De nos jours, les entreprises évoluent dans un environnement toujours plus concurrentiel. Pour faire la différence, elles doivent continuellement booster leur efficacité opérationnelle, réduire leurs coûts et améliorer la qualité globale. Dans cette dynamique, elles peuvent miser sur le Lean Management afin d’améliorer leur performance globale et s’inscrire dans l’amélioration continue. Cette démarche repose sur des grands principes, mais aussi des outils précis et efficaces, accessibles à tous.
L’importance du Lean Management
Le Lean Management désigne une méthode de gestion et d’organisation du travail qui a pour but d’améliorer les performances de l’entreprise. Cette démarche repose sur l’optimisation des processus pour réduire les temps sans valeur ajoutée, la complexité et les causes de non-qualité. D’ailleurs, « Lean » se traduit comme « sans superflu ». Cela reflète bien l’idée de revenir à l’essentiel, supprimer les tâches inutiles, les gaspillages.
Dans la philosophie du Lean Management, les gaspillages se cachent dans toutes les actions qui n’apportent aucune valeur ajoutée pour le client. Il peut s’agir, par exemple, de surstockage, des pertes de temps, d’une mauvaise répartition des tâches, d’erreurs de commande…
Quels que soient les outils utilisés, le Lean Management permet d’améliorer la productivité et l’efficacité au sein des organisations, tout en optimisant l’utilisation des ressources. En conséquence, cela a un impact déterminant sur la satisfaction des clients, ainsi que le succès des collaborateurs.
Ce concept s’applique désormais aux différentes fonctions clés de l’entreprise. On le retrouve dans la production à travers le Lean Manufacturing, comme dans la fonction achats avec le Lean Procurement ou le Lean Purchasing.
Quels sont les 4 outils indispensables du Lean ?
Le Lean Purchasing consiste à acheter moins en limitant les gaspillages et à acheter mieux en optimisant les processus. Pour y parvenir, les entreprises ont accès à différents outils, du Value Stream Mapping (VSM) jusqu’au Kaizen.
Le Value Stream Mapping (VSM)
Le Value Stream Mapping consiste à réaliser une cartographie de la chaîne de valeur. Cela permet d’obtenir une vision globale, mais également détaillée des processus achats. Il s’agit d’analyser les différents flux, d’identifier les gaspillages et d’optimiser les opérations.
C’est un outil clé dans la cartographie des processus. Cela sous-tend d’avoir défini le processus qu’il convient d’analyser ainsi que les objectifs clés. Ce travail implique de collecter un maximum d’informations en échangeant avec les équipes concernées, en examinant la documentation, en observant le terrain. Cela permet alors de documenter chaque étape du processus, de manière à ce que cela vienne refléter la réalité opérationnelle et mettre en exergue les opportunités d’amélioration.
La méthode des 5 S
La méthode 5S vise à optimiser l’environnement de travail, tout en réduisant les gaspillages. Elle permet de maintenir un espace propre, rangé et organisé. À la clé, les équipes gagnent en efficacité, en productivité, mais aussi en sérénité.
Cette méthodologie repose sur cinq étapes clés :
- Seiri (trier) : la première étape implique de réaliser un tri au sein de l’environnement de travail, en éliminant tout ce qui est inutile ou superflu.
- Seiton (ranger) : la seconde étape se focalise sur le rangement et l’organisation de l’espace. L’idée est de permettre à chaque collaborateur de retrouver facilement ses outils de travail.
- Seiso (nettoyer) : cette troisième étape est dédiée au nettoyage. Pour garantir le bien-être, la santé et la sécurité des collaborateurs, l’environnement de travail doit être soigné.
- Seiketsu (standardiser) : cette quatrième étape sert à standardiser toutes les démarches précédentes, via la mise en place de procédures. Cela aide à maintenir l’espace de travail en bon état.
- Shitsuke (suivre) : cette cinquième et dernière étape consiste à s’assurer que les collaborations suivent ces nouvelles règles. Cela repose sur la mise en place d’une véritable culture d’amélioration continue.
Tout au long du projet, les équipes réalisent des « gemba walks » pour observer les évolutions, écouter les retours du terrain et chercher des opportunités d’amélioration.
La méthode Lean Six Sigma
La méthode Lean Six Sigma a pour but d’améliorer la qualité et l’efficacité des processus. Cette démarche implique d’éradiquer les gaspillages et de réduire les variations et les défauts, à travers une approche systématique. Déployée en mode projet, elle s’appuie sur une approche pragmatique de résolution de problème, intitulée « DMAIC ».
Il s’agit de cinq grandes étapes :
- Define (définir) : cette méthode démarre en identifiant la problématique et les objectifs à atteindre. Il est aussi nécessaire de définir le périmètre, le timing et l’équipe projet.
- Measure (mesurer) : pour évaluer l’ampleur du sujet, l’équipe projet s’appuie sur un indicateur (taux de service, taux d’achat effectué hors contrat…).
- Analyse (analyser) : l’équipe projet s’attelle alors à rechercher les causes racines du problème en analyser les processus et les données.
- Improve (améliorer) : il s’agit alors de tester des solutions avant de les mettre en œuvre sur le long terme pour éliminer la cause du problème.
- Control (maîtriser) : il est essentiel de surveiller les résultats obtenus, via la mise en place d’un système de suivi et de contrôle.
La méthode Kaizen
La méthode Kaizen a pour objectif de perfectionner continuellement les processus en favorisant le travail collaboratif. Cela implique un changement lent et progressif, qui agit durablement sur la productivité et la réduction des coûts. Grace Lagneau, supply chain manager chez Lennox EMEA, et Romaric Servajean-Hilst, professeur à Kedge Business School, entrepreneur et chercheur-associé, expliquent : « Être un acheteur Kaizen, c’est analyser constamment la situation de son portefeuille, de ses marchés, de ses fournisseurs, c’est réfléchir, c’est questionner en permanence ses propres pratiques, celles de ses clients internes et de ses fournisseurs, c’est proposer de nouvelles manières de faire et expérimenter avec ses parties prenantes. »
Pour mettre en place un chantier Kaizen, l’entreprise peut s’appuyer sur l’outil PDCA :
- Plan (préparer) : il s’agit de réaliser une analyse de la situation actuelle. Ce travail repose sur la cartographie de l’ensemble des activités, l’identification des points de blocage et la planification des prochaines actions.
- Do (faire) : l’équipe s’attache alors à déployer le plan d’action sur le terrain, en privilégiant les petits changements successifs.
- Check (contrôler) : l’équipe vérifie les résultats obtenus et suit les indicateurs de performance préalablement définis. Cela requiert d’aller à la rencontre du terrain pour formaliser et superviser le déploiement d’actions correctives.
- Act (réagir) : cette dernière étape consiste à déployer intégralement le projet, en intégrant les améliorations dans la pratique régulière.
Finalement, le Lean Management offre toute une palette de solutions pour optimiser les processus, réduire les gaspillages et renforcer la satisfaction des clients. En adoptant les bons outils, les entreprises peuvent ainsi renforcer leur compétitivité, tout en créant un environnement de travail plus agile et efficace. Cette démarche relève d’une véritable philosophie de gestion au service de la performance.
