C’est bien connu : négocier et signer un contrat avec un fournisseur est une chose, son application sur le terrain en est une autre. Le déploiement des contrats est une étape charnière lorsqu’un département achats passe de la théorie à la pratique avec un objectif majeur : faire adhérer l’ensemble des acteurs (utilisateurs finaux, responsables de sites ou d’ateliers…) aux nouveaux processus mis en place. Pour déployer un accord-cadre avec succès, voici une sélection de bonnes pratiques à mettre en place…
1. Définir un plan de déploiement sur-mesure
Avant toute chose, il est impératif de définir les fondements du plan de déploiement. Cela comprend notamment :
- Les objectifs : promouvoir le nouveau contrat-cadre, développer la digitalisation, mettre une marque précise en lumière…
- Les indicateurs de performance : le chiffre d’affaires par collaborateur, le taux de digitalisation…
- Les moyens pour atteindre les objectifs préalablement fixés : une campagne d’appels téléphoniques, de visites, d’emailings…
« Le plan de déploiement du contrat, et notamment les moyens employés, doivent être parfaitement adaptés à la structure et aux pratiques de l’entreprise. Après avoir établi une cartographie précise de son organisation et des sites, il convient de s’interroger : est-ce que mon service achats a une forte capacité d’influence ? Est-ce que les utilisateurs ont pour habitude de répondre au téléphone ou ont facilement accès à leur emails (ce qui ne sera pas forcément le cas pour des postes « non sédentaires » comme la logistique ou les chantiers) ? Un plan d’actions efficace prendra en compte l’ensemble de ces paramètres » explique Xavier Laurent, Directeur des Services à Valeur Ajoutée de Manutan.
2. Travailler main dans la main avec le fournisseur
Il est également nécessaire que les deux parties pilotant le contrat (le plus souvent, le leadbuyer et le commercial) entretiennent une relation de qualité, basée sur l’écoute, la confiance et l’échange. Combiner les forces de chacun, la connaissance terrain du leadbuyer à l’expérience du commercial, permet d’actionner les bons leviers auprès des parties prenantes internes.
« Lorsque je travaille sur le déploiement d’un contrat, je considère mon interlocuteur (le leadbuyer) comme un nouveau collègue. Ensemble, nous mettons en place une véritable culture du feedback, que ce soit entre nous mais aussi avec les prescripteurs et les utilisateurs. C’est ainsi que l’on parvient à obtenir un maximum de visibilité sur la réalité du terrain pour adresser les points de blocage, trouver les solutions adaptées, identifier les relais d’information… » détaille Mourad Ezzouitini, responsable des ventes nationales de Manutan.
3. Mettre en place un système de reporting
Enfin, il convient de suivre les indicateurs de performance (par exemple, le taux d’adhésion des sites), selon le rythme et le format définis conjointement en amont.
Ce système de reporting permet non seulement d’ajuster le plan d’actions selon les besoins mais aussi d’impliquer les parties prenantes en communiquant et partageant les avancées du projet.
In fine, le fil rouge d’un plan de déploiement efficace reste avant tout la mise en œuvre d’une stratégie parfaitement adaptée à la réalité de l’entreprise, dont les trois piliers sont l’anticipation, la communication et l’amélioration continue.
