Les achats et les approvisionnements sont deux fonctions clés au cœur de la supply chain. Il n’est d’ailleurs pas rare d’interchanger ces termes en entreprise. Pourtant, ces deux concepts connexes ont bien des rôles distincts. Tandis que les achats sont responsables de l’acquisition des biens et des services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, les approvisionnements se focalisent sur l’exécution opérationnelle. Pour autant, il est capital de bien faire la distinction entre ces deux fonctions, afin d’en assurer une gestion optimale.
Les achats : mission, étapes et enjeux
Les achats regroupent l’ensemble des activités et processus stratégiques liés à l’acquisition de biens, produits et services nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. La fonction achat doit accomplir cette mission dans les meilleures conditions possibles, c’est-à-dire en veillant à garantir le meilleur coût, la qualité et la conformité répondant aux exigences de l’entreprise.
Le management des achats constitue un pilier fondamental de la stratégie globale de l’entreprise. En ce sens, la stratégie achats doit refléter les valeurs et les politiques de l’entreprise en mettant l’accent, par exemple, sur les achats responsables.
Les grandes étapes des achats
La fonction achats intervient sur plusieurs grandes étapes, allant de l’identification des besoins jusqu’à l’évaluation des performances des fournisseurs.
L’identification des besoins
Cette première étape implique d’identifier les besoins des clients internes, mais également de déterminer les spécifications précises des biens et des services requis.
La sélection des fournisseurs
Cette deuxième étape nécessite des recherches approfondies sur le marché, la conduite d’appels d’offres et l’évaluation des propositions soumises par les fournisseurs, selon des critères préalablement définis (prix, qualité, délais…).
La négociation et la gestion des contrats
Les achats s’attachent également à négocier les termes et les conditions des contrats (prix, délais de livraison, modalités de paiement…) pour contractualiser avec leurs fournisseurs. Cette troisième étape vient officialiser la relation commerciale.
Le suivi et l’évaluation des performances fournisseurs
Cette dernière étape consiste à s’assurer que les fournisseurs respectent les termes du contrat, que ce soit en matière de qualité, de quantité, de délais de livraison… Cela suppose également de mener régulièrement des évaluations pour ajuster les stratégies, tout en maintenant de solides relations avec ses partenaires.
Les enjeux des achats
Les acheteurs relèvent des enjeux à la fois en matière de coûts, de risques et de création de valeur.
L’optimisation des coûts totaux
Ils s’attachent à optimiser les coûts totaux d’acquisition, tout en garantissant la qualité des produits et des services qui sont achetés. Cela passe par un travail approfondi de recherche, de sélection et de négociation avec le panel des fournisseurs.
La gestion des risques
Alors que les supply chain mondiales se complexifient, les acheteurs doivent également minimiser les risques. Cela implique de choisir des fournisseurs fiables et de mettre en place des stratégies adaptées.
La création de valeur
En développant des partenariats stratégiques avec les fournisseurs, les achats participent également à créer de la valeur pour l’entreprise, à se différencier de la concurrence.
L’approvisionnement : mission, étapes et enjeux
L’approvisionnement a pour mission de planifier et gérer les flux entrants dans l’entreprise : matières premières, composants, produits finis ou encore services. Cela vise à garantir la disponibilité continue des ressources nécessaires pour la production, ainsi que la satisfaction des besoins clients.
Cette fonction se focalise donc davantage sur l’exécution et la gestion opérationnelle des achats. En ce sens, l’approvisionnement fait partie intégrante du processus d’achat global, mais s’inscrit également dans le management de la supply chain.
Les grandes étapes de l’approvisionnement
Les processus d’approvisionnement s’étendent depuis la planification des besoins jusqu’au stockage ou l’utilisation finale des marchandises.
Planification des besoins
La fonction approvisionnement identifie les besoins sur une période et programme le réapprovisionnement de l’entreprise, tout en s’attachant à générer le moins de charges possible.
La réception
Cette étape implique de réceptionner les produits, mais surtout de vérifier si les marchandises livrées correspondent bien aux attentes, normes et spécifications de l’entreprise.
La gestion des stocks
Il s’agit alors de suivre précisément les entrées et les sorties des marchandises, afin qu’il n’y ait ni surstock, ni sous-stock. Les équipes utilisent généralement des systèmes informatisés pour optimiser cette étape.
