Gérer vos achats internationaux pour garantir qualité des produits et conformité des échanges

À l’heure de la mondialisation, les achats internationaux font désormais partie intégrante des stratégies d’approvisionnement en entreprise. Pour autant, acquérir des biens et des services auprès de fournisseurs situés dans d’autres pays reste un processus complexe. Celui-ci doit être parfaitement maîtrisé pour assurer une bonne gestion des risques et maximiser les avantages. Découvrez la marche à suivre en six grandes étapes pour un management efficace des achats internationaux.

Étape 1 : préparer le terrain

La première étape des achats internationaux consiste à structurer sa démarche et son plan d’action au sein de l’entreprise. En effet, il est impératif d’anticiper et de préparer son projet avant de se lancer dans la mise en œuvre opérationnelle. 

Les directions achats peuvent s’appuyer sur différents outils :

• La matrice de questionnement QQOQCP (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi) permet de structurer sa démarche et prendre de la hauteur sur cette réflexion. Il s’agit de collecter les informations clés, puis d’identifier les actions à mettre en place et les services de l’entreprise qu’il faut impliquer. On est sûr de ne rien oublier des éléments essentiels à la réussite du projet.
• L’analyse SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) est un outil stratégique pour définir sa stratégie et sélectionner ses marchés potentiels. En identifiant les forces et faiblesses de son entreprise, mais aussi les opportunités et menaces de son environnement, on parvient à identifier les facteurs clés de succès.

Étape 2 : définir son besoin

Dans un second temps, l’entreprise définit son besoin avec clarté et précision. Cela se matérialise à travers la construction d’un cahier des charges, qui permet d’expliciter toutes les exigences spécifiques vis-à-vis des matières premières, des produits et/ou des services recherchés, en veillant bien à intégrer la dimension logistique. Celui-ci sera traduit avec exactitude, a minima, en anglais. Ce document exhaustif facilite et sécurise les achats internationaux.

• Les caractéristiques détaillées (taille, matière, dimensions, coloris, composants…) ;
• Les réglementations applicables et certifications (marquage CE, normes produits…) ;
• Les quantités souhaitées ;
• Les cadences, conditions et délais de livraison (Incoterms) ;
• Les prix et conditions de règlement ;
• La demande d’échantillons.

Étape 3 : choisir le(s) pays source(s)

Lors de cette troisième étape, l’équipe achats détermine les pays qui pourraient potentiellement fournir les matériaux, produits et/ou services souhaités. C’est dans ces pays qu’elle effectuera la recherche de fournisseurs.

Le choix du ou des pays source(s) n’est pas anodin, puisque cela va influencer les coûts, la qualité et la disponibilité de l’offre des fournisseurs. À titre d’exemple, Antoine Compin, Directeur Général de Manutan France[1], explique : « Quand on va chercher des produits made in Europe ou made in France, […], on va aller chercher des produits qui, par définition, sont de meilleure qualité, voire de très bonne qualité, mais qui peuvent aussi avoir un prix plus important. Et ça a une vertu aussi, c’est qu’un produit de bonne qualité va être plus simple à circuler dans une seconde vie du produit. »

Il existe trois principaux critères de choix pour définir le pays source[2] :

• L’accessibilité implique des facteurs physiques (distance du pays, climat, infrastructure de transport), des facteurs économiques et politiques (devise, stabilité du régime), des obstacles tarifaires (droits de douane), des obstacles non tarifaires (documents à obtenir) et des facteurs socio-culturels (barrière linguistique).
• Le potentiel qui comprend des données économiques (balance commerciale, ratio exportations/PIB, politique économique) ainsi que la dimension du marché des produits recherchés. 
• La sécurité regroupe tous les risques inhérents au pays (vulnérabilité de la conjoncture, risque de crise de liquidité de la devise, surendettement extérieur, fragilité du secteur bancaire, comportement de paiement des entreprises…).

Étape 4 : chercher les fournisseurs

La quatrième étape des achats internationaux consiste à prospecter le marché pour trouver le(s) fournisseur(s) le(s) plus adapté(s) à sa demande. En amont, la direction achats aura consulté ses clients internes pour s’accorder sur les critères de recherche et ainsi optimiser le temps de prospection. 

Pour rechercher les fournisseurs, de multiples outils sont à disposition : Internet bien sûr, mais aussi les annuaires professionnels, les salons internationaux, les places de marché ou encore les intermédiaires spécialisés. Sans oublier les services des organismes officiels, tels que les ambassades et les chambres de commerce. Tous ces réseaux ouvrent l’accès à de précieux contacts pour identifier les meilleurs partenaires commerciaux.

Étape 5 : évaluer les fournisseurs

La direction achats doit alors opérer un choix parmi les différents fournisseurs potentiels identifiés. Cela se fait en fonction de critères spécifiques, préalablement identifiés. En matière d’achats internationaux, la qualification des fournisseurs doit être particulièrement méticuleuse. Cela peut inclure des tests, des vérifications de produits, des visites sur site, mais aussi, et surtout, le calcul du coût de revient import prévisionnel.

Thomas Körber, doctorant à l’université de Twente, a réalisé une étude passionnante autour des achats internationaux. Celle-ci met en lumière trois principaux facteurs de décision[3] qui font autorité sur le terrain pour sélectionner ses fournisseurs à l’international : 

• L’emplacement du fournisseur ;
• La qualité du produit ;
• La relation solide entre l’acheteur et le fournisseur.

Une fois le ou les fournisseur(s) sélectionné(s), l’entreprise passe en phase de négociation et de contractualisation avec eux.

• Solidité financière ;
• Position sur le marché ;
• Politique qualité et certifications ;
• Langue de travail ;
• Conditions d’achat ;
• Expérience de l’export ;
• Présence locale de relais commerciaux ;
• Maîtrise de la logistique ;
• Conditions de garantie ;
• Moyens de production ;
• Systèmes d’emballage.

Étape 6 : piloter la performance

Enfin, la dernière étape consiste à suivre et contrôler la démarche. Cela implique de mettre en place des outils de pilotage opérationnels permettant d’évaluer les fournisseurs.

Il revient à chaque entreprise de déterminer son plan d’action, c’est-à-dire l’objectif, la fréquence et les critères de cette évaluation. Il est possible de faire un bilan des réalisations sur l’année passée, mais aussi de mesurer régulièrement la qualité des relations, les écarts de prestation ou encore les points forts et axes d’amélioration des fournisseurs. 

La clé d’une collaboration réussie réside dans une relation commerciale équilibrée. Outre la performance fournisseurs, la direction achats peut également évaluer leur satisfaction. C’est l’occasion de leur donner la parole pour s’inscrire dans une dynamique de progrès, avec un développement gagnant-gagnant.

Vous l’avez compris, le commerce international est particulièrement complexe. Aux défis habituels des marchés, s’ajoutent d’autres challenges liés à la législation, la finance et la culture propres à chaque pays. De plus, il s’agit également d’optimiser et de sécuriser la supply chain globale, malgré les distances physiques. C’est pourquoi les projets d’achats internationaux nécessitent d’adopter une approche rigoureuse et structurée en entreprise. C’est ainsi que le directeur des achats et son équipe pourront nouer de solides partenariats, orientés sur la création de valeur.