Depuis 2015, l’enseigne Truffaut, référente du jardin, de la maison et des animaux, a mené un vaste projet pour optimiser ses achats de fournitures de bureau. Avec 350 000 euros de dépenses, ce ne sont pas moins de 15 % d’économies réalisées sur trois ans. Un résultat obtenu grâce à un plan d’actions en trois étapes : rationalisation fournisseurs, optimisation produits et suivi des dépenses.
1ère étape : rationaliser le panel fournisseurs et l’offre produits
Dans la famille des fournitures de bureau, on retrouve plusieurs milliers de références, aux caractéristiques pourtant très similaires. C’est pourquoi la rationalisation des produits et des fournisseurs constitue le principal levier d’économies sur cette famille d’achat.
Comme le rappelle Olivier Hugo, cabinet Cosma Experts : « Dans le cadre d'une enveloppe d'achats de 15 000 à 3 millions d'euros, il est rarement pertinent d'avoir plusieurs fournisseurs ». Cela s’explique notamment par les coûts élevés de gestion des fournisseurs, évalués en moyenne entre 1 000 et 3 000 € par an et par fournisseur. D’autant qu’en augmentant son volume de commandes, une entreprise peut ainsi mieux négocier avec son/ses fournisseur(s). Un point de vigilance est à noter : il est essentiel de mener un projet de rationalisation, en gardant en tête la nécessité de couvrir les besoins quotidiens des utilisateurs afin de limiter au maximum les achats sauvages (hors processus) au sein de l’entreprise.
Truffaut, à l’instar du Groupe SOS, commence par optimiser ces deux leviers. L’enseigne réduit alors de 20 % ses références en fournitures de bureau, puis lance un appel d’offres pour consolider son panel de fournisseurs.
2ème étape : choisir le bon mix produits
Equilibrer les différentes gammes de produits (haut, milieu et entrée de gamme) et marques de distributeurs au sein de ses achats est un levier intéressant quant il s’agit d’achats non stratégiques.
Les marques de distributeur sont très souvent une alternative pertinente car elles sont moins onéreuses mais de qualité équivalente aux marques nationales. Truffaut en a bien conscience et décide de réorienter une partie de ses achats de bureau sur une marque de distributeur.
3ème étape : suivre les dépenses
Il existe de multiples façons de suivre les dépenses, à la fois physiques et digitales, pour mieux contrôler les consommations produits. Truffaut opte pour la transparence : une grande majorité de ses sites peut ainsi commander sans système de validation préalable. Cependant, les résultats et consommations sont régulièrement communiqués aux utilisateurs pour qu’ils aient de la visibilité et soient responsabilisés. L’accent est clairement mis sur la sensibilisation plutôt que le contrôle.
Il existe encore de multiples possibilités d’optimiser les fournitures de bureau comme la digitalisation des transactions avec l’e-procurement ou encore la logistique avec la mise en place de distributeurs automatiques…
Source : Décision Achats
