Digitaliser sa chaîne d’achats BtoB est aussi nécessaire qu’engageant. Le Procure-to-Pay est riche de promesses, mais porte également sa part de défis pour les directions achats. À travers la constitution d’un groupe de travail composé de décideurs d’achats, le site communautaire Procurement Leaders se saisit de l’importance du sujet. Il met également en avant celle de la rédaction d’une feuille de route à l’usage de la fonction achats et de la collaboration entre les différentes parties prenantes. Le caractère stratégique d’un projet P2P est ainsi souligné. Dans cet article, découvrez ce qu’est une feuille de route pour un projet P2P et comment la concevoir.
Comment faire une feuille de route pour un projet P2P ?
Pour réussir la feuille de route d’un projet P2P, il faut d’abord connaître les avantages à mettre en place cet outil stratégique.
Pourquoi faire une feuille de route pour un projet P2P ?
Technique de planification stratégique, la feuille de route d’un projet P2P identifie clairement les objectifs et les principales étapes avec une hiérarchisation dans le temps, dans une démarche d’e-procurement.
Cet outil sert aussi bien à l’équipe marketing qu’aux autres services de l’entreprise. Très utile lors des différentes réunions de projet, il peut être partagé aux collaborateurs comme aux clients, qui disposent ainsi d’une vision d’ensemble sur la méthode à appliquer pour atteindre les objectifs prédéfinis.
Comment définir la feuille de route d’un projet ?
La définition d’une feuille de route pour un projet P2P s’appuie sur plusieurs éléments :
- Identification des enjeux ;
- Définition d’une stratégie digitale ;
- Priorisation des actions ;
- Évaluation de la maturité digitale de l’entreprise.
La présentation de ce type de feuille de route intègre des visuels et des graphiques pour une meilleure compréhension et un accès facilité aux ressources.
Identifier les deux grandes familles d’enjeux d’un projet P2P
Pour rendre plus aisément comparables leurs expériences de transformation digitale, les experts réunis par Procurement Leaders ont structuré leurs échanges sur le P2P autour de deux grands types d’enjeux.
Les membres du groupe de travail se sont d’abord penchés sur l’automatisation du processus achats, c’est-à-dire de chacune des étapes du processus, de la gestion des fournisseurs à la liquidation des factures.
Ils ont ensuite évoqué le recueil et le traitement en temps réel des données, qui permettent d’optimiser la chaîne d’achats dans son ensemble.
En identifiant clairement ces deux axes, les équipes parties prenantes de la réalisation d’une feuille de route P2P prennent conscience de l’intérêt de sa mise en place et des objectifs généraux à atteindre.
Définir sa stratégie digitale
À travers la diversité de leurs projets respectifs, les membres du groupe de travail se sont attachés à identifier les incontournables d’un projet de transformation digitale de la fonction achats.
Le premier élément fondamental est tout simplement de formaliser sa stratégie digitale. Définir le rythme et l’ambition via une feuille de route est, à l’unanimité, la meilleure façon de conduire un projet de cette envergure. La feuille de route d’un projet P2P aiguille l’ensemble des collaborateurs pour garantir l’efficacité des actions mises en place par la suite.
S’appuyer sur les cinq priorités d’action définies par The Hackett Group
Une récente étude de The Hackett Group fournit d’ores et déjà quelques pistes pour structurer une feuille de route :
- Améliorer la puissance d’analyse ;
- Aligner les compétences des équipes sur les besoins du business ;
- Professionnaliser la gestion de la relation fournisseurs ;
- Augmenter l’agilité de la fonction achats ;
- Renforcer la focalisation business.
En priorisant les actions, le service chargé de la conception de la feuille de route optimise son efficacité. Cet outil co-construit par les différents collaborateurs est ainsi véritablement utile et offre des fonctionnalités variées. Il permet de faire le point sur les démarches entreprises, mais aussi sur les points bloquants rencontrés par les équipes.
Évaluer l’étendue de sa maturité digitale
Le groupe de travail formé par Procurement Leaders aborde également la définition des étapes clés d’une stratégie P2P bien conduite.
Pour ce faire, ils ont remis sur le devant de la scène une précédente contribution collective de la fonction achats : l’évaluation de la maturité digitale de l’entreprise (DRA[1]). Selon le même principe que la solution Savin’side® de Manutan, la grille d’évaluation DRA compte un certain nombre d’items organisés selon quatre piliers. Les notes obtenues dessinent une cartographie de la maturité digitale de l’entreprise et permettent de visualiser les priorités d’action personnalisées.
Le réexamen de la DRA apparaît comme un excellent point de départ pour ensuite rédiger la feuille de route du projet P2P. Deux solutions sont alors possibles :
- Développer les quatre piliers de la DRA (« Hommes & culture », « Infrastructure & ressources », « Gouvernance & fonctionnement » et « Vision stratégique ») ;
- Bâtir directement à partir de la DRA actuelle une feuille de route susceptible d’aider les directions achats à accélérer leur transformation. L’idée des membres du groupe est alors, en appliquant l’évaluation à leurs propres départements, d’identifier les goulots d’étranglement et d’en déduire les étapes qui s’imposent.
Utiliser un outil pour concevoir la feuille de route d’un projet P2P
Le choix de l’outil de création pour une feuille de route P2P se fait en fonction de plusieurs éléments, notamment des fonctionnalités proposées :
- Personnalisation de la feuille de route ;
- Intégration des autres outils utilisés dans le cadre du projet Procure-to-Pay ;
- Ajout de visuels pour un partage efficace des idées et des retours lors des réunions.
L’élément principal reste tout de même qu’un outil dédié à la conception et à la mise à jour d’une feuille de route pour un projet P2P doit faire gagner du temps.
Tenir à jour la feuille de route d’un projet P2P pour une plus grande efficacité
Il ne s’agit pas seulement de concevoir une feuille de route avant de lancer ou d’optimiser un projet Procure-to-Pay, il est aussi important de veiller à la mettre à jour et à la partager à l’ensemble des collaborateurs.
Ce document est un véritable engagement. Il liste les actions à réaliser pour accroître l’efficacité des opérations P2P. Il est ainsi essentiel de l’actualiser autant que possible et de s’y référer lors des réunions auxquelles assistent les différents services intervenants dans le projet.
Le groupe de travail de Procurement Leaders poursuit ses réflexions afin de donner à la fonction achats de nouveaux repères pour s’orienter dans la bonne direction.
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[1] Digital Readiness Assessment
