Les achats indirects représentent 20 % du montant total des achats d’une entreprise mais comptent pour 80 % des coûts administratifs. Ces derniers sont souvent des coûts cachés intégrés dans les frais de personnel et les frais généraux : temps passé à sélectionner les produits, à réceptionner un colis, à traiter les factures, à gérer des fournisseurs… Et la rationalisation dans tout ça ? L’erreur pour ce type d’achats est de concentrer la majorité des efforts sur le prix au détriment d’un travail en profondeur sur les processus associés. Autrement dit de ne voir, comme le Titanic, que la partie émergée de l’iceberg sans s’apercevoir que le vrai danger réside dans la partie immergée !
Une belle économie… faciale !
Le travail sur le prix d’achat semble être toujours payant. De nombreuses entreprises demandent dorénavant des devis systématiques pour toute commande dépassant un certain montant. Il n’est pas rare que pour 350 euros de commande (voir moins), le processus d’achat interne exige 3 devis, une négociation et un processus d’approbation. Cette pratique permet sans nul doute de réaliser une belle économie… faciale.
Prenons en effet notre commande à 350 euros. Les devis et la négociation peuvent permettre de faire baisser le prix de 20 %, soit 70 euros. Mais il faut déduire le temps passé à rechercher, à envoyer les devis, à négocier, à approuver la commande puis dans certains cas à créer le fournisseur et à aller chercher le produit. Ajoutons enfin la gestion de la facture. Le montant associé à toutes ces opérations varie, mais en prenant le coût horaire moyen d’un approvisionneur et d’un comptable on arrive facilement à un montant allant de 70 à 100 euros ! Cela bien sûr sans compter le temps qui n’est pas passé sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Et si on rationnalisait une bonne fois pour toutes ?
Une politique d’achats indirects efficace doit avant tout se concentrer sur la rationalisation de l’ensemble du processus : de la prise de commande à la gestion de la facture. Cela peut se faire en 5 étapes :
- Choix d’un panel de fournisseurs référents
Une bonne pratique est de choisir quelques fournisseurs spécialistes pour les produits commandés régulièrement et un généraliste pour tout le reste. Il est préférable de sélectionner des fournisseurs sachant directement livrer sur le lieu de travail. En 2016 avec la qualité des sites marchands et des solutions électroniques, il est de plus en plus incongru de devoir se déplacer au comptoir ou dans un magasin pour s’approvisionner. - Négociation d’une remise d’ensemble avec ces fournisseurs
La remise peut être globale et/ou associée aux prix nets sur certaines références phares. - Mise en place d’une solution électronique de commande allant de la prise de commande jusqu’à la gestion électronique de la facture. Ces solutions permettent de gérer tout le processus d’approbation.
- Promotion de l’accord en interne et accompagnement des opérationnels pour s’assurer que tout le monde utilise la solution retenue.
- Pilotage des accords fournisseurs et plan de progrès annuel pour identifier d’autres sources d’économie (substitution de produits, rationalisation de gamme…).
Le digital et le relationnel, l’équation gagnante !
Reprenons l’exemple de notre commande initiale. Même si la remise annuelle accordée par le fournisseur peut être sensiblement inférieure aux 20 % négociés à chaque commande, le coût complet sera au final bien moindre. En effet, en prenant une remise négociée de 10 % et sachant que les étapes présentées précédemment permettent une réduction de 60 % des coûts administratifs, l’économie totale se situera entre 77 et 95 euros, bien au-dessus donc des 70 euros obtenus par la pure négociation. Sans compter bien sûr le temps gagné pouvant être réalloué notamment à négocier des commandes dont le montant justifie un travail particulier (commande > 1000 euros, projets…).
Mettre en place une telle politique de rationalisation nécessite de trouver des partenaires fournisseurs maîtrisant les outils digitaux indispensables à la rationalisation mais également capables de vous accompagner sur le terrain pour assurer un déploiement réussi
