La gestion des dépenses est essentielle pour maintenir la rentabilité et la compétitivité de toute entreprise. Cela implique la gestion des achats et des fournisseurs au sein de l’entreprise, dans le but de maximiser le retour sur investissement de chaque euro dépensé. De nos jours, une bonne gestion des dépenses sous-tend l’intégration et l’automatisation de l’ensemble des activités liées aux dépenses, allant de la contractualisation avec les fournisseurs jusqu’à leur paiement.
Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses (business spend management) consiste à mettre sous contrôle et à optimiser les dépenses au sein d’une organisation, de façon continue. Cela implique de suivre, d’analyser et d’automatiser toutes les activités et les processus liés aux dépenses professionnelles. Cette démarche englobe tout ce qui se passe avant, pendant, et après avoir dépensé de l’argent pour le compte d’une entreprise, à savoir :
- La négociation des termes contractuels ;
- La création de bons de commande ;
- Le traitement des factures ;
- La gestion des fournisseurs et des stocks ;
- Le développement des produits…
En menant une solide gestion des dépenses, les entreprises bénéficient d’une vision globale et détaillée de la façon dont les ressources sont utilisées, mais aussi des raisons explicatives. Si la gestion des dépenses est souvent réalisée par les directions finance et achats, cela concerne également les parties prenantes impliquées dans la gestion du budget et la planification de la rentabilité comme la comptabilité, le contrôle de gestion ou encore la chaîne d’approvisionnement, par exemple.
Tony Tiscornia, directeur financier de Coupa, une plateforme unifiée de gestion des dépenses, explique : « Le Business Spend Management harmonise toute une série de processus administratifs afin qu’ils apportent ensemble plus de valeur et d’efficacité qu’ils ne pourraient le faire seuls. Cela commence par l’utilisation de la technologie pour obtenir une vue unifiée et granulaire de toutes les dépenses de l’entreprise, ce qui permet aux équipes financières et d’approvisionnement de prendre des décisions et d’agir rapidement, de réduire les risques et de créer des chaînes d’approvisionnement plus intelligentes. »
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Les charges fixes, c’est-à-dire toute dépense qui ne varie pas en fonction du volume de production (loyer des locaux, frais d’entretien, salaires des collaborateurs, impôts…).
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Les charges variables, soit toute dépense dont le montant est directement lié au volume d’activité de l’entreprise (matières premières, frais logistiques, salaires des collaborateurs temporaires, prestataires…).
Gestion des dépenses : les bonnes pratiques
Pour mettre en œuvre une gestion efficace des dépenses, toute entreprise doit s’appuyer sur trois impondérables : une analyse approfondie, des processus structurés et des outils adaptés.
Une analyse approfondie
Avant de pouvoir optimiser leurs dépenses, les entreprises doivent comprendre où va leur argent. Grâce à une analyse approfondie des coûts, elles peuvent identifier des sources d’économies potentielles ainsi que des opportunités pour améliorer l’efficacité globale.
Cela implique de systématiser cette démarche, à travers la mise en place d’une grille d’analyse des dépenses dont les objectifs sont les suivants :
- Dessiner une cartographie globale des achats ;
- Améliorer le suivi des dépenses ;
- Identifier des axes de progrès.
Des processus structurés
La politique de gestion des dépenses repose sur des processus clairs et connus de tous.
Cela couvre :
- Les autorisations et modalités d’engagement de dépenses ;
- Les processus de transmission de factures auprès du service comptabilité ;
- Les circuits de validation des factures avant leurs paiements ;
- Les politiques de règlement appliquées aux fournisseurs et partenaires ;
- Etc.
L’idée est de renforcer le contrôle interne, de mieux piloter ses coûts et, ainsi, d’optimiser la gestion de sa trésorerie.
Des outils de gestion des dépenses adaptés
Les entreprises ont également tout intérêt à s’équiper d’un logiciel de gestion des dépenses adapté, couvrant l’ensemble du processus achat. Cela permet d’automatiser les tâches récurrentes, de réduire les erreurs manuelles et de mettre en place des processus collaboratifs au cœur de l’organisation. C’est ainsi que les équipes pourront assurer un suivi du reporting et de leur budget en temps réel, à partir d’une seule et même plateforme.
Les bénéfices de la gestion des dépenses
La gestion des dépenses d’entreprise permet aux décideurs de prendre des décisions plus éclairées, à partir de données précises. Ces avantages concernent la réduction des coûts, une meilleure productivité, l’atténuation des risques et la planification financière.
Réduire les coûts
Grâce à une bonne gestion des dépenses, les entreprises savent précisément ce qui est acheté, auprès de qui, par qui et à quel prix. Les données sont centralisées, catégorisées et analysées dans le but d’identifier des opportunités d’économies. Cela peut mettre en lumière l’importance de renégocier son accord avec un fournisseur pour obtenir des tarifs plus avantageux et/ou de meilleures conditions contractuelles.
Booster la productivité
Les outils de gestion des dépenses favorisent l’optimisation des processus et, tout particulièrement, l’automatisation des processus manuels. Cela permet aux équipes de gagner en efficacité, tout en réduisant le nombre d’erreurs. C’est un point essentiel, car cela libère du temps et des ressources, au profit d’activités plus stratégiques.
Mieux gérer les risques
Une solution complète de gestion des dépenses permet de mieux identifier les facteurs de risques, mais surtout de les anticiper à travers la construction d’un solide plan d’action. Cela favorise notamment la mise en conformité vis-à-vis des réglementations, l’évaluation et le contrôle du panel fournisseurs, ainsi que la prévention des fraudes.
Améliorer la planification financière
Les entreprises qui s’attachent à gérer leurs dépenses bénéficient d’une meilleure visibilité sur tous les types de dépenses, c’est-à-dire les factures approuvées, les paiements à venir et les flux de trésorerie au global. Cela les aide à garder le contrôle des dépenses, tout en prévenant les dépassements de budget.
La gestion des dépenses est un élément essentiel à la gestion d’entreprise pour garantir une croissance pérenne. En analysant attentivement leurs dépenses et en optimisant les processus via un outil dédié, les entreprises maximisent l’efficacité opérationnelle, tout en améliorant leur rentabilité. Adopter ces bonnes pratiques, c’est se positionner sur la voie du succès dans un environnement concurrentiel.
