La performance de la fonction achats influe directement sur la rentabilité de l’entreprise. Bien plus qu’un simple service d’approvisionnement, c’est une activité stratégique. Les achats doivent remplir de réels objectifs commerciaux et opérationnels. L’optimisation des achats dans les entreprises prend alors tout son sens. Pourquoi et comment la mettre en place ? Quels sont les bénéfices de l’optimisation des achats ? Comment en mesurer les performances ? Découvrez-le à la lecture de cet article.
Pourquoi optimiser ses achats ?
Pour comprendre les avantages de l’optimisation des achats, il faut, tout d’abord, revenir sur la mission du service achat.
Quels sont les 3 objectifs de la fonction achats ?
La fonction achats remplit 3 objectifs :
- Réduire les coûts d’achat des produits et ainsi accroître la marge de l’entreprise ;
- Augmenter la qualité de la marchandise achetée auprès des fournisseurs ;
- Prévenir l’entreprise de problèmes d’approvisionnement ou de tout autre incident.
La fonction achats joue donc un rôle primordial. Chargée de fournir les composants essentiels à la production, tout en veillant à la réduction des coûts et à la bonne gestion des stocks, elle participe activement à la rentabilité de l’entreprise. Elle opère sur le plan financier, commercial et stratégique.
Ses responsabilités s’étendent de la recherche des fournisseurs à la gestion des stocks. Chaque étape de l’approvisionnement a un coût et un risque. L’enjeu est grand. Une faille dans le processus et l’entreprise devra certainement en payer le prix.
Ainsi, un retard dans la livraison décale toute la chaîne de production. Un défaut sur un composant de base impacte la qualité du produit fini. L’image de l’entreprise est alors affectée, avec toutes les retombées que cela peut engendrer : baisse de rentabilité, de notoriété, de confiance et de chiffre d’affaires.
L’optimisation des achats est donc un point clé dans la stratégie de l’entreprise.
Quels sont les risques d’un processus d’achats non optimisé ?
Sans optimisation de son processus, la fonction achats aura des difficultés à remplir ses missions. Les sources de problèmes sont multiples. En voici quelques-unes :
- Manque de communication à l’intérieur d’un service ou entre plusieurs services entraînant des oublis ou des doublons de travail ;
- Suivi des commandes insuffisant ayant pour conséquence des retards de livraison non traqués ;
- Difficulté à retrouver certains documents (factures, commandes, contrats…) faisant perdre beaucoup de temps aux collaborateurs ;
- Mauvaise définition des critères de sélection des fournisseurs entraînant des produits non en adéquation avec les exigences de l’entreprise ;
- Multiples commandes passées sans contrôle ni optimisation augmentant les coûts d’achats ;
- Etc.
Les conséquences d’achats non optimisés pour l’entreprise sont loin d’être négligeables en termes de coût, d’efficacité et de production.
Quels sont les bénéfices de l’optimisation des achats des entreprises ?
Une entreprise a donc tout intérêt à miser sur un management d’achat optimisé, ne serait-ce que pour profiter des cinq impacts positifs suivants.
La réduction des dépenses
Des collaborateurs sensibilisés à la politique d’achat de l’entreprise sont plus enclins à se questionner davantage sur leurs besoins réels. Les commandes passées sont ainsi maîtrisées.
D’autre part, un sourcing pointu permet au service achat de découvrir de nouveaux fournisseurs, de faire jouer la concurrence pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix possible.
L’augmentation de la marge
Les économies réalisées grâce à la diminution des dépenses sont un véritable effet de levier pour l’entreprise.
Une simple réduction des coûts d’achat engendre une marge brute bien plus importante que si le chiffre d’affaires avait été augmenté.
Le gain de productivité
La centralisation des activités au sein d’outils achats digitaux permet une aisance d’interaction et donc une meilleure productivité :
- Gestion des demandes intégrée au processus de commande et de négociation ;
- Validation des demandes confrontée au budget alloué ;
- Bons de livraison rattachés aux bons de commande ;
- Évaluation des fournisseurs ;
- Factures liées aux informations des tiers ;
- Paiements gérés automatiquement depuis les outils.
La prévention des risques
L’optimisation des achats permet d’enlever un poids dans la balance des risques. C’est l’assurance d’un bon suivi des livraisons et donc de ne constater aucune rupture dans la chaîne d’approvisionnement. C’est aussi la garantie du paiement des fournisseurs dans les temps, évitant ainsi tout litige. Cela permet d’identifier rapidement tout dépassement de budget et de faire remonter toute défaillance dans le système.
La création de valeur
Le service approvisionnement est créateur de valeur, et non des moindres ! C’est d’autant plus le cas dans les entreprises qui pratiquent l’optimisation des achats. Que ce soit en délivrant des produits de qualité, en adoptant une démarche RSE ou grâce à l’une des solutions évoquées plus haut, c’est tout un écosystème qui se forme en faveur de l’entreprise.
Optimiser les achats en entreprise et en mesurer la performance : comment faire ?
Intégrer une procédure d’achats optimisée au sein de l’entreprise se fait en deux grandes étapes : l’application du processus et le suivi des performances.
Comment optimiser les achats ?
L’optimisation des achats peut être découpée en 5 grandes actions :
- Mise en place d’un audit des achats afin de s’assurer d’un référentiel unique qui mesure et collecte les achats ;
- Catégorisation des dépenses en fonction de la classification des achats et de leur volume pour identifier les économies réalisables ;
- Recherche des offres permettant une réduction des coûts ;
- Centralisation des demandes et automatisation du processus d’achat ;
- Partage de la stratégie mise en place pour sensibiliser les collaborateurs.
Optimiser ses achats s’opère à travers le suivi précis des commandes, la définition d’une politique d’achat explicite, un management efficace des stocks, la création d’une base de données des fournisseurs, mais aussi le fait de mieux acheter.
Une fois l’optimisation en place, il est important d’en mesurer les performances afin de réaligner la stratégie si nécessaire.
Comment mesurer la performance d’un service achats ?
Définir des objectifs précis à l’égard des fournisseurs est la première phase. La qualité de la marchandise, son prix ainsi que les délais de livraison sont à prendre en compte dans le plan de performance.
Mais la fonction achats travaille également avec tous les services de l’entreprise : les collaborateurs, le service financier et la direction générale. Afin de consolider la stratégie globale de l’entreprise, elle doit donc établir des KPIs en adéquation avec les autres parties.
L’utilisation d’outils est alors d’une grande aide. Les tableaux de bord permettent de suivre et de mesurer la performance du service achat de bout en bout. Voici quelques indicateurs intéressants à observer :
- Nombre de commandes ;
- Coût moyen des achats ;
- Marge commerciale ;
- Conformité des fournisseurs ;
- Prise en compte des critères RSE ;
- Nombre de fournisseurs par article.
L’optimisation des achats offre donc de nombreux résultats positifs pour les entreprises qui la mettent en place au sein de leurs services.
Pour compléter cet article, nous vous invitons à regarder cette vidéo sur l’optimisation des achats.
