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Optimisez vos processus d’approvisionnement avec des machines de distribution

20 janvier 2017
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Le calcul des coûts d’une transaction n’intègre que rarement les coûts associés à la mise à disposition des produits achetés, aux utilisateurs finaux. C’est pourtant un véritable levier d’économie pour les achats indirects ou « non-stratégiques » qui représentent de nombreuses transactions et livraisons (15 % des achats mais 50 % des commandes) pour des valeurs d’achat souvent très faibles. Les machines de distribution automatique ou « Vending Machines » sont une solution très efficace pour réduire ces coûts.

 

Objectif : diminuer vos coûts de mise à disposition des produits 

Ces coûts sont principalement dus :

  • aux charges liées à la réception des colis, comme l’accueil des transporteurs, la sécurité de l’entrée des camions de livraison dans l’établissement… ;
  • au stockage des produits livrés et à l’organisation de leur mise à disposition aux utilisateurs ;
  • enfin au temps nécessaire pour que les utilisateurs récupèrent les produits qu’ils ont commandés ou dont ils ont besoin.

Pour faire des économies, Manutan propose plusieurs axes :

  • le regroupement des commandes pour réduire les coûts de transport, mais aussi ceux liés à l’accueil des camions de livraison et à la réception des colis ;
  • la livraison à fréquence régulière (par exemple, hebdomadaire avec jour et heure fixes) qui permet d’optimiser la distribution des produits aux utilisateurs finaux. Cette solution rend prédictive la livraison et permet ainsi de libérer du temps pour le personnel en charge de la réception. C’est aussi une manière de créer une habitude chez les utilisateurs qui n’ont pas à attendre leurs livraisons dans la semaine ;
  • enfin, la mise à disposition des produits dans des machines de distribution. Il existe, dans ce domaine, de nombreuses solutions qui facilitent l’accès aux produits pour les utilisateurs tout en réduisant leur consommation.
     

Le fonctionnement des machines de distribution

Les « Vending Machines » assurent la disponibilité de nombreux produits 24h sur 24 au plus près des postes de travail des utilisateurs. Après s’être identifié à l’aide de son badge (celui de l’entreprise), l’utilisateur choisit un produit en cliquant sur l’image ou la description du produit souhaité et le récupère à travers la trappe de la machine.

Le logiciel de gestion, quant à lui, enregistre les transactions au fur et à mesure pour émettre chaque semaine une commande de remplissage ou une commande immédiate en cas d’urgence si le stock de la machine atteint le niveau d’alerte défini.
 

Les produits généralement proposés dans les distributeurs automatiques

A travers les machines de ventes nous trouvons bien sûr tous les consommables et les équipements de protection individuelle (EPI). Mais ces dernières peuvent également être utilisées dans d’autres domaines comme la visserie (machine avec mesure de charge), les outils de coupe ou les abrasifs, les pièces de rechange cruciales (ex. roulement, fusible, etc.) ou encore les outils facilement perdus ou volés.
 

Les bénéfices clients

Au-delà de la simplification de l’accès aux produits, ces machines de distribution automatique permettent l'optimisation de l’ensemble du processus de réception et de mise à disposition des produits. Les principaux bénéficiaires d’un tel projet sont :

  • les achats par la réduction constatée de 20 % à 40 % de la consommation des produits en optimisant les taux d’utilisation des produits, mais aussi par la mise en place de commandes automatiques générées par les machines. Par ailleurs, en cas de surconsommation, les machines sont capables d’envoyer une alerte pour un réapprovisionnement en urgence ; 
  • la production en diminuant les temps de trajet et d’attente des ouvriers pour accéder aux produits dont ils ont besoin par l’installation des machines à proximité des postes de travail. Les machines garantissent également la disponibilité des produits 24/7/365* ;
  • le CHSCT (comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail) et la sécurité car chaque ouvrier a la garantie d’avoir accès aux bons produits. En effet, il est possible de paramétrer les machines pour rendre disponibles les produits adaptés à chaque poste de travail, selon le badge utilisé. Cela permet ainsi d’éviter les erreurs et donc les accidents ;
  • la gestion des stocks en réduisant la charge de réapprovisionnement et de gestion des commandes (pas de commande manuelle donc moins d’erreurs). Il est également possible d’optimiser les livraisons en regroupant les commandes d’autres produits avec celles des machines. 
     

Les 3 étapes de mise en place d’une machine

  • Tout débute par une phase de préparation afin de bien définir les objectifs attendus par la mise en place de ces machines : réduction de la consommation, amélioration de la sécurité ou de la productivité. Une fois ce ou ces objectifs finalisés, des KPI sont identifiés et une analyse de la rentabilité du projet est réalisée.
  • La seconde étape concerne le choix, la configuration et la mise en œuvre des machines en fonction des produits à distribuer, de la consommation estimée et de la géographie des sites. Cette étude permet d’identifier les machines les plus appropriées (carrousel, casier, mesure de charge, servante d’outillage, etc.), de définir leur configuration (nombre et taille des cellules, etc.) et leurs emplacements sur le site. Il reste ensuite à paramétrer le système et les accès : utilisateurs, badges, fiches produits, flux de commandes automatiques.  
  • Enfin, la dernière étape a trait à la solution de réapprovisionnement des machines en définissant la fréquence et son organisation : processus de livraison, accès, horaires…

L’optimisation des processus de réception et de mise à disposition des produits auprès des utilisateurs finaux est une véritable source d’économie dans le coût total d’acquisition d’un produit. La mise en place de livraisons hebdomadaires et de machines de distribution sont les moyens les plus efficaces pour optimiser ce processus. Pour aller encore plus loin, il existe d’autres solutions d’optimisation comme la gestion de « shop in shop » et des stocks du client (VMI : Vendor Management Inventory).

 

*24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an

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