La crise sanitaire a mis en exergue la nécessité pour les entreprises, et tout particulièrement pour les Directions des Achats, d’accélérer leur transformation digitale. Il en va de leur agilité, leur productivité, et ainsi de leur résilience. Pour la fonction achat, l’une des premières étapes en faveur de la digitalisation consiste à mettre en place une solution d’e-procurement. En dématérialisant le processus transactionnel, cet outil permet de réduire les coûts indirects mais aussi de gagner en visibilité sur les dépenses. Cependant, une grande question se pose pour mener un tel projet : faut-il internaliser ou externaliser la mise en place de sa solution d’e-procurement ?
E-procurement : comment choisir l’option adaptée ?
Il existe communément deux façons de mettre en place une solution d’e-procurement au sein de son entreprise :
- Internaliser : si l’entreprise a les compétences et les ressources nécessaires en interne, elle peut faire appel à son propre service informatique. Cette solution nécessite que le système d’information (ERP) de l’entreprise soit compatible avec celui de son fournisseur.
- Externaliser : l’entreprise peut aussi s’appuyer sur des partenaires externes. Cette option peut représenter un investissement financier conséquent (selon la volumétrie commande/facture) mais elle permet aussi d’accélérer le pas de la digitalisation. En effet, le fait d’externaliser cette prestation peut lui permettre d’accéder plus rapidement aux fournisseurs déjà en compte avec ces différents partenaires.
Pour faire le bon choix, il convient de réaliser une étude de marché aussi bien technique que financière. Certains fournisseurs peuvent d’ailleurs accompagner les entreprises dans cette prestation de conseils.
Qui sont ces partenaires externes ?
Il existe toute une diversité d’acteurs que l’on appelle des partenaires Procure-to-Pay. On peut notamment citer SAP Ariba, Coupa, Ivalua, Jaggaer, Proactis, Synertrade, Basware, Tradeshift, etc. Chaque société présente ses propres particularités et avantages. Certaines sont davantage orientées sur les volets Source-to-Contract ou Procure-to-Pay, tandis que d’autres sont spécialisées sur des secteurs d’activités ou encore des typologies d’entreprises.
Ces acteurs sont également challengés par de nouveaux entrants que sont les places de marché. Dans ce cas de figure, il est question des logiciels qui permettent de fabriquer une place de marché et non des sites e-commerce multivendeurs. Jusqu’alors orientés Business-to-Customer, ces acteurs ont pris un virage Business-to-Business. On compte notamment Mirakl, Wizaplace ou encore Izberg. Ces derniers proposent à leurs grands comptes d’animer une place de marché pour les utilisateurs internes, avec les produits et les fournisseurs qui ont été négociés par les Directions des Achats. Ces places de marché sont particulièrement performantes en matière d’expérience utilisateur mais présentent encore une légère marge de progression du point de vue des fonctionnalités achats.
Que l’on choisisse d’internaliser ou d’externaliser la mise en place de sa solution d’e-procurement, la réussite d’un tel projet dépend également de l’adhésion des clients internes. C’est pourquoi l’expérience utilisateur et l’accompagnement au changement sont deux éléments fondamentaux à adresser, en parallèle des considérations purement techniques.
