L’automatisation intelligente des processus (Intelligent Process Automation) désigne une nouvelle génération d’outils, fondés sur les technologies cognitives issues de l’Intelligence Artificielle, permettant d’automatiser des processus complexes. Cette nouvelle technologie est en plein déploiement dans les entreprises pour booster leur efficacité et leur productivité, tout en réduisant les coûts.
La définition de l’automatisation intelligente
Le cabinet de conseil McKinsey définit l’automatisation intelligente des processus (IPA) comme « un ensemble émergent de nouvelles technologies qui allient la refonte fondamentale des processus à l’automatisation des processus robotiques et à l’apprentissage automatique. Il s’agit d’un ensemble d’améliorations des processus d’entreprise et d’outils de nouvelle génération qui aident les travailleurs du savoir en supprimant les tâches répétitives, reproductibles et routinières. Elle peut aussi améliorer radicalement le parcours client en simplifiant les interactions et en accélérant les processus. »
L’automatisation intelligente des processus, aussi appelée automatisation cognitive, s’appuie sur les technologies d’automatisation des processus robotiques (Robotic Process Automation) et sur les diverses branches de l’Intelligence Artificielle ou IA (Machine Learning, Deep Learning, analyse avancée, traitement du langage naturel, etc.).
La combinaison de ces technologies majeures permet de créer des systèmes autonomes capables d’analyser les données, de prendre des décisions et d’interagir avec leur environnement. Ils peuvent être appliqués à tous les niveaux de l’organisation, de la gestion des stocks à la relation client.
Il s’agit donc d’automatiser des tâches non habituelles qui requièrent un certain degré de réflexion. L’automatisation intelligente peut intervenir sur un large panel de processus en entreprise :
- L’agrégation et/ou la ressaisie de données ;
- La gestion des flux de données en suivant des règles analytiques ;
- La création et l’envoi de communication ;
- La mise à jour d’informations de plusieurs systèmes ;
- L’analyse de prestations ;
- Etc.
L’automatisation intelligente, au-delà de la RPA
Alors que l’automatisation des processus robotiques fait déjà partie intégrante de la transformation digitale des entreprises, l’automatisation intelligente n’en est encore qu’à ses balbutiements. Pourtant, cette technologie permet d’allier le meilleur des deux mondes, la RPA et l’IA, autrement dit l’action et la réflexion, et ainsi d’aller encore plus loin pour accroître l’efficacité et la performance de toute l’entreprise.
Par définition, la robotisation automatisée des processus (RPA) consiste à utiliser des robots pour automatiser et optimiser les tâches répétitives et chronophages, dites « de routine », effectuées sur des logiciels informatiques. Ces outils ont besoin de données structurées et de règles standardisées, mais ne peuvent pas traiter les exceptions.
Les solutions d’automatisation intelligente peuvent, quant à elles, traiter des données semi-structurées (bons de commande, facture, etc.), mais aussi non structurées (messages vocaux, e-mails, etc.) tout en apprenant de l’observation des êtres humains. En ce sens, une solution d’automatisation intelligente peut non seulement imiter les tâches réalisées par les humains, mais surtout apprendre à les accomplir encore mieux.
Cela permet d’automatiser et d’améliorer des processus plus complexes, voire des tâches exceptionnelles qui demandent de l’intuition, du discernement ou encore de la créativité. Certains robots logiciels peuvent être intégralement pilotés par l’auto-apprentissage et mener des analyses prédictives avancées ou intégrer des fonctionnalités de prise de décision, par exemple.
Des cas concrets de l’automatisation intelligente
Pour bien comprendre le rôle de l’automatisation intelligente des processus, il est possible d’imaginer plusieurs cas de figure qui se concrétisent au sein des directions des achats.
La gestion des demandes
Un chatbot qui se fonde sur les technologies de ChatGPT de la société Open AI, par exemple, peut, en plus de suivre un processus défini, analyser le sens des questions et/ou attribuer un sentiment chez son interlocuteur (satisfaction, colère, etc.) pour apporter une réponse encore plus pertinente et transférer les cas particuliers à un humain. Un tel outil peut s’avérer utile pour répondre aux fournisseurs quant à l’état de paiement des factures ou pour apporter des précisions concernant des demandes d’information, de devis ou de tarifs (RFI[1], RFQ[2] ou RFP[3]).
La gestion documentaire
Un robot peut classer des documents entrants selon un processus défini, mais aussi observer le comportement humain et en déduire d’autres règles spécifiques. Par exemple, les fichiers envoyés par certains interlocuteurs sont automatiquement rangés sur un serveur partagé et certains éléments (RIB, bons de commande…) sont isolés et traités distinctement au sein d’un même document.
La gestion des RFA
L’IPA peut aider les acheteurs sur la gestion des remises de fin d’année (RFA) auprès de leurs fournisseurs. La solution d’automatisation intelligente peut analyser les dépenses, identifier les fournisseurs avec lesquels s’applique cette remise, faire la réclamation et suivre le traitement. Cela représente un gain de temps considérable, équivalent à plusieurs heures par fournisseur.
La gestion des risques
Les solutions d’automatisation intelligente peuvent également s’intégrer dans le cadre de la surveillance prédictive des risques fournisseurs. Elles peuvent identifier les premiers signaux d’alerte et actionner les mesures appropriées au sein de l’entreprise de manière proactive.
Ces exemples peuvent également s’étendre au traitement des factures, à la contractualisation, à la négociation, aux appels d’offres, à la gestion des fournisseurs, etc. Le champ des possibles est extrêmement large et les avantages sont nombreux en entreprise.
Les bénéfices de l’automatisation intelligente
Dans un premier temps, l’automatisation intelligente des processus représente un formidable levier d’économies. En plus de fonctionner 24 h/24 et 7 j/7, ces solutions permettent de gérer des tâches avec précision et efficacité. Les entreprises réduisent ainsi les coûts de main-d’œuvre, boostent leur productivité, réduisent les erreurs humaines et accélèrent les processus.
McKinsey rapporte que de nombreuses entreprises, tous secteurs d’activité confondus, ayant expérimenté une solution d’automatisation intelligente ont obtenu des résultats impressionnants :
- Automatisation de 50 à 70 % des tâches ;
- Gains d’efficacité de 20 à 35 % sur les coûts d’exploitation annuels ;
- Réduction du temps de traitement de 50 à 60 % ;
- Retour sur investissement qui atteint souvent trois chiffres.
Cette technologie déleste également les équipes des tâches répétitives et à moindre valeur ajoutée. Elles peuvent dès lors se concentrer sur des missions plus intéressantes, qui nécessitent une véritable réflexion et/ou une certaine dose de créativité, comme la gestion des relations fournisseurs, l’accompagnement des clients internes, la construction de la stratégie d’entreprise, la transformation numérique, etc. Cela contribue à améliorer leur travail quotidien et à favoriser leur épanouissement en entreprise.
Finalement, l’automatisation intelligente des processus accompagne les acheteurs dans la réalisation de certaines tâches spécifiques et dans l’amélioration des méthodes de travail, avec une réelle valeur ajoutée. C’est une ressource précieuse pour les entreprises qui leur permettra, à terme, d’accélérer leur transformation digitale et ainsi de gagner en compétitivité et en agilité.
