Comment et pourquoi réaliser un audit fournisseur ?

La gestion des fournisseurs joue un rôle clé dans la compétitivité et la pérennité des entreprises. C’est ce qui garantit aux sociétés de s’approvisionner en produits et/ou services de qualité, à prix compétitif, avec de moindres risques. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place un système d’évaluation des fournisseurs, en s’appuyant sur des audits fournisseurs. Cela relève d’une approche stratégique pour garantir la performance, la qualité et la fiabilité globales de la chaîne d’approvisionnement de toute entreprise.

Pourquoi réaliser des audits de fournisseurs ?

Du point de vue d’une entreprise, l’audit fournisseur vise à évaluer la performance et la conformité de ses fournisseurs. À travers cet exercice, l’entreprise contrôle la capacité de ses fournisseurs à répondre à ses propres exigences (en matière de qualité, de prix, de délais…), mais aussi à respecter les normes, les réglementations et les pratiques éthiques en vigueur. À l’issue de cela, ce diagnostic se formalise par un plan d’actions correctives à mettre en place.

Dans leur ouvrage « Les audits fournisseurs », Philippe Benollet et Joël Khébian partagent leur vision précise de l’audit : « [C’]est une démarche méthodique, structurée, indépendante et documentée d’examen, d’entretien, de questionnement, d’observation, d’écoute, de recherche de preuves au sein d’un système dans le but de confirmer ou d’infirmer l’écart de ce système par rapport à une norme, un modèle ou un standard. »

La réalisation d’un audit fournisseur peut s’inscrire dans le cadre d’un système d’évaluation des fournisseurs, mais aussi de la sélection de nouveaux fournisseurs, de l’assurance qualité ou même de la préparation à une certification (comme la certification ISO 9001) au sein d’une entreprise. L’audit peut être conduit en interne ou externe. Dans le premier cas, c’est généralement le service qualité ou achats de l’entreprise qui prend la main ; dans le second cas, c’est un sous-traitant qui s’en charge ou bien un organisme agréé qui s’attache à certifier un système.

L’audit fournisseur a de multiples vertus en entreprise. Tout d’abord, cette approche permet de réduire les risques, de renforcer l’assurance qualité et de garantir la conformité réglementaire. Elle joue un rôle clé dans le bon déroulement des opérations au sein de l’entreprise, ce qui vient renforcer sa rentabilité, mais aussi améliorer l’expérience et la satisfaction de ses clients finaux.

L’audit favorise également une communication transparente et efficace avec ses fournisseurs. Cela pose les fondements d’une compréhension mutuelle et d’une bonne collaboration dans une optique de progrès. En ce sens, cela participe à améliorer la relation fournisseurs.

• L’audit du système évalue l’ensemble du système de management de la qualité fournisseur, examinant les performances générales du fournisseur pour s’assurer qu’il répond aux exigences et aux normes de qualité.
• L’audit de processus vérifie les procédures et processus opérationnels.
• L’audit de produit met l’accent sur le contrôle de la qualité des produits.

Les étapes clés d’un audit fournisseur

Pour réussir son audit fournisseur, la préparation en amont et la collaboration avec les fournisseurs sont essentielles. Il s’agit de suivre huit grandes étapes avec minutie, attention et méthode.

1. Définir les conditions-cadres

La première étape de l’audit fournisseur est d’en déterminer le cadre général. Cela porte sur la fréquence, le format et l’objectif des audits, mais aussi sur la personne responsable de sa mise en œuvre, les fournisseurs concernés, etc. La plupart du temps, les audits sont annoncés et réalisés in situ, c’est-à-dire chez le fournisseur. Toutefois, il est aussi possible de conduire des audits inopinés ou encore à distance pour passer en revue la documentation.

2. Définir les critères

La deuxième étape se concentre sur la définition des critères obligatoires, qui seront communiqués aux fournisseurs. Il peut être intéressant de construire un catalogue standard de critères, qui sera ensuite ajusté en fonction des cas. Les critères peuvent concerner le respect des délais de livraison, la gestion des réclamations, le traitement sécurisé des données, les conditions de travail sur site, la durabilité…

3. Construire son plan d’audit

La troisième étape consiste à planifier le prochain audit en détail. L’entreprise commence par rassembler tous les documents nécessaires comme les contrats avec le fournisseur, les précédents rapports d’audit, etc. Puis, elle détermine la procédure, les différentes étapes et les points de vigilance. Toutes les questions clés peuvent être consignées dans une checklist dédiée.

4. Organiser une réunion de lancement

Avant de commencer l’audit à proprement parler, il est important de présenter la démarche au fournisseur concerné. Toutes les personnes impliquées doivent avoir une idée claire de ce qui les attend. Il s’agit d’expliquer l’objectif, les différentes étapes et les avantages que chaque partie prenante pourra en tirer.

5. Réaliser l’audit

L’audit consiste à enregistrer l’état actuel des choses pour le comparer avec l’état visé. Il suffit de suivre le plan d’audit, étape par étape, et d’évaluer la performance du fournisseur selon les critères précédemment établis. L’auditeur peut interroger ses interlocuteurs, consulter des documents ou encore mener ses propres observations. Il doit documenter chaque action et constatation, surtout lorsqu’il s’agit de non-qualité.

6. Rédiger le rapport d’audit

Pour synthétiser les résultats de l’audit de fournisseur, l’entreprise crée un rapport. Ce document contient les informations générales sur le fournisseur et le cadre de l’audit, la note globale, la description détaillée des déficiences détectées (avec des preuves, si possible) ainsi que des suggestions concrètes d’amélioration.

7. Faire le bilan ensemble

À l’issue de ce travail de synthèse, il est important d’organiser une nouvelle réunion avec le fournisseur pour lui partager le bilan. C’est l’occasion d’échanger sur les résultats de l’audit, d’identifier ensemble des axes d’amélioration et de définir les prochaines étapes, selon des délais précis.

8. Implémenter des actions correctives

Enfin, la dernière étape se focalise sur la mise en œuvre du plan d’action. Le fournisseur s’engage à appliquer des mesures pour améliorer ses performances. En parallèle, il revient aussi à l’entreprise de s’interroger sur les leçons à tirer de cet audit. Il peut être pertinent d’adapter certains processus, d’optimiser sa gestion des fournisseurs…

Grâce à des audits fournisseurs réguliers, l’entreprise implique ses partenaires dans une démarche partagée d’amélioration continue. C’est ainsi qu’elle construit et pérennise des partenariats performants, fiables et durables. Plus largement, cette dynamique contribue à améliorer la gestion des risques fournisseurs, à optimiser la chaîne d’approvisionnement et à préserver l’image d’entreprise.