Facture électronique ou dématérialisée, pourquoi passer au tout numérique ?

Mis à jour le 12 novembre 2019
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Pour répondre au besoin de réduction des coûts et d’optimisation des processus d’achat, les entreprises se tournent de plus en plus vers l’e-facturation. En 2016, 8 % des factures générées dans le monde étaient des factures électroniques. Un chiffre en constante progression et qui varie selon les pays. Ces informations, tirées du rapport annuel « E-Invoicing / E-Billing – Digitisation and Automation » réalisé par Basware, confirment une des tendances majeures liées à la dématérialisation comptable : l’essor de la facture électronique.

Différencier facture électronique et facture dématérialisée

Avant toute chose, il faut savoir qu’il s’agit de deux systèmes différents :

  • La facture dématérialisée est une facture papier qui est ensuite scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi
  • La facture électronique, existe uniquement sous forme numérique. Deux formats sont possibles : la facture EDI (Échange de Données Informatisées) ou PDF.

Bien que sur le plan fiscal, ces deux types de facturation soient valides, cet article se concentre uniquement sur la facture electronique, véritable enjeu des entreprises aujourd’hui. En effet la facture 100 % électronique représente un projet d’envergure pour les entreprises, la rentabilité est à la fois importante et rapide.

Le coût d’une facture électronique VS facture papier

Le rapport GS1 France, organisme spécialisé dans les standards d’échanges d’informations, estime que le coût de traitement moyen d’une facture papier est compris entre 8 et 9,5 € alors que le coût d'une facture électronique est d'environe 5 €. Soit 3 € minimum d’économie !

Détail des coûts de traitement d’une facture papier sortante

Préparation, facturation et comptabilisation = 0,3 €
Envoi = 1,2 €
Rapprochements paiements = 0,5 à 2 €
Archivage = 0,8 €
Gestion des relances = 0,8 €
Gestion des litiges = 2,4 €
Coût de trésorerie = 2 €

Concernant la facture entrante, les économies sont encore plus frappantes : le coût de traitement moyen d’une facture entrante serait de 13,8 € pour le papier et de 7,5 € pour une facture électronique. Soit 6,3 € d’économie !

Détail des coûts de traitement d’une facture papier entrante

Traitement du courrier = 0,9 €
Saisie = 1,4 €
Validation = 5,4 €
Paiement = 2,8 €
Archivage = 1,5 €
Gestion des litiges = 1,8 €

Au vu de ces chiffres, les gains financiers paraissent évidents mais il y a également d’autres bénéfices…

Les 5 avantages clés de l’e-invoicing (ou facture électronique)

1. Réaliser des économies majeures

Nous l’avons compris, la réduction des coûts est le premier argument avancé par les entreprises pour se lancer dans la facturation électronique. Avec une diminution des coûts de traitement allant de 60 % à 80 %, la gestion électronique est une opportunité économique non négligeable.

2. Réduire les délais

La traçabilité des factures électroniques étant facilitée, cela permet d’automatiser les paiements, les relances et les rappels auprès des clients et fournisseurs. Les délais de paiement sont ainsi réduits et plus souvent respectés.
 

3. Fiabiliser la qualité

En diminuant les saisies manuelles, les factures sont de meilleure qualité. Les informations erronées figurant sur les documents se font plus rares.
 

4. Accroître la productivité des équipes

Grâce à la facturation électronique, les tâches des équipes comptables sont plus rapides et faciles à effectuer, leur faisant ainsi gagner en temps et en productivité. À titre d’exemple, le temps moyen de traitement d’une facture passe de 15 jours (pour du 100 % papier) à 3 jours (pour du 80 % dématérialisé). Ce gain de temps permet aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier.

5. Une image valorisée et modernisée

Avec la facturation électronique, l’entreprise porte des valeurs fortes :

  • Écologiques : en réduisant l’empreinte carbone grâce à la diminution des impressions papier
  • Technologiques : en utilisant des technologies numériques pour suivre l’innovation

Facture électronique : Cas client Manutan

Prenons l’exemple d’une entreprise industrielle de 15 000 salariés qui gère une cinquantaine de fournisseurs uniquement pour ses « achats sauvages ».

À hauteur de 3 870 commandes par an, sans aucune dématérialisation, le coût total de gestion de ces commandes s’élèvait à 366 430 €.

En dématérialisant 90 % de ses factures, nos experts du service à valeur ajoutée ont constaté que l’entreprise en question réalisait 18 375 € d’économie, soit 5 % du coût global ! Une belle preuve de l’intérêt financier de cette démarche.

Maintenant que les raisons pour se lancer dans la facturation électronique sont claires et que votre décision est prise, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le format (PDF ou EDI) selon les besoins de votre entreprise en termes de sécurité, investissement, etc. !