La fonction achats joue un rôle clé dans la compétitivité et la valeur commerciale au sein des entreprises. Et pour cause : les achats représentent près de 30 % du chiffre d’affaires des entreprises de services et au moins 50 % du chiffre d’affaires des sociétés industrielles. De tout temps, les acheteurs ont eu pour mission de réduire et d’optimiser les coûts. Dans le contexte inflationniste actuel, c’est même devenu une priorité absolue.
L’optimisation des coûts : la priorité des achats
À ce jour, réduire, optimiser et maîtriser les coûts constituent la priorité pour les directions achats, d’après la dernière étude menée par PwC. Cela s’explique de par le contexte de polycrises que vivent les entreprises depuis la crise Covid, qui a été suivie par les guerres entre l’Ukraine-Russie et au Proche-Orient, et les diverses tensions géopolitiques.
Ce phénomène touche l’ensemble des secteurs d’activité, sans exception. Ce sentiment est d’ailleurs partagé par la quasi-intégralité des professionnels des achats, comme le souligne Corinne Loreaux, directrice achats de la Société du Grand Paris : « La Direction des achats reprend son rôle de chef d’orchestre au sein de l’entreprise sur les différentes pistes d’optimisation des coûts en cette période de forte inflation. »
Dans ce contexte, les directions des achats doivent mettre en place une stratégie de réduction et d’optimisation efficace des coûts, qui permet de maximiser la rentabilité sans nuire à la performance globale. « Une des questions centrales en 2024 sera comment mieux maîtriser ses coûts en raison de la pression croissante sur les marges avec des ventes qui soit stagnent, soit sont en baisse. Les coûts et donc les achats doivent suivre a minima la trajectoire des ventes pour maintenir un niveau acceptable de rentabilité » ajoute Philippe Dulou, associé EY Consulting sur les sujets achats, supply chain.
Il revient dès lors à la fonction achats d’actionner des leviers rapides et durables pour réduire les dépenses, sans compromettre la qualité. Pour y parvenir, les acheteurs peuvent s’attacher à réduire les coûts directs, c’est-à-dire le prix d’achat des biens et/ou des services, mais aussi optimiser les coûts indirects, qui sont liés au fonctionnement de l’entreprise.
Quels leviers achats pour optimiser les coûts ?
S’il existe de multiples leviers d’optimisation des coûts, il revient à chaque service achat d’activer ceux qui sont les plus adaptés à la situation de son entreprise. C’est l’occasion de réaliser une cartographie des dépenses de son entreprise pour identifier les gisements d’économies potentiels.
La négociation contractuelle
C’est souvent le premier levier d’optimisation des coûts qui est activé par les directions achats. Pour qu’une négociation contractuelle soit efficace, les acheteurs doivent bien s’y préparer. Il leur faut bien définir leurs objectifs et les arguments à l’appui de ces demandes. Pour négocier les prix et conditions contractuelles, il faudra, par exemple, s’engager sur de plus grands volumes de marchandises, garantir de bonnes conditions de paiement ou encore faire jouer la concurrence. D’après une étude tchèque, chaque nouveau concurrent dans le cadre d’un sourcing contribue à réduire le coût d’achat de 3,4 % en moyenne.
La définition des besoins
La fonction achats peut également agir de façon proactive pour optimiser les coûts. Cela implique de travailler main dans la main avec les équipes métiers sur la revue des besoins fonctionnels, l’ajustement des spécifications techniques et la construction du cahier des charges. Le but est de répondre au plus juste aux besoins des clients internes, en limitant le phénomène de sur-qualité. À ce titre, il s’avère que les entreprises privilégient le haut de gamme dans plus d’un tiers des cas, en matière d’achats de classe C. Pourtant, ce niveau de gamme n’est pas toujours le plus pertinent au regard de l’utilisation faite du produit.
La vision TCO
Les directions achats doivent également apporter leur expertise en adoptant une vision TCO (coût total d’acquisition). Il est important de regarder au-delà du prix unitaire et de prendre en compte tous les coûts associés, à savoir :
- Les frais de transport ;
- Les ressources nécessaires pour utiliser le produit ;
- Le prix des pièces de rechange et/ou de l’entretien ;
- La durée de vie…
Toutes ces notions doivent peser dans la balance pour prendre des décisions éclairées sur le long terme. Cet outil stratégique permet d’optimiser les coûts directs et indirects, et ainsi de créer de la valeur.
La rationalisation fournisseurs
C’est un levier particulièrement intéressant à activer pour les achats de classe C, qui concentrent l’essentiel du panel fournisseurs. La plupart sont des fournisseurs peu actifs, qui enregistrent un faible volume de commandes annuelles. En remplaçant ces fournisseurs par un distributeur de référence dont l’offre est assez large pour couvrir les différents besoins, cela ouvre la voie aux économies indirectes. Cela contribue à réduire les coûts de gestion fournisseurs qui sont évalués en moyenne à 1 000 €/an/fournisseurs, mais aussi, de facto, les coûts transactionnels.
La digitalisation des processus
L’optimisation des coûts passe également par la dématérialisation des processus achats. Grâce aux solutions digitales, les directions achats peuvent digitaliser et automatiser une grande partie de leurs processus, du sourcing jusqu’au paiement des factures. Cela permet aux entreprises de gagner en efficacité, mais aussi de réaliser des économies indirectes. L’exemple est frappant avec les outils d’e-procurement : le coût d’une transaction classique est estimé à 95 € tandis qu’une transaction entièrement dématérialisée est évaluée à 19 €. Cela représente donc 80 % d’économies pour chaque transaction. Cela fonctionne également avec les outils d’e-sourcing associés aux technologies d’intelligence artificielle qui permettent d’obtenir en moyenne jusqu’à 10 % de réduction des coûts sur les achats.
À l’issue de cela, toute stratégie de réduction et d’optimisation des coûts doit être pilotée sur le long terme. À l’aide d’indicateurs clés de performance, le service achats va suivre les économies réalisées et ajuster le plan d’action en fonction des résultats obtenus. D’autant qu’il s’agit d’une démarche continue, qui doit s’adapter aux évolutions du marché et aux priorités stratégiques de l’entreprise.
Vous l’avez compris, cette démarche contribue non seulement à réduire les dépenses, mais aussi à améliorer l’efficacité et l’agilité de l’entreprise sur des marchés toujours plus exigeants. Toutefois, cela ne doit pas se faire au détriment de la qualité, de la sécurité et des relations fournisseurs. C’est ainsi qu’une solide gestion des coûts permettra à toute entreprise de contribuer à une croissance rentable.
