L’intelligence artificielle (IA) a révolutionné de nombreux secteurs d’activité et l’univers des achats ne fait pas exception. À ce titre, les entreprises cherchent de plus en plus à intégrer ce type de machine ou de système informatique au cœur de la fonction achats afin d’améliorer leur productivité, de réduire les coûts et de prendre des décisions éclairées. D’autant qu’aujourd’hui, les cas d’usages se multiplient. L’utilisation de cette technologie, qui est encore en plein développement, s’invite tout au long du processus achats : du sourcing fournisseurs à la classification des dépenses. Voici quelques cas d’usage reposant sur l’intelligence artificielle qui peuvent inspirer la fonction achats.
Dans quels cas faire appel à l’IA ?
Comme son nom l’indique, l’intelligence artificielle regroupe un ensemble d’applications, de techniques et de processus pouvant agir « intelligemment ». En effet, l’IA est en mesure de traiter de grandes quantités de données provenant de sources variées (Big Data), mais aussi d’apprendre et se perfectionner en toute autonomie.
Au cœur de l’IA, on retrouve d’ailleurs deux composantes : le Machine Learning, qui désigne l’apprentissage automatique et le Deep Learning, capable de mimer le processus d’apprentissage du cerveau humain grâce à des réseaux de neurones artificiels. En somme, l’IA présente de nombreux bénéfices, synonymes de performance, d’innovation et de compétitivité.
Pour implémenter des cas d’usage relevant de l’intelligence artificielle au sein de la fonction achats, il convient d’abord d’identifier quels processus nécessitent d’être optimisés grâce aux nouvelles technologies. Une étude du cabinet de conseil McKinsey estime qu’une grande partie du processus Procure-to-Pay, c’est-à-dire de la recherche des produits jusqu’au paiement de la facture, se prête volontiers à l’automatisation. Parmi les processus les plus facilement « automatisables » se trouvent notamment le rapprochement de la commande et de la facture, le pilotage des commandes, le reporting ainsi que la gestion de la facturation.
Pour initier une telle démarche, les experts suggèrent de déterminer les tâches les plus chronophages et ne présentant pas particulièrement de valeur ajoutée pour l’équipe achats. Cela aide les directions des achats à prioriser leurs investissements en matière d’IA en prenant en compte la notion de ROI (Retour sur Investissement) à court et long terme.
Finalement, l’IA permet de faciliter et d’accélérer la réalisation de ces tâches pour réinvestir le temps des équipes dans des missions à plus forte valeur ajoutée. Ces nouvelles missions peuvent prendre diverses formes : accompagner les métiers pour challenger leurs besoins, faire monter son équipe en compétences, réaliser des veilles de marché, etc.
Intelligence artificielle : les cas d’usage pour la fonction achats
De par sa capacité à analyser d’importants volumes de données et à automatiser certains processus, l’intelligence artificielle présente de belles perspectives pour les achats.
Aujourd’hui, les domaines d’application se diversifient et les retours d’expérience sont probants.
Le sourcing fournisseurs
L’un des cas d’usage fondé sur l’intelligence artificielle apprécié de la fonction achats concerne le sourcing fournisseurs. Lorsqu’elle est entièrement réalisée par les équipes achats, cette tâche peut s’avérer aussi complexe que fastidieuse. Et pour cause : les besoins sont de plus en plus contraignants tandis que les données sont souvent dispersées et nécessitent d’être vérifiées.
Les solutions de sourcing fournisseurs qui s’appuient sur l’IA facilitent la collecte, la mise à jour et l’analyse en temps réel des données et, ainsi, l’identification des fournisseurs répondant au cahier des charges. Cela facilite la phase de préqualification et aide les acheteurs à sélectionner les fournisseurs les plus pertinents, tout en gagnant un temps précieux.
La négociation
Les outils d’IA peuvent également soutenir les acheteurs dans le cadre des programmes annuels de négociation, en apportant un éclairage sur les coûts, et ce, quel que soit le secteur concerné. En effet, certaines solutions utilisant des algorithmes d’IA sont en mesure d’identifier les incohérences de prix, en s’appuyant sur des modèles d’estimation des coûts. Cela permet aux équipes achats de négocier des économies directes, de gagner en efficacité, mais aussi de se sensibiliser à l’importance du contrôle et de l’analyse des données liées aux coûts.
La gestion des contrats
L’IA permet d’accélérer la gestion des contrats, tout en améliorant la qualité. Prenons l’exemple du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) qui a nécessité, pour chaque entreprise, d’analyser la base référentielle des contrats fournisseurs afin de s’assurer de leur conformité. Les équipes achats pouvaient passer des mois à identifier tous les contrats qui traitent des données personnelles et à vérifier qu’ils contiennent bien les clauses requises. Les entreprises qui se sont équipées d’une solution d’IA ont pu réaliser ce travail automatiquement, réduisant ainsi le temps de traitement de façon significative. Aujourd’hui, ce cas d’utilisation peut également être appliqué aux contrôles continus des contrats. In fine, cela permet d’accélérer les processus de négociation et de réduire les risques liés aux contrats.
La classification des dépenses
Les cas d’usages combinant l’intelligence artificielle et le Machine Learning ont également fait leurs preuves en matière de classification des dépenses. Il existe des solutions pouvant standardiser et classer les dépenses de façon automatisée, à partir de différents systèmes ERP (progiciel de gestion intégré) et de gestion des dépenses. Ces outils peuvent également enrichir les insights sur les dépenses en intégrant des sources de données externes.
À partir d’une telle cartographie, les équipes achats sont en mesure de prendre les bonnes décisions et d’exploiter pleinement le potentiel d’économies, d’efficacité opérationnelle et de collaboration avec leurs fournisseurs.
La gestion des risques
Une plateforme de gestion fournisseurs dotée d’une IA permet de centraliser, d’enrichir et de mettre à jour en temps réel les données fournisseurs. Cela contribue à améliorer le suivi des fournisseurs, mais aussi à détecter de potentielles incohérences, des problèmes de conformité ou des mécanismes de fraude, à l’aide d’algorithmes d’apprentissage automatique.
Les équipes achats disposent alors d’une visibilité à 360° et d’un meilleur contrôle de leurs fournisseurs. Aidées d’un système d’alerte, elles peuvent aussi rapidement mettre en place les mesures nécessaires pour se protéger des risques fournisseurs (financiers, opérationnels, juridiques, réputationnels…).
La gestion du sourcing fournisseurs, des coûts pour les négociations, des contrats, des risques ou encore des dépenses font donc partie des cas d’usage où l’intelligence artificielle apporte une certaine valeur ajoutée. Cela ouvre des perspectives passionnantes pour l’optimisation des processus achats et la transformation des entreprises. En exploitant le pouvoir de l’IA, les entreprises sont ainsi en mesure d’améliorer leur productivité, de réduire leurs coûts et de prendre des décisions plus éclairées, au service de leur compétitivité sur le long terme.
