La gestion des relations avec les fournisseurs fait partie intégrante des missions de la fonction achats. Dans le contexte actuel incertain et volatile, créer les conditions d’une relation de partenariat durable et de confiance avec ses fournisseurs clés est devenu stratégique pour chaque entreprise. Pour cela, il convient de piloter la gestion des relations avec les fournisseurs dans une perspective commune de développement.
1. Définir le cadre contractuel
Dans le cadre d’un sourcing fournisseurs, il est primordial de commencer par garantir une juste adéquation entre le besoin, le contrat et le marché. Il faut donc s’interroger dès l’élaboration du cahier des charges sur les besoins réels des clients internes et la gestion qui en découle pour les acheteurs au sein de l’entreprise.
Dans le contrat, il faut notamment veiller à détailler les conditions ainsi que les indicateurs clés de performance (KPI) qui seront suivis tout au long de la relation commerciale pour éviter tout risque de confusion ou de litige.
Aux contrats, il est également possible de joindre des chartes d’achats responsables ou inclure certaines bonnes pratiques, qui posent un cadre de référence pour les engagements environnementaux, sociaux et sociétaux attendus par l’entreprise.
À la suite de quoi, les deux parties doivent enfin mettre en place des processus d’évaluation et rassembler les ressources nécessaires pour suivre et contrôler la performance fournisseurs.
2. Miser sur une solution digitale (SRM)
Pour piloter sa relation fournisseurs, rien de tel pour la fonction achats qu’une solution complète de SRM (Supplier Relationship Management). Un tel outil permet, en effet, de :
- Disposer d’un dossier relation fournisseur unique ;
- Analyser les coûts ;
- Gérer les documents légaux ;
- Automatiser l’actualisation des données fournisseurs…
À la clé, les achats obtiennent une vision 360° de la relation fournisseurs, mais aussi de leur performance et de la gestion des risques inhérents.
Peter Bonney, PDG et cofondateur de Vendorful, solution SaaS de sourcing et SRM, rappelle : « On ne saurait trop insister sur la valeur des données de la chaîne d’approvisionnement. Les relations avec les fournisseurs sont complexes et, généralement, les données relatives à ces relations sont réparties dans plusieurs solutions qui ne communiquent pas entre elles. La première étape en matière de données consiste à obtenir une visibilité sur les relations avec les fournisseurs dans tous les silos de données et à la rendre visible pour toutes les parties prenantes. »
3. Gérer les risques fournisseurs
Suite aux crises successives, la gestion des risques est une priorité absolue pour les entreprises. Une grande majorité d’entre elles sont d’ailleurs objectivées sur leur gestion des risques fournisseurs (que ce soit d’ordre logistique, qualité, opérationnel, financier, RSE…). En effet, la moindre défaillance d’un fournisseur clé peut avoir un impact sur toute la chaîne d’approvisionnement ou sur l’image de marque de l’entreprise.
C’est pourquoi il est primordial d’analyser les risques avant de nouer toute nouvelle relation commerciale en collectant les informations nécessaires. Pour les fournisseurs déjà sous contrat, il convient de cartographier l’intégralité des risques pour ensuite mettre en œuvre un plan d’action adapté à leurs différents enjeux :
- Mise en place d’audits des fournisseurs ;
- Mise à jour des clauses contractuelles ;
- Ajustement des processus…
4. Respecter les délais de paiement
Le respect des délais de paiement des fournisseurs est tout aussi important que le respect des délais de livraison pour l’entreprise. Les directions des achats sont également objectivées sur le respect et le pilotage des délais de paiement fournisseurs. Les acheteurs se responsabilisent vis-à-vis de ces problématiques transverses, mais aussi du renforcement des réglementations en la matière. En cas de retard de paiement, il est important d’initier une forme de communication constructive via un dialogue continu et transparent.
À ce jour, près d’une entreprise européenne sur deux paie ses fournisseurs dans le temps, d’après la dernière étude Altares. Thierry Millon, directeur des études Altares, 1er réseau international d’informations BtoB, explique : « Covid, difficultés d’approvisionnement, guerre en Ukraine, inflation… ce contexte sérieux incite à la vigilance et, par conséquent, à la gestion précautionneuse de son cash. Pourtant, globalement, les comportements de paiement ne se dégradent pas. Mieux, ils s’améliorent. »
5. Construire un véritable partenariat entreprise/fournisseur
Aujourd’hui, les directions des achats mettent aussi en œuvre des actions visant à renforcer la qualité des relations fournisseurs, notamment en leur donnant davantage envie de travailler ensemble. En effet, les entreprises ont compris qu’il est dans leur intérêt de devenir le « client préféré » de leurs fournisseurs, autrement dit, leur priorité.
Outre le fait de donner aux fournisseurs de la visibilité sur les commandes futures, il est ici question de se développer ensemble via des processus de co-innovation ou de co-investissement, par exemple. C’est alors que les fournisseurs se transforment en véritables partenaires avec lesquels l’entreprise noue une étroite collaboration et construit à long terme des relations mutuellement avantageuses au service de la création de valeur.
Piloter la gestion des relations avec les fournisseurs consiste donc à construire une stratégie autour de ses partenaires stratégiques pour améliorer et pérenniser les relations entretenues avec eux. Dans cette dynamique, pourquoi ne pas envisager de procéder à une rationalisation du portefeuille fournisseurs (https://www.manutan.com/blog/page/redirect/515)? C’est un levier souvent actionné par la fonction achats pour optimiser les coûts totaux d’acquisition, parmi tant d’autres outils à disposition des acheteurs.
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