’informations, que ce soit en matière de temps, de coût et de qualité.

Tous les documents commerciaux, logistiques ou financiers peuvent être dématérialisés via l’EDI :

• Bons de commande ;
• Ordres d’achat ;
• Mandats ;
• Bons de livraison ;
• Factures ;
• Paiements ;
• Avis d’expédition ;
• Déclarations douanières ;
• Analyses de stock…

En ce sens, l’EDI est au cœur de la chaîne d’approvisionnement.

Pour y avoir recours, les organisations sont tenues de structurer ces données selon des normes techniques internationales de référence. Puis, elles doivent être en mesure d’interpréter et d’intégrer ces données dans leur propre système d’information de façon automatisée.

Échange traditionnel de données vs EDI

L’évolution de l’EDI

L’EDI a considérablement évolué depuis sa création dans les années 1960. Laurent Leboisne, Directeur Général France chez Weexa[1], raconte : « Exit les outils propriétaires et les solutions spécialisées sur un seul secteur d’activité… Des standards internationaux, comme Edifact, sont rapidement venus insuffler une dose d’interopérabilité bénéfique à toutes les entreprises. Dans les années 2000, les protocoles de messagerie asynchrone (Allegro, X400, GEIS…) ont été remplacés par des échanges sécurisés, chiffrés et signés via Internet. Ensuite, dans les années 2005-2010, les standards XML ont permis de connecter les systèmes existants aux plateformes Web et e-commerce. Et depuis les années 2015, les API et Web services permettent de communiquer davantage en temps réel et d’enrichir les flux et les processus. »

D’un outil réservé aux grandes organisations, l’EDI est ainsi devenu une technologie mature, utilisée par les entreprises de toutes tailles et tous secteurs d’activité. D’après EDIBasics, plus de 85 % des transactions commerciales électroniques se font désormais par EDI. Aujourd’hui, l’essor de l’Intelligence Artificielle (IA) et du Machine Learning (ML) ouvre la voie à une communication toujours plus intelligente et efficiente entre les partenaires commerciaux.

Comment fonctionne l’EDI ?

Pour permettre l’échange d’informations, les données doivent être structurées dans un format standard. C’est la condition sine qua non pour que les ordinateurs soient en mesure de traiter les flux de façon automatisée.

Pour cela, plusieurs normes existent (EDIFACT, XML, OCI…) qui ont elles-mêmes plusieurs versions. Avant tout envoi de documents, les partenaires commerciaux doivent s’accorder au préalable sur le format (norme et version) qu’ils souhaitent utiliser.

Après quoi, le processus fonctionne en quatre grandes étapes.

1. Préparer les documents

Il convient tout d’abord de recueillir et organiser les informations nécessaires pour créer le document.

2. Traduire les documents au bon format

Ensuite, il faut convertir le document interne dans le bon format EDI. Pour cela, il est possible d’acheter et d’utiliser son propre logiciel de traduction EDI ou bien de passer par un prestataire de services.

3. Se connecter et transmettre les documents

Les documents sont fin prêts ! Pour les envoyer à son partenaire commercial, l’entreprise peut utiliser divers moyens :

• La connexion directe à l’aide d’un protocole sécurisé, aussi appelée « point à point » ;
• La connexion via un réseau à valeur ajoutée (RVA) ou un fournisseur de services réseau EDI.

4. Réceptionner les documents

Une fois les données envoyées, le processus est reproduit en sens inverse. Le destinataire valide le message EDI et, s’il ne comporte pas d’erreur, procède à sa transformation vers un fichier de données structurées, qui est ensuite intégré à son système d’information.

Le processus d’envoi via l’EDI

Les principaux bénéfices de l’EDI

L’EDI présente des bénéfices pour toutes les parties prenantes, fournisseurs et clients.

En dématérialisant et optimisant les échanges de documents, cette technologie booste la performance opérationnelle. Ces échanges sont alors plus fluides et rapides, moins chers, et comportent un moindre nombre d’erreurs.

Réduire les coûts

Les échanges étant désormais automatisés, les coûts de traitement, notamment liés à la main-d’œuvre, diminuent considérablement. Par exemple, les coûts moyens de traitement manuel des factures seraient évalués à près de 26,7 €/facture et atteindraient près de 3,10 €/facture pour le traitement électronique[2].

Augmenter l’efficacité

L’automatisation et la digitalisation des échanges réduisent les interventions humaines de façon notable. Cela permet de diminuer les erreurs et optimiser la vitesse de traitement, tout en améliorant la traçabilité et sécurisant les échanges. Le temps de traitement moyen passerait de 5 jours pour les transactions papier à moins d’une heure pour les transactions EDI[3].

Améliorer les relations commerciales

Diminution des erreurs et retards, adoption d’un langage commun, communication plus rapide, réduction des coûts… autant de facteurs convergeant vers le renforcement des relations entre les partenaires commerciaux actuels ou à venir.

Aujourd’hui, l’EDI s’impose comme une solution efficace au service de la transformation digitale des entreprises. L’adopter c’est se doter d’un atout stratégique pour améliorer ses performances et sa compétitivité.