Les 5 étapes pour réaliser une cartographie des achats efficace

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22 janvier 2025
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La fonction achats joue un rôle clé dans la compétitivité et la pérennité de toute entreprise. À ce titre, la cartographie des achats s’avère un outil stratégique incontournable dans la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Cela permet d’identifier les opportunités d’optimisation et de rationalisation des dépenses au sein de l’entreprise. Pour réaliser cette cartographie avec efficacité, il convient de s’organiser en mode projet avec un objectif clair et une équipe dédiée, en suivant cinq grandes étapes.

L’importance de la cartographie des achats

La cartographie achats désigne tout un processus de collecte, de nettoyage, de classification et d’analyse des données relatives aux dépenses d’une entreprise. Par définition, ce travail permet d’obtenir une représentation visuelle de toutes les dépenses de son entreprise, avec une vue d’ensemble, mais aussi détaillée par segments d’achats. L’objectif principal de cette démarche est d’améliorer la performance achats de l’entreprise.

Le Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) souligne tous les bénéfices à tirer de cette démarche : « [C’est] un processus qui analyse les données historiques des dépenses de votre organisation afin d’apporter des réponses aux questions concernant la visibilité, la conformité et le contrôle des dépenses. Elle permet d’identifier les risques et les opportunités et donne une vue d’ensemble très utile des coûts de votre organisation, ce qui aidera les achats à réorienter les dépenses là où elles apporteront une valeur ajoutée ou un avantage concurrentiel. Cela vous aide à tirer parti des fournisseurs et à affiner votre stratégie d’approvisionnement. [CB1] »

Étape n° 1 : identifier les sources

La première étape consiste à identifier les informations qui doivent être collectées pour réaliser la cartographie des achats, ainsi que les interlocuteurs à solliciter au sein de son entreprise pour les obtenir. Cela implique le service achat bien sûr, mais aussi le contrôle de gestion, la comptabilité fournisseurs, les services généraux, la direction des systèmes d’information, les ressources humaines, la communication… Il convient de définir avec chacun la procédure à suivre ainsi que les délais pour obtenir ces données.

Il est également important de vérifier la qualité et la cohérence des informations. Cela peut notamment se faire en demandant la même data aux fournisseurs, à des fins de comparaison. Cette action participe d’ailleurs à renforcer la confiance et la collaboration avec ses partenaires.

Quelles informations faut-il collecter ?
  • Le site/service qui passe commande ;
  • Le nom du fournisseur ;
  • Le numéro unique du fournisseur ;
  • La référence de la commande/marché/devis ;
  • Le montant de la commande (hors taxe) ;
  • La date de la commande ;
  • La désignation de la commande détaillée (articles et quantités) ;
  • La référence de la facture correspondante ;
  • Le montant de la facture (hors taxe).

Étape n° 2 : collecter les données

La deuxième étape de la cartographie des achats est dédiée à la collecte des données. On peut demander aux différents interlocuteurs de rassembler et de compléter eux-mêmes ces informations pour gagner du temps. À l’issue de cela, il s’agit de consolider cette base de données en s’assurant qu’il n’y a pas d’erreur, de doublon ou encore d’incohérence dans l’ensemble.

C’est un processus long et complexe lorsque ces informations sont stockées sous plusieurs formats, à des endroits différents. C’est (relativement) plus simple lorsque l’entreprise utilise un logiciel de comptabilité intégré, bien qu’il faille toujours garder en tête que certains achats sont réalisés en dehors des processus. Il est important d’identifier ces « achats sauvages » et de les intégrer à la cartographie des achats afin d’avoir une vision réaliste des dépenses au sein de son entreprise.

Étape n° 3 : segmenter ses achats

La troisième étape s’attache à organiser et à structurer intelligemment l’information. Cela implique de construire un référentiel achat adapté au contexte et à l’activité de l’entreprise. Il est possible de s’appuyer sur des systèmes de classification standard, comme l’UNSPSC et l’ECLASS , ou bien de créer ses propres catégories, spécifiques à son entreprise.

La cartographie d’achats peut aller jusqu’à quatre niveaux, mais se déploie plus généralement sur deux à trois niveaux. Cet exercice fonctionne en entonnoir : chaque segment d’achat peut être regroupé par catégories, puis par familles d’achats. Il est également important de souligner qu’une catégorie d’achat peut évoluer avec le temps, selon le marché fournisseurs.

Comment classifier son portefeuille achats ?
Il existe plusieurs façons de segmenter ses achats dans le cadre d’une cartographie des achats. Les deux méthodes les plus plébiscitées par les acheteurs sont l’analyse ABC et la matrice de Kraljic.
  1. L’analyse ABC s’inspire de la loi de Pareto, aussi appelée loi des 80/20. Celle-ci permet de hiérarchiser les catégories d’achats, selon leur poids dans les dépenses totales de l’entreprise.
  2. La matrice de Kraljic vise à identifier le poids stratégique des différentes catégories d’achats, selon l’importance stratégique des achats et la complexité du marché fournisseurs.
Pour approfondir la gestion des relations avec les fournisseurs et découvrir comment la segmentation fournisseur peut contribuer à l’optimisation de vos achats, consultez cet article sur le programme SRM et l’optimisation des achats.

Étape n° 4 : analyser ces informations

La quatrième étape s’attache à transformer toutes ces données en informations, puis en connaissance et, enfin, en plan d’action. Cela relève d’un véritable processus d’intelligence économique.

La cartographie des achats met alors en exergue les segments et les volumes d’achats qui sont confiés à chaque fournisseur, engagés par chaque service ou encore associés à des contrats. L’analyse de ces données permet d’identifier des tendances riches d’enseignements, mais également différents types de problèmes, comme des factures payées en trop, des frais de conversion de devises, des dépenses inexpliquées, des processus défaillants… À partir de ces informations et de ses connaissances du marché, le service achat établit un plan d’action.

Pour aller plus loin et découvrir des stratégies concrètes qui renforcent l’efficacité des achats, vous pouvez consulter cet article sur les stratégies achats gagnantes.

Étape n° 5 : présenter les résultats

La cinquième étape se focalise sur la présentation des résultats aux décideurs de l’entreprise. Grâce à une représentation visuelle par famille d’achat, par segment d’achat ou encore par fournisseur, les comportements d’achats de l’entreprise sont mis en lumière.

C’est l’occasion de leur soumettre des propositions d’actions. Pour gagner en efficacité, chaque action est présentée dans le détail, avec ses avantages et ses inconvénients, les responsables potentiels, les échéances… Une fois validées, ces actions sont mises en application et suivies de près. Il convient d’ailleurs de mettre régulièrement à jour cette cartographie, dans le but de mesurer l’impact de chaque décision.

La cartographie des dépenses constitue ainsi un outil de pilotage incontournable des achats. Cette démarche structurée et systématique permet à la fonction achat de prendre des décisions éclairées et d’atteindre ses objectifs, notamment en matière de réduction des coûts. Ce travail peut même aller encore plus loin à travers l’utilisation de solutions d’analyse de dépenses fondées sur l’Intelligence Artificielle.

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