Achats indirects : les 5 clés pour réduire les coûts

achats indirects
Mis à jour le 24 décembre 2019
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Les achats indirects représentent en moyenne :

  • 15 % des achats globaux des grandes entreprises 
  • 50 % des commandes
  • 80 % des fournisseurs

Des chiffres qui mettent en lumière le besoin d’optimiser ces achats indirects, à l’instar des achats stratégiques. Pour réduire les coûts d'achats indirects, Manutan propose une stratégie en 5 étapes, ciblant les leviers clés d’économie : l’offre, le contrat, les fournisseurs, les transactions et les utilisateurs.

Une stratégie achats indirects pour réduire ses coûts

Après une analyse de l’organisation de la direction des achats, des solutions techniques, des outils utilisés (ERP/P2P…) et bien sûr des besoins et des contraintes du terrain, il est important de définir une stratégie de « saving » des achats indirects qui s’appuie sur les axes suivants :

  • une offre adéquate
  • la réduction du portfolio de fournisseurs
  • la digitalisation des transactions
  • la réduction des coûts d’accès aux produits.

L'objectif n'est pas de lancer des projets sur l’ensemble de ces leviers en même temps, mais bien de définir une véritable stratégie en planifiant des actions, définissant des objectifs de réduction des coûts d’acquisitions et des indicateurs qui permettront le suivi. Voici un scénario réaliste pour illustrer la mise en œuvre de cette démarche…

Clé n°1 : définir l'offre de produits des achats indirects la plus adéquate

Cette phase correspond à l’identification des produits à mettre à disposition des utilisateurs. L’objectif de cette stratégie d'achats indirects est de proposer les bons produits aux bons prix. Cela comprend :

  • Le choix d'une offre large, ou au contraire d’une liste de produits définis
  • La sélection des catégories de produits et des marques retenues : premium, milieu ou entrée de gamme

Le principal indicateur de suivi est le taux d’adhésion aux produits recommandés, autrement dit, l'évolution de la part de produits de cette offre.

Clé n°2 : déployer le contrat

Il est primordial que l’ensemble des utilisateurs soit informé de ce nouveau contrat dédié aux achats indirects. Le plan de déploiement se traduit principalement par :

  • Un plan de visites des établissements les plus importants
  • Une campagne d’appels auprès des utilisateurs
  • Une opération d’information plus large (email, leaflet de présentation de l’offre et des services associés)

Le pilotage du déploiement du contrat dédié aux achats indirects est suivi grâce au taux d’adhésion et l’atteinte du potentiel de chiffre d'affaires défini pour chaque site.

Clé n°3 : rationaliser le portfolio de fournisseurs

Pour diminuer les coûts d'achats indirects associés à la gestion des fournisseurs, mais surtout pour réduire le nombre de commandes et les frais inhérents, il est essentiel de réduire le nombre de fournisseurs. Le remplacement de nombreux petits fournisseurs par un seul distributeur avec une offre large permet pour le même volume d’achat de réduire le nombre de commandes tout en augmentant le nombre de lignes par commande.

Le principal indicateur de suivi est le nombre de fournisseurs actifs.

Les indicateurs secondaires sont : 

  • le nombre de commandes par site
  • la valeur moyenne de commande
  • l’évolution du nombre de lignes par commande

Clé n°4 : dématérialiser les transactions

La digitalisation permet également de réduire considérablement le coût des transactions des achats indirects (recherche, commande et facture). En effet, les coûts d’une transaction standard sur des achats indirects s’élèvent à 95 € en moyenne alors que pour une transaction totalement digitalisée le budget peut être inférieur à 30 € grâce à l’e-procurement par exemple.

Dans l’idéal, l’évaluation des coûts de transaction sur les achats indirects est définie avec le client, puis validée par son contrôle de gestion. Si ce n'est pas possible, il existe de nombreuses études sur le sujet qui permettent d’évaluer ce coût de transaction. À cette phase du projet, l’indicateur de suivi principal est le taux de commande digitale (commande issue d’une solution d’e-procurement, taux de commande EDI et taux de dématérialisation des factures) afin de valoriser les économies effectivement réalisées.

Clé n°5 : s’adapter aux utilisateurs

Le dernier axe de réduction des coûts d'achats indirects consiste à réduire le temps et les efforts des utilisateurs pour accéder réellement aux produits qu’ils ont commandés. Ainsi il se dégage du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par l’amélioration des solutions de livraison ou bien la mise à disposition des produits proches des lieux de consommation, notamment à travers des distributeurs automatiques.

Ces solutions permettent également de réduire les coûts de stockage, de transport et de réception. Par ailleurs, avec des machines de distribution, on observe également une réduction de la consommation d’environ 30% !

Les bénéfices sont mesurés grâce à la diminution des charges liées à la mise à disposition des produits (en ETP*). Par exemple, la réception des livraisons ou les déplacements pour aller chercher les produits.

Bien entendu, chacune de ces étapes est suivie dans le temps pour s’assurer que les objectifs de réduction des coûts d'achats indirects sont atteints ou si ce n'est pas le cas, d'être en capacité de mettre en œuvre des actions correctives. Un « reporting » spécifique est mis en place pour analyser les résultats de chaque levier avec un planning de suivi entre Manutan et son client. Cela peut prendre la forme d’une réunion téléphonique de suivi mensuel entre le chef de projet de Manutan et son interlocuteur ainsi que des « Business Review » trimestriels avec le commercial et le responsable des achats.

*Équivalent Temps Plein, soit coût horaire

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