Pour construire leur stratégie d’achat, les entreprises doivent, avant toute chose, cartographier leurs achats. C’est uniquement grâce à une vision claire de leur portefeuille achats qu’elles peuvent mettre en place les plans d’action adaptés. Cette démarche de segmentation achats est donc essentielle à leur compétitivité sur le long terme.
La segmentation achats, un impératif avant toute optimisation
La segmentation achats consiste à identifier et à classer tous les achats (produits et services) d’une entreprise en plusieurs groupes. Chaque segment d’achat doit être suffisamment homogène (que ce soit en matière de marché fournisseurs, technique, logistique…) pour qu’une stratégie puisse y être appliquée, avec des leviers définis.
Ce travail de segmentation fonctionne en entonnoir : chaque segment d’achat peut ensuite être regroupé par catégories, puis par familles d’achats. Cette vision globale du portefeuille achats permet également de déterminer l’organisation achats la plus pertinente au sein de chaque entreprise.
Voici un aperçu des segments d’achat présents dans une entreprise, qu’elle soit publique ou privée :
- Énergie et carburants ;
- Assurances ;
- Véhicules ;
- Transport ;
- Informatique et télécoms ;
- Marketing et communication ;
- Conseil, audit et expertise ;
- Formation ;
- Entretien et espaces verts ;
- Environnement de travail…
Cette démarche de segmentation achats implique bien sûr une vaste collecte de données. Ce travail doit être mené conjointement avec la direction financière. L’idée est de représenter tous les achats réalisés au sein de l’entreprise, sans exception, pour éviter la prolifération des achats sauvages. Cela permet ainsi aux directions des achats d’améliorer leur performance, tout en contribuant à la création de la valeur.
Pour rappel, les achats sauvages désignent les achats réalisés en dehors des processus définis. Parce qu’ils renferment d’importants coûts cachés, ils pèsent immanquablement sur la rentabilité des entreprises.
La matrice de Kraljic : la méthode phare de segmentation achats
Pour segmenter ses achats, il existe plusieurs approches. Toutefois, la matrice de Kraljic fait souvent autorité dans l’univers des achats. Cette méthode a été théorisée par l’économiste du même nom, Peter Kraljic, dans un article publié par la Harvard Business Review en 1983. Cette matrice permet de classifier et d’analyser le portefeuille achats afin d’orienter in fine sa stratégie.
Elle consiste à croiser deux facteurs clés, à savoir :
- L’importance stratégique des achats (dépenses, coûts totaux d’acquisition, impact sur la profitabilité…) ;
- La complexité du marché fournisseurs (concurrence, barrières à l’entrée, coûts et difficultés logistiques…).
Cette première étape permet de classer le portefeuille achats en quatre principales catégories :
- Les achats stratégiques (fort impact financier et métier ainsi que complexité du marché fournisseurs) ;
- Les achats leviers (fort impact financier et métier, complexité du marché fournisseurs modérée) ;
- Les achats critiques (impact financier et métier modéré, forte complexité du marché fournisseurs) ;
- Les achats simples (impact financier et métier ainsi que complexité du marché fournisseurs modérés).
Si cette matrice de segmentation des achats est souvent résumée à travers cette cartographie, il convient de rappeler que son auteur suggère de pousser davantage la réflexion analytique. Cela implique notamment d’analyser le marché, de positionner les différentes catégories d’achats stratégiques et d’établir un plan d’action.
Quelle stratégie d’achat adopter ?
C’est uniquement à partir d’une telle analyse que les directions des achats sont en mesure d’améliorer la gestion de chaque segment à travers une stratégie et une politique d’achat adaptées.
Toujours suivant l’exemple de la matrice de Kraljic, l’auteur préconise plusieurs approches :
- Les achats stratégiques : construction de véritables partenariats avec les fournisseurs, intégration verticale…
- Les achats leviers : mise en concurrence des fournisseurs, recherche de produits de substitution…
- Les achats critiques : sécurisation des stocks, pilotage de la relation avec les fournisseurs…
- Les achats simples : standardisation produits, optimisation des processus…
À partir de cette cartographie, les directions des achats ont naturellement commencé par structurer la gestion des achats qui étaient alors considérés comme les plus stratégiques. Aujourd’hui, elles s’intéressent de plus en plus aux achats de longue traîne (connus sous de multiples dénominations : achats de classe C, achats indirects, achats hors production, achats simples, achats critiques…), dont le coût total d’acquisition (TCO) doit aussi être optimisé.
Le cas des achats de longue traîne
Pour optimiser ces catégories d’achats, il existe une méthodologie éprouvée qui repose sur 6 leviers, intitulée Savin’side®.
La rationalisation des fournisseurs
Pour ce premier levier, il s’agit de remplacer certains fournisseurs par un distributeur de référence afin de réduire les coûts administratifs, d’alléger la charge de travail des équipes et de massifier les commandes.
L’optimisation de la sélection produits
Ce deuxième levier vise à vérifier l’adéquation des produits achetés avec les besoins fonctionnels de leurs utilisateurs. Il est ainsi possible d’éviter la sur-qualité et de favoriser la politique d’achats responsables.
La digitalisation des transactions
Ce troisième levier implique la dématérialisation de l’intégralité du processus Procure-to-Pay (de la recherche des produits jusqu’à la facturation). Les directions des achats réduisent alors d’un seul tenant les coûts administratifs, les tâches à faible valeur ajoutée et l’empreinte carbone liée aux transactions.
L’optimisation logistique
Ce quatrième levier permet d’améliorer les processus d’approvisionnement dans une optique de réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Le déploiement de l’accord-cadre
À travers ce cinquième levier, les directions des achats s’assurent que l’ensemble de leurs sites utilise bien les avantages négociés dans le contrat avec leur fournisseur. C’est ainsi qu’elles peuvent réaliser des économies directes tout en éliminant les achats sauvages.
Le pilotage de la qualité
L’objectif de ce sixième et dernier levier est de résoudre les causes racines des dysfonctionnements identifiés afin d’optimiser durablement le taux de service. L’idée est de favoriser l’amélioration continue et de réduire l’empreinte carbone liée aux réclamations.
À chaque segment d’achat, sa stratégie ! La data, associée à l’expertise des équipes achats et de leurs partenaires, permet assurément d’actionner les bons leviers
