La gestion efficace des fournisseurs est clé pour assurer la continuité et la qualité des opérations. C’est pourquoi il est important de mettre en place une démarche d’évaluation et de suivi des fournisseurs au sein des entreprises. Cette analyse garantit la qualité des produits et des services achetés, mais également le bon fonctionnement des processus achats. Pour que cette démarche soit une véritable plus-value dans votre organisation, elle doit être menée de façon efficace et réfléchie, à partir d’une fiche fournisseur.
Qu’est-ce qu’une fiche fournisseur ?
La fiche fournisseur est un document qui permet de recueillir toutes les informations essentielles d’un fournisseur. S’appuyant sur un modèle standardisé, elle peut prendre la forme d’un fichier type (Excel, PDF, Word…) ou bien être intégrée dans le système d’information de son entreprise (ERP). Cette fiche fournisseur inclut les données administratives, financières, relatives à la performance, etc. Elle sert de référence pour toutes les transactions et interactions avec son fournisseur, facilitant ainsi la gestion des relations avec lui ainsi que la prise de décision.
Une fiche doit être complétée dès lors qu’un nouveau fournisseur est intégré dans le portefeuille ou bien mise à jour lorsque certaines données relatives à un fournisseur existant évoluent. C’est ce qui permet de constituer une solide base de données fournisseurs.
Zoom sur notre modèle de fiche fournisseur
Dans le modèle de fiche fournisseur que nous proposons, vous retrouvez toutes les informations clés relatives à un fournisseur dont voici la liste :
- Le logo de l’entreprise ;
- L’identité de l’entreprise (le nom, la nationalité, l’adresse du siège, son identifiant) ;
- Le contact ainsi que ses coordonnées ;
- La catégorie d’achats concernée ;
- Les informations génériques de l’entreprise (ses effectifs et son chiffre d’affaires sur la dernière année fiscale) ;
- L’ensemble des dépenses de l’année en cours et des précédentes années ;
- La part de marché de ce fournisseur sur une catégorie d’achat donnée ;
- La grille de notation (de 1 à 5) concernant la qualité des produits, la qualité des livraisons et l’innovation ;
- Des informations complémentaires telles que la dématérialisation effective des transactions et l’existence d’une certification RSE (EcoVadis, ISO 26000…).
Certains logiciels dédiés vont même ajouter bien d’autres informations au sein de la fiche fournisseur comme :
- Le site internet ;
- La devise ;
- La TVA ;
- Le mode de facturation et de règlement ;
- La dernière commande ;
- Les commandes en cours ;
- Les différents contacts au sein de l’entreprise…
En collectant l’ensemble de ces informations, cela permet aux entreprises de s’assurer que les partenaires avec lesquels elles travaillent, ou souhaitent travailler par la suite, correspondent à leurs besoins et à leurs exigences.
De plus, les indicateurs retenus (part de marché, qualité des produits et de la livraison, innovation…) ont pour objectif de mesurer la qualité des prestations de tous les fournisseurs, à travers un référentiel commun. C’est à l’aide de ces informations clés que les entreprises seront en mesure de prendre les meilleures décisions.
La fiche fournisseur, au service d’une meilleure gestion globale
Tout l’enjeu de cette démarche est de constituer sa base de données fournisseurs à partir de ces nouvelles fiches fournisseurs. Un tel fichier fournisseur garantit l’intégrité, la sécurité et l’accessibilité de toutes ces données. Cela facilite ainsi les échanges, l’analyse des dépenses, la réception et la liste des règlements des factures fournisseurs…
Grâce à un tel référentiel de données centralisé, les entreprises peuvent également gérer efficacement leur portefeuille fournisseurs. Le point de départ de cette démarche, si ce n’est pas déjà fait, est de segmenter son panel fournisseurs. Nombre d’acheteurs s’appuient sur la matrice de Kraljic pour réaliser cet exercice. Cette méthode de classification et d’analyse du portefeuille achats s’appuie sur l’importance stratégique du produit et la complexité du marché fournisseur.
Au fil du temps, les experts ont pris en compte d’autres dimensions comme l’interdépendance ou la relation client-fournisseur, par exemple. Aujourd’hui, chaque entreprise dispose de sa propre méthode pour analyser et segmenter son portefeuille fournisseurs. Certains y intégreront la performance du fournisseur, son importance stratégique…
Ce travail permet d’identifier différentes typologies dans sa liste de fournisseurs : les fournisseurs stratégiques, privilégiés, acceptés, nouveaux, dormants, sous conditions, rejetés… Puis d’y associer des objectifs et des plans d’action adaptés. À titre d’exemple, les entreprises vont s’attacher à fidéliser et à accélérer l’innovation avec leurs fournisseurs stratégiques, à animer les contrats de façon dynamique avec les fournisseurs privilégiés, à engager une démarche de rationalisation pour les fournisseurs dormants ou rejetés.
L’exemple de la rationalisation fournisseurs
Prenons l’exemple concret d’un acheteur en charge des achats de classe C. Lors des revues annuelles de performance, l’acheteur étudie soigneusement chaque fiche fournisseur, de manière objective. Il va tout particulièrement s’intéresser à l’évolution des dépenses sur les années passées, mais aussi aux parts de marché et aux niveaux de performance en matière de qualité des produits et des livraisons.
Si plusieurs de ces données sont en forte baisse chez un pool de fournisseurs positionnés sur la même catégorie d’achat, c’est peut-être le signe qu’il convient de les substituer, au profit d’un fournisseur qui a déjà été identifié comme privilégié.
Quentin Burès, responsable optimisation et digitalisation des achats, souligne : « Quand on sait que les achats de classe C concentrent 75 % du nombre de fournisseurs au sein des directions achats, un tel projet prend tout son sens. Avant tout, cela permet de réduire les coûts administratifs. Cela comprend les coûts de gestion fournisseurs chiffrés en moyenne à 1 000 € par fournisseur et par an ainsi que les coûts transactionnels évalués entre 19 € et 95 € par transaction, selon le niveau de digitalisation[1]. Outre ces économies, cela va contribuer à améliorer la productivité des équipes et renforcer ce partenariat stratégique. »
Grâce au système de fiche fournisseur, les entreprises sont en mesure de créer un référentiel central contenant toutes les informations pertinentes relatives à leurs fournisseurs. Cet outil leur offre une formidable visibilité et ouvre la voie à des prises de décisions éclairées. En effet, c’est en analysant les données avec précision que les entreprises seront à même de sélectionner les prestataires qui correspondent le mieux à leurs besoins. Pour construire des relations fournisseurs pérennes, les directions achats doivent ainsi miser sur l’évaluation et le suivi régulier de leurs partenaires, dans une démarche de progrès.
[1] Groