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Ce qu’il faut savoir pour appliquer la robotique (RPA) aux achats

RPA
3 janvier 2019
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L’automatisation des processus robotiques (Robotic Process Automation ou RPA) fait partie des principales technologies (aux côtés du traitement automatique du langage, de l’analyse prédictive, de la blockchain…) qui vont jouer un rôle majeur dans la transformation digitale de la fonction achats. L’application de cette technologie aux achats n’étant encore que très peu démocratisée, Gartner partage ses bonnes pratiques pour se lancer dans un tel projet…

S’inspirer de l’expérience des autres avec la RPA

Avant toute chose, il convient de rappeler ce que désigne l’automatisation des processus robotiques. Deloitte partage une définition claire : « [Les solutions d’automatisation des processus robotiques] peuvent traiter n’importe quelles données d’entrée en exécutant, telle une macro, une série d’actions préprogrammées et en suivant des règles métiers prédéfinies. » Ces outils permettent à la fois d’améliorer la performance opérationnelle et l’engagement des collaborateurs.

En terme d’automatisation des processus robotiques, Gartner rappelle que les services achats n’en sont encore qu’aux prémices. Seules 3 % des équipes achats utilisent cette technologie aujourd’hui contre 73 % qui ne prévoient pas encore de l’adopter.

La fonction achats s’intéresse au sujet mais manquent d’expertise ou de proof to concept pour l’implémenter. Finalement, la fonction achats en est au même niveau que les centres de services partagés trois ans auparavant. A l’époque, ils étaient 70 % à n’avoir absolument pas travaillé sur la robotique, puis ce chiffre est tombé à 17 % l’année dernière. Aujourd’hui, près de la moitié des centres de services partagés avance sur des sujets liés à l’automatisation des processus robotiques, aux solutions cognitives…

Voyons de plus près les leçons que les Directeurs Achats peuvent tirer de l’expérience des services partagés sur la robotique…

Par quoi commencer avec la RPA ?

En théorie, la RPA peut être appliquée à tout processus ou toute activité encadrés par des règles. En général, la priorité est donnée aux tâches manuelles et redondantes pour décharger les équipes et leur permettre de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avant tout projet pilote, Gartner rappelle quatre points essentiels :

  • Démarrer avec des processus chronophages, répétitifs et à faible valeur ajoutée
  • Etudier comment ces nouveaux processus s’inscrivent plus largement dans l’organisation des achats
  • Déterminer le type de données que le robot devra traiter
  • Utiliser un proof to concept pour renforcer l’adoption de cette technologie

Un exemple clé des services partagés : une entreprise a mis en place un robot qui pouvait mimer le processus manuel d’une personne qui copie et colle des données d’une source à une autre. Grâce à cette technologie, le temps de traitement est passé de 24 heures à 1 heure et le taux d’exactitude est passé de 97 % à 100 %. Ce sont plus de 2 500 paiements qui sont désormais réalisés chaque jour.

3 questions à se poser pour appliquer la RPA

Pour choisir le processus idéal auquel appliquer l’automatisation des processus robotiques, il convient de se poser trois questions majeures :

  1. Est-ce que l’activité humaine peut être cartographiée tel un processus répétitif et ainsi être programmée à l’attention d’un robot ?
  2. Est-ce que cette activité nécessite un arbitrage humain ? Est-ce que ces règles d’arbitrage peuvent être définies pour couvrir toutes les possibilités ?
  3. Est-ce que cette activité requiert d’extraire et compiler des données au même endroit ?

Finalement, ce qui sépare l’automatisation des processus robotiques des autres formes d’automatisation est que cette technologie est extrêmement flexible. La RPA n’est pas créée pour un seul et unique processus, elle peut prendre en charge presque tout processus ou activité qui suit des règles définies. A vous de choisi lesquels !

 

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