La distribution interne
Les marchandises sont ensuite distribuées aux différents services de l’entreprise, conformément à ce qui est convenu. Grâce à une organisation efficace, cette étape doit contribuer à maintenir la fluidité des opérations.
La gestion des retours
Enfin, la fonction approvisionnement s’occupe de retourner les marchandises aux fournisseurs en cas de non-conformité. La priorité étant de minimiser la perturbation des activités ainsi que les coûts.
Les enjeux de l’approvisionnement
L’approvisionnement fait face à deux enjeux clés : la réduction des coûts et la satisfaction des clients finaux.
La réduction des coûts
L’approvisionnement représente généralement la moitié du coût de revient de la marchandise. Les équipes doivent ainsi garantir une juste maîtrise des stocks, pour en réduire les coûts.
La satisfaction clients
Une bonne gestion d’approvisionnement permet d’éviter tous les aléas (pénuries, retards…). C’est ainsi que l’entreprise parvient à livrer les clients finaux dans des conditions idéales, et ainsi à contribuer à leur satisfaction globale.
La différence entre achat et approvisionnement
Vous l’avez compris, les fonctions achats et approvisionnement sont complémentaires et connexes. Toutefois, elles se démarquent principalement sur leurs objectifs, leur orientation et leur échelle de temps.
Les objectifs principaux et secondaires
Les acheteurs ont un objectif à la fois stratégique et économique. Ils optimisent les coûts totaux d’achat et pilotent la relation fournisseur, au service de la compétitivité et de la rentabilité de leur entreprise.
Les approvisionneurs ont un objectif opérationnel. Ils orchestrent l’ensemble du cycle d’approvisionnement dans le but de mettre les biens à disposition en temps et en heure, mais aussi d’optimiser le niveau des stocks.
L’orientation et l’échelle de temps
Les acheteurs sont majoritairement tournés vers l’extérieur de l’entreprise. Ils sont en veille constante sur le marché et pilotent les relations avec l’ensemble du panel des fournisseurs, adoptant une vision moyenne, voire long terme.
Les approvisionneurs sont davantage orientés vers l’intérieur de l’entreprise. Ces derniers sont garants des délais et de la conformité vis-à-vis des clients internes et des utilisateurs, avec une vision court terme.
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Achats |
Approvisionnements |
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Objectif principal |
Stratégique et économique |
Opérationnel |
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Objectif secondaire |
> Optimiser les coûts d’achat > Piloter la relation fournisseur |
> Garantir la mise à disposition des biens en temps et en heure pour éviter les ruptures |
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Orientation |
Marché fournisseur |
Client / Utilisateur |
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Échelle de temps |
Moyen et long terme |
Court terme |
Comment s’organiser en entreprise ?
Dans les petites structures, ces deux fonctions sont souvent assumées par les mêmes personnes, des acheteurs/approvisionneurs, sous la même direction. Toutefois, le risque est que les préoccupations et les problèmes à court terme prennent le pas sur les ambitions à plus long terme.
Dans les plus grandes entreprises, les fonctions sont généralement séparées. Comme le soulignent Olivier Bruel et Pascal Ménage, tous deux experts achats, dans leur ouvrage « Politique d’achat et gestion des approvisionnements » : « Achats et approvisionnements sont deux métiers distincts, requérant des compétences et des profils de personnes différents. […] Dans cette approche, acheteurs et approvisionneurs doivent être des acteurs séparés de profils différents. Les approvisionneurs peuvent alors constituer une entité spécifique au sein d’une fonction qualifiée toujours d’«achats/approvisionnements », ou être séparés et dépendre en responsabilité directement d’une fonction supply chain autonome. »
Certaines entreprises décentralisent également l’acte d’approvisionnement auprès des utilisateurs eux-mêmes. Elles vont s’appuyer sur des solutions digitales dédiées type Punch-Out pour leur permettre d’engager des dépenses sans intervention de la direction achats. Toutefois, cette option s’applique généralement aux entreprises de services, et plus particulièrement aux achats non stratégiques.
Les achats et les approvisionnements représentent donc deux fonctions clés, indissociables l’une de l’autre. Les achats initialisent les flux de transactions, qui sont ensuite pilotés par les approvisionnements. Une solide synergie entre ces deux fonctions permet de contrôler les coûts, mais aussi d’améliorer la réactivité et l’adaptabilité de l’organisation. Ensemble, elles sont essentielles à la stabilité et l’efficacité opérationnelle de toute entreprise.
