L’EDI (Electronic Data Interchange en anglais ou Échange de Données Informatisé en français) désigne l’échange de documents électroniques standardisés entre deux partenaires commerciaux, d’ordinateur à ordinateur.
Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur l’EDI :
- Quelle est la définition de l’EDI ?
- A qui s’adresse l’EDI ?
- Comment fonctionne l’EDI ?
- Les 3 principaux bénéfices de l’EDI
Quelle est la définition de l’EDI ?
L’Échange de Données Informatisé ou Electronic Data Interchange remplace les canaux traditionnels tels que les courriers postaux, les fax, les emails… et permet ainsi de fluidifier et d’optimiser (en matière de temps, coût et qualité) les flux d'informations échangés entre deux entreprises.
L’INSEE[1] partage une définition assez complète sur le sujet : « L'échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (ex : Edifact[2]). »
Échange traditionnel de données vs EDI
À qui s’adresse l’EDI ?
Toute entreprise peut avoir recours à l’EDI pour l’échange de ses documents commerciaux avec ses partenaires (fournisseurs, clients, banques…), du moment que ces derniers soient en mesure d’interpréter et d’intégrer ces données dans leur propre système d’information de façon automatisée.
Comment fonctionne l’EDI ?
Tous les documents commerciaux peuvent être dématérialisés via l’EDI : bons de commandes, ordres d’achats, mandats, factures, paiements, avis d’expédition, documents douaniers, analyses de stock…
Cependant, ces documents doivent respecter un format standard pour que les ordinateurs puissent traiter les flux de façon automatisée. Pour cela, plusieurs normes existent (XML et OCI pour les messages type demande d’achat, commande, confirmation de commande…) qui ont elles-mêmes plusieurs versions. Avant tout envoi de documents, les partenaires commerciaux doivent s’accorder au préalable sur le format (norme et version) qu’ils souhaitent utiliser.
Après quoi, le processus fonctionne selon trois grandes étapes :
1. Préparer les documents
Il convient tout d’abord de recueillir et organiser les informations nécessaires pour créer le document.
2. Traduire les documents au bon format
Ensuite, il faut convertir le document interne au format défini. Pour cela, il est possible d’acheter et utiliser votre propre logiciel de traduction EDI ou bien de passer par un prestataire de services.
3. Se connecter et transmettre les documents
Vos documents commerciaux sont fins prêts ! Pour les envoyer à votre partenaire commercial, vous pouvez utilisez divers moyens :
- La connexion directe à l’aide d’un protocole sécurisé, aussi appelée « Point-à-point »
- La connexion via un fournisseur de réseau EDI
Le processus d’envoi via l’EDI
Les 3 principaux bénéfices de l’EDI
En dématérialisant et optimisant les échanges de documents commerciaux, L’EDI permet notamment de :
- Réduire les coûts
Les échanges étant désormais automatisés, les coûts de traitement, notamment liés à la main d’œuvre, diminuent considérablement. Par exemple, les coûts moyens de traitement manuel des factures seraient évalués à près de 26,7 € / facture et atteindraient près de 3,10 € / facture pour le traitement électronique.[3]
- Augmenter l’efficacité
L’automatisation et la digitalisation des échanges réduisent les interventions humaines de façon notable. Cela permet de diminuer les erreurs et optimiser la vitesse de traitement, tout en améliorant la traçabilité et sécurisant les échanges. Le temps de traitement moyen des transactions passerait de 5 jours (pour le papier) à moins d’une heure (pour l’EDI)[4].
- Améliorer les relations commerciales
Diminution des erreurs et retards, adoption d’un langage commun, communication plus rapide, réduction des coûts… autant de facteurs convergeant vers le renforcement des relations entre les partenaires commerciaux actuels ou à venir.
