Vous êtes-vous déjà demandé si votre processus achat était toujours aussi efficient qu’avant ? Alors que la révolution digitale bouleverse nos organisations, il est peut être temps pour la fonction achat d’adapter ses processus à cette nouvelle donne. Dans le cadre du Big Ideas Summit 2020, Justin Sadler-Smith, General Manager UK et Irlande, et Christopher Blake, VP et Leader Commercia, tous deux travaillant chez Basware, ont une idée claire sur la question : il est impératif de repenser les processus achats pour stimuler l’innovation et apporter un avantage concurrentiel à l’entreprise.
Le processus achat serait-il obsolète ?
Selon les deux professionnels, ce n’est pas un changement spécifique à réaliser au sein du processus achat mais bien le processus en lui-même qui nécessite une profonde transformation. Pour cause, ils soulignent notamment l’ancienneté de ce dernier : « Ce processus a été conçu il y a 20 ans pour un marché et des achats à l’époque très différents, voire même avant Internet, qui est pourtant une source d’informations essentielle. ». Cela constitue souvent un frein pour répondre aux besoins de l’entreprise et ses objectifs associés. « Vous pouvez toujours respecter ce processus, mais renseignez-vous sur celui-ci et demandez-vous : me permet-il d’obtenir des résultats mesurables qui répondent aux besoins de mon entreprise ? Très souvent, ce n’est pas le cas » nous rappelle Justin Sadler-Smith.
Heureusement, la digitalisation et le développement des nouvelles technologies vont permettre de rendre ce processus achat plus rapide et efficient, et donc, naturellement, de permettre aux entreprises d’obtenir un avantage concurrentiel et de bénéficier d’un retour sur investissement. À ce titre, près d’un service achat sur deux aurait déjà partiellement ou totalement automatisé ses processus transactionnels (Procure-to-Pay) d’après PwC dans sa dernière étude nommée « Digital Procurement ».
Dans l’interview, les deux experts font également un focus sur un processus particulièrement chronophage : les appels d’offres. Ces derniers ne sont pas une perte de temps à proprement parler mais c’est bien leur gestion qui n’est plus adaptée aux besoins actuels, comme le souligne Justin Sadler-Smith : « C’est la manière dont [les appels d’offres] sont conçus et écrits qui constitue une perte de temps ». En effet, la gestion des appels d’offres est souvent longue et fastidieuse. Dans certains secteurs d’activité, les tâches sont presque entièrement manuelles, entre les tableaux Excel et échanges d’emails.
L’innovation comme maître mot
Finalement, optimiser le processus achat va permettre de booster l’efficacité et la rapidité des équipes pour qu’elles puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telle que la recherche d’innovation. Justin Sadler-Smith en est convaincu : « [Les services achats] doivent passer beaucoup plus de temps avec les fournisseurs pour examiner des solutions innovantes, car il en existe un très grand nombre. Certaines sont vraiment prometteuses. Mais il est primordial d'accorder du temps aux fournisseurs pour comprendre cela, tout comme il est essentiel de comprendre l'écosystème car c'est de cette manière que vous pourrez exploiter leur technologie afin de stimuler l'innovation. »
Il en est de même pour les appels d’offres qui doivent pouvoir capter l’innovation et les nouvelles idées, au-delà de la mise en conformité ! Une démarche créatrice de valeur que défend Christopher Blake : « Cela encourage la concurrence entre les fournisseurs […]. Et je pense que si vous regardez du point de vue des achats, vous pourriez stimuler les experts, soit les fournisseurs, afin qu'ils travaillent ensemble pour vous fournir la meilleure solution. Autrement, vous risqueriez de manquer une opportunité d'ajouter de la valeur. »
Vous l’avez compris, l’évolution des processus achats est devenue une absolue nécessité. Cela va permettre aux équipes achats de gagner en efficacité, et ainsi de pouvoir se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée qui booste la compétitivité de leur entreprise.
