Pour s’inscrire dans une démarche d’optimisation des coûts, les directions des achats s’appuient très souvent sur le TCO. Il s’agit d’une méthode de calcul des coûts totaux d’acquisition d’un produit et/ou d’un service qui permet d’acheter au plus juste de ses besoins, tout en optimisant ses dépenses. Pour mettre en exergue l’importance du TCO, nous avons une histoire incroyable, mais vraie à vous partager. Il y a quelques années, le Parlement irlandais a dépensé plus d’un million d’euros dans une imprimante ultra performante, pour s’apercevoir après coup que la machine était trop volumineuse pour pouvoir être installée dans la pièce prévue à cet effet. Cette affaire avait fait, à juste titre, le tour des médias européens.
Définition du TCO, coût total d’acquisition
Le TCO (en anglais, Total Cost of Ownership), aussi connu sous le nom de « coût global d’acquisition » ou « coût total de possession », est une démarche largement plébiscitée par les directions achats. Elle vise à calculer le coût réel d’un produit et/ou d’un service. Cela comprend à la fois les coûts directs et les coûts indirects sur l’ensemble de la durée de vie du produit et/ou du service en question.
Alors, comment faire le calcul du TCO ? Pour calculer le TCO d’un produit et/ou service, il faut prendre en compte tous les types de coûts, directs et indirects, à savoir :
- Le prix d’achat ;
- Le coût induit (transport, emballage, assurance…) ;
- Le coût d’acquisition (fonctionnement de la direction des achats) ;
- Le coût de possession (coûts de dépréciation, gestion des stocks…) ;
- Le coût de maintenance (pièces détachées, coûts d’entretien…) ;
- Le coût d’utilisation (exploitation, services associés…) ;
- Le coût de non-qualité (respect des délais, traitement de la non-conformité…) ;
- Le coût de retrait (réemploi, recyclage, destruction…).
Selon la typologie des produits et/ou des services concernés, il convient d’adapter la méthode de calcul du coût total d’acquisition (TCO). Quel que soit le calcul, cette approche reste un formidable outil pour évaluer l’ensemble des coûts et prendre des décisions éclairées à partir de ces informations.
L’histoire d’une imprimante au TCO record
Il y a quelques années, le Parlement irlandais a décidé d’acheter une imprimante dernier cri, signée Komori. C’était un investissement important au vu de son prix d’achat non négligeable, atteignant plus de 800 000 d’euros. À cela s’ajoutaient les équipements associés (massicot, appareils de pliage, etc.) pour arriver à une transaction finale à plus d’un million d’euros. Sauf qu’une fois l’imprimante livrée, les équipes ont pris la mesure de ses dimensions, au sens propre comme au figuré : 2,1 mètres de haut sur 1,9 mètre de large. Elles se sont rendu compte que l’imprimante ne rentrait pas dans la pièce prévue à cet effet. En fait, elle ne passait même pas certaines portes de la Leinster House, bâtiment qui date du XVIIIe siècle.
Le retour produit était impossible, car le contrat était d’ores et déjà signé. L’imprimante a alors dû être stockée dans un entrepôt pendant une dizaine de mois, le temps d’effectuer les travaux nécessaires dans le bâtiment. Au départ, l’imprimante était stockée gratuitement par le fournisseur, puis des frais de stockage ont été facturés, à hauteur de 2 000 euros par mois. Pendant ce temps, les travaux structurels ont pu avoir lieu : retrait temporaire des cadres de porte, abattement des murs, rehaussement des plafonds, encastrement d’une charpente métallique, etc. Au total, les travaux représentaient près de 230 000 euros.
Et l’histoire ne s’est pas arrêtée là ! Une fois l’imprimante correctement installée entre les murs du parlement irlandais, une nouvelle question épineuse s’est posée : les équipes auront-elles besoin d’une formation spécifique pour utiliser cette machine de pointe ? Comme l’explique le député Sinn Féin David Cullinane : « Il n’y a pas de problèmes de ressources humaines liés au fonctionnement de cette imprimante, il y a des problèmes de formation. C’est une imprimante qui est deux fois plus volumineuse que n’importe quelle autre imprimante utilisée par les collaborateurs auparavant. En fait, ils doivent utiliser un chariot élévateur dans un espace très restreint pour charger le papier. » Voilà un autre point qui aurait mérité d’être anticipé et budgété.
Au même moment, les médias ont mis cette affaire au grand jour, ce qui a provoqué l’indignation générale. En effet, ce sont autant de frais qui auraient pu être évités, d’autant qu’il s’agit d’argent public. Outre le scandale médiatique, la rumeur dit que les collaborateurs ont ensuite refusé de se servir de la machine tant qu’ils n’avaient pas obtenu d’augmentation…
TCO : trois incontournables à ne jamais négliger
Au final, une simple erreur a fait exploser le coût total d’acquisition (TCO) de la machine. Cette mésaventure mérite d’être analysée pour en tirer des enseignements, qui pourraient bénéficier à bon nombre de directions des achats. Cela nous rappelle notamment trois éléments indispensables pour tout achat ou projet d’envergure de ce type : l’importance de calculer son TCO, d’examiner avec attention les spécifications techniques et, bien sûr, de faire appel au bon fournisseur.
S’inscrire dans une démarche TCO
Pour des achats d’une telle ampleur, il est essentiel d’en calculer le TCO. Cela implique de prendre en compte les coûts annexes, en plus du coût d’achat, comme ici avec les coûts de fonctionnement, de formation, de stockage, de non-qualité…
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Le prix d’achat de la machine ;
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Son acheminement (frais de transport et de douane) ;
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Les coûts liés aux consommables (cartouches de toners, papiers d’impression et pièces de rechange) ;
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Les dépenses liées à la consommation d’énergie (électricité) ;
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Les coûts de maintenance (mise à jour logicielle, réparation et changement des pièces d’usure),
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Tous les frais imprévus (stockage temporaire, travaux d’aménagement pour accueillir la machine, formation des opérateurs).
Détailler les spécifications produits
Il est également important de qualifier le besoin, que ce soit en matière de fonctionnalité, de qualité ou encore de résultats. Dans ce processus, les équipes achats ont tout intérêt à consulter les utilisateurs, mais aussi les experts nécessaires, pour coconstruire les spécifications techniques.
Choisir le bon fournisseur partenaire
Enfin, le choix de son fournisseur n’est pas anodin. Il convient de bien analyser le marché fournisseurs, en s’assurant de la capacité d’accompagnement de ces acteurs. Les échanges doivent aboutir à la sélection d’un fournisseur qui est expert dans son domaine et, bien sûr, qui conseille l’entreprise de bout en bout dans le choix de ses produits.
Vous l’avez compris, cette anecdote souligne toute l’importance de mener son sourcing en bonne et due forme. Cela inclut l’analyse des besoins et des coûts dans leur ensemble, mais aussi la collaboration avec toutes les parties prenantes. Voici une histoire qui n’est sûrement pas un cas isolé et dont chacun peut tirer de précieux enseignements, au profit d’une meilleure gestion financière.
