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Définition du Punch-Out

19 février 2019
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Le Punch-Out est un type de catalogue électronique, faisant partie intégrante des solutions d’e-procurement. Il permet aux entreprises d’avoir un accès direct à l’offre qu’ils ont négociée avec leurs fournisseurs.

Dans ce dossier, vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur le Punch-Out :

Quelle est la définition du Punch-Out ?

Le terme « Punch-Out » a été initialement créé par Ariba, plateforme américaine de solutions d’achats. Largement démocratisée et standardisée, cette terminologie est désormais reprise par la plupart des autres acteurs mondiaux (Coupa, Ivalua, Determine, etc.).

Le Punch-Out désigne la connexion entre l’environnement d’achat des entreprises et la solution web de leurs fournisseurs. Cela permet aux entreprises d’accéder directement au site de leurs fournisseurs, où s’appliquent leurs conditions contractuelles négociées (prix, frais de port…), et de rapatrier les demandes d’achats dans leur propre environnement de validation.

En tant que catalogue électronique appartenant à la grande famille des solutions d’e-procurement, le Punch-Out s’inscrit, par définition, dans une démarche de dématérialisation des transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs, et plus spécifiquement de la première phase du processus Procure to Pay (P2P) (lien vers future page définition) : la sélection des produits.

Le cycle de vie des achats

Ariba partage également une définition plutôt complète du Punch-Out : « [Il s'agit] d'un catalogue électronique sur un site Web distant accessible depuis un système d'achats. [C'est] un moyen simple et économique de fournir [] aux acheteurs du contenu personnalisé, des expériences d'achat sur mesure et des mises à jour de contenu en temps voulu. Il est particulièrement utile lorsque :

  • Le contenu de votre catalogue change fréquemment
  • Vous proposez des articles hautement configurables qui nécessitent une personnalisation ou une commande complexe
  • Votre catalogue est important et contient plus de mille articles »

A quels besoins répond le Punch-Out ?

Le Punch-Out est particulièrement adapté à la gestion des achats non stratégiques car cette catégorie d’achats comprend une offre de produits très larges (plusieurs dizaines de milliers de références) avec une faible récurrence d’achat. Ce système de catalogue dynamique, mis à jour en temps réel, permet de gagner en efficacité et d’économiser un temps précieux aux services achats.

Comment fonctionne le Punch-Out ?

Le fonctionnement du Punch-Out couvre deux facettes :

  • L’utilisation du Punch-Out

Le catalogue électronique dit « Punch-Out » est accessible via une interface entre la solution achat des entreprises et le site Internet des fournisseurs.

A partir de cette interface ergonomique et personnalisée, les entreprises accèdent à l’offre négociée avec leurs fournisseurs. Elles choisissent leurs produits et les enregistrent dans un « panier » qui est automatiquement rapatrié dans leur solution e-achat sous la forme d’une « demande d’achat ».

Cette « demande d’achat » suit le circuit de validation prédéfini et se transforme alors en commande, qui est automatiquement envoyée aux fournisseurs.

  • L’administration du Punch-Out 

Le catalogue étant connecté au système d’information des fournisseurs, ces derniers se chargent de la création du catalogue, de la publication en respectant les classifications standards (exemple : UNSPSC[1], eCl@ss[2]…) et spécifiques de l’entreprise, de la mise à jour des informations, du reporting sur les consommations et évolutions des prix…

6 avantages du Punch-Out

Tout comme l’e-procurement, le Punch-Out permet de centraliser et automatiser les interactions entre les utilisateurs, les services achats et les fournisseurs, et ainsi plus largement d’optimiser le processus de recherche de produits.

Dans le détail, 6 principaux avantages sont à retenir :

1. Réaliser des économies

Les coûts d’une transaction standard sont estimés en moyenne à 95 € et ceux d’une transaction passée à travers un catalogue électronique, tel un Punch-Out, à près de 65 €[3]. Cette économie de 30 € s’explique grâce à l’automatisation du processus et aux coûts de main d’œuvre qui sont réduits. Si l’on applique cette économie à chaque commande passée, les potentiels gains financiers s’avèrent conséquents pour les entreprises.

Mais ce n’est pas tout : en dématérialisant davantage les transactions (avec le passage de la commande et la facturation), les économies peuvent aller jusqu’à plus de 70 € par opération !

2. Déléguer la maintenance et le reporting

Avec le Punch-Out, les fournisseurs sont en charge de la publication et de la mise à jour des informations contenues dans le catalogue, dans le respect des conditions contractuelles. Cela permet aux équipes achats d’économiser un temps considérable en se déchargeant de ces tâches chronophages.

Aussi, les fournisseurs peuvent mettre en place un reporting précis qui permet aux entreprises de mieux maîtriser leurs achats, comme c’est notamment le cas avec la méthode Savin’side®

3. Accéder à des informations précises

Etant connecté au système d’information des fournisseurs, le Punch-Out met à disposition un très grand nombre d’informations détaillées (disponibilités, réductions, frais de port…). Le risque d’erreur diminue car le processus de mise à jour ne nécessite plus d’intervention humaine.

4. Mieux gérer les dépenses

Grâce au Punch-Out, les entreprises bénéficient systématiquement des tarifs préférentiels sur les produits négociés. Les achats sont simplifiés et centralisés à travers une solution unique, leur permettant ainsi d’opérer une meilleure gestion de leurs dépenses.

5. Optimiser l’expérience utilisateur

Le Punch-Out offre une excellente expérience utilisateur car les interfaces sont basées sur les sites e-commerce : connexion automatique, moteur de recherche optimisé, suggestion dynamique de produits, listes de favoris, rappel des précédentes commandes… La navigation est fluide, intuitive, tout comme sur vos sites B2C préférés !

6. Améliorer la productivité

Parce qu’une grande majorité des tâches est soit automatisée, soit réalisée par les fournisseurs, les équipes achats gagnent en productivité et peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Punch-Out vs catalogue hébergé

Il faut savoir qu’il existe plusieurs sortes de catalogues électroniques. Deux modèles prédominent dans l’univers de l’e-procurement, aux caractéristiques bien définies :

  • Le Punch-Out dit « dynamique »

Comme expliqué précédemment, il s’agit d’une interface entre la solution achat de l’entreprise et le site marchand du fournisseur. Parce qu’il s’agit d’un catalogue dynamique, les informations sont mises à jour en temps réel (quantités en stock, délais de livraison, documents techniques et transactionnels, nouveaux produits, extensions de gamme, produits de substitution…). Le fournisseur se charge de tout élément relatif à la solution (publication, mise à jour, reporting…)

  • Le catalogue hébergé dit « statique »
    Il s’agit d’un document CSV[4] (ou un équivalent) envoyé par le fournisseur et archivé dans le système achat de l’entreprise ou de son fournisseur de service (places de marché). Parce qu’il s’agit d’un catalogue statique, l’entreprise doit se charger du contrôle et de la mise à jour des données, du reporting…

Tandis que le Punch-Out est adapté à la gestion des achats non stratégiques, le catalogue hébergé l’est davantage pour les achats stratégiques, qui se caractérisent par une offre moins large mais plus récurrente et qui requiert une certaine stabilité quant aux produits et à leurs prix.

 


[1] UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) : système de codage pour classifier les produits et les services dans l’e-commerce.

[2] eCl@ss est un standard de données de référence mondiale (conforme aux normes ISO/CEI) pour la classification et la description explicite des produits et des services.

[3] Source APECA

[4] Un document CSV (Comma-Separated Values) est un fichier informatique de type tableur.

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