À l’ère du tout numérique, les entreprises accélèrent la digitalisation de leurs processus d’achat. Aujourd’hui, cela concerne l’ensemble du processus Source-to-Pay (S2P), qui couvre toutes les activités entre une entreprise et ses fournisseurs, allant du sourcing de partenaires jusqu’au paiement des factures. Il s’agit d’adopter une approche stratégique pour optimiser autant que possible le cycle de vie des achats, à travers des solutions technologiques. C’est ainsi que les directions achats entendent générer de la valeur pour leur entreprise.
La définition du Source-to-Pay (S2P)
Le Source-to-Pay, que l’on retrouve aussi sous la dénomination « S2P », désigne le processus de sourcing et d’approvisionnement au sein des organisations. Celui-ci consiste à sélectionner des fournisseurs, s’engager dans une relation commerciale avec eux et ainsi leur acheter des biens et/ou des services qui répondent aux besoins de son organisation. Cela englobe l’ensemble du cycle de vie des achats, depuis la recherche et la sélection des fournisseurs (Source) jusqu’au paiement des factures (Pay).
Ce processus implique ainsi plusieurs acteurs de la chaîne de valeur : la fonction achats bien sûr, mais aussi la finance, la comptabilité, le juridique, les fournisseurs ainsi que les prescripteurs issus des différents services de l’organisation. Pour les entreprises, tout l’objet est d’en optimiser chaque étape pour gagner en efficacité et maximiser les profits.
Les étapes clés du processus Source-to-Pay (S2P)
Pour toute organisation, le processus S2P part du besoin de choisir, de renouveler ou même d’approfondir sa relation avec un fournisseur. Celui-ci peut être décomposé en deux grandes parties, que sont le Source-to-Contrat et le Procure-to-Pay. Chacune est composée d’étapes essentielles pour assurer une gestion efficace des processus d’achat.
Le Source-to-Contract (S2C)
Dans un premier temps, le processus Source-to-Pay se focalise sur les activités en amont de l’acte d’achat. Cela couvre toute la partie Source-to-Contract (S2C).
(Intégrer un schéma en reprenant le graphisme ci-dessous qui évoque un processus, avec les wordings indiqués en jaune + associer chaque étape à un pictogramme)
Le processus Source-to-Pay
------------------Source-to-Contrat------------------------- / -----------Procure-to-Pay----------------------
1. Sourcing > 2. Contractualisation > 3. Gestion fournisseurs > 4. Demande d’achat > 5. Commande > 6. Facture
Le sourcing
Cette première étape consiste à rechercher, à évaluer et à identifier des fournisseurs potentiels dans le cadre d’une analyse de données ou d’une demande spécifique. L’acheteur lance un appel d’offres et évalue les propositions en fonction de critères prédéfinis (prix, qualité, délais, durabilité…). Celui-ci négocie les termes, puis sélectionne le fournisseur le plus adapté pour répondre à son cahier des charges.
La conclusion de contrat
Lorsque le fournisseur est sélectionné, l’acheteur formalise la relation commerciale à travers la signature d’un contrat avec lui. Ce document vient encadrer la collaboration et définir les droits et obligations de chaque partie, garantissant ainsi un engagement mutuel. Dans le cadre d’achats indirects, les accords-cadres sont souvent privilégiés, car ils offrent une certaine flexibilité.
La gestion du fournisseur
L’acheteur peut alors intégrer le fournisseur dans sa base de données, avec toutes les informations qui lui sont afférentes (coordonnées, produits et services, tarifs négociés, évaluations de performance…). Cette étape implique également de suivre la performance du fournisseur et de gérer la relation en continu.
Le Procure-to-Pay (P2P)
Dans un second temps, le processus Source-to-Pay porte sur la formalisation du besoin et la transaction avec le fournisseur. C’est ce qu’on appelle communément le processus Procure-to-Pay (P2P), qui est souvent associé aux solutions e-procurement pour digitaliser la partie transactionnelle.
La demande d’achat
La demande d’achat traduit l’expression d’un besoin par un client interne. Celui-ci effectue une recherche sur un catalogue préalablement approuvé (type Punch-Out) pour identifier les biens ou services nécessaires à ses activités. Une fois les produits sélectionnés, il crée un panier, qui est ensuite transformé en demande d’achat. Le service des achats l’examine et l’autorise si elle est conforme aux politiques de l’entreprise.
La commande
Lorsque la demande d’achat est approuvée, elle génère un bon de commande qui est transmis au fournisseur. À la réception de la commande, l’entreprise s’assure de la conformité des produits et/ou des services livrés par rapport aux spécifications initiales. Il revient à l’entreprise de signaler tout écart ou litige à son fournisseur le cas échéant.
Le traitement de la facture
Enfin, la dernière étape concerne la gestion des factures et des paiements. Lorsque l’entreprise reçoit la facture, elle la rapproche avec le bon de commande et/ou de livraison, la valide et procède au règlement du fournisseur. Elle finit par archiver le document et mettre à jour le compte fournisseur.
L’indispensable digitalisation du processus S2P
De nos jours, de nombreuses solutions existent sur le marché pour digitaliser l’intégralité ou une partie du processus Source-to-Pay. Qu’ils s’agissent de modules distincts ou d’une suite intégrée, ces outils constituent désormais un élément incontournable de toute stratégie achats en entreprise, synonymes d’avantages indéniables.
L’optimisation des processus
La digitalisation du processus S2P permet d’optimiser l’ensemble du cycle d’achat, voire d’en automatiser certaines étapes comme le lancement des appels d’offres, la création des contrats, le rapprochement des factures… Cela contribue à réduire les délais d’exécution, augmenter la productivité des équipes et minimiser les erreurs humaines. Au global, cela favorise l’efficacité opérationnelle.
La réduction des coûts
Les solutions S2P aident également la fonction achats à réduire les coûts administratifs, à négocier de meilleures conditions contractuelles avec leurs fournisseurs et à identifier de nouvelles opportunités pour mettre les coûts sous contrôle. Ce sont autant de leviers efficaces pour réaliser des économies directes et indirectes au sein des entreprises, et ainsi booster leur compétitivité.
Une meilleure visibilité globale
De telles solutions offrent également une meilleure visibilité sur l’ensemble des processus d’achat. Grâce à la consolidation des données, les équipes achats peuvent opérer une meilleure gestion des dépenses, mais aussi avoir un contrôle accru sur les performances des fournisseurs et les risques associés. Cela favorise la transparence et la prise de décision éclairée.
Une solide collaboration avec les fournisseurs
Enfin, les solutions S2P favorisent une communication fluide et efficace entre l’équipe achats et les fournisseurs. Cela permet d’améliorer la collaboration, de construire des relations solides, voire des partenariats stratégiques sur le long terme. Il est d’ailleurs important de rappeler que le maintien de bonnes relations commerciales est source d’innovation, d’efficacité et de valeur ajoutée mutuelle pour chaque partie.
Vous l’avez compris, les directions achats ont tout intérêt à s’appuyer sur une solution digitale pour booster leurs processus Source-to-Pay (S2P). C’est ainsi qu’elles pourront améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi renforcer leur compétitivité sur le marché. Alors que les chaînes d’approvisionnement sont de plus en plus complexes, les solutions S2P s’imposent comme un formidable levier de performance.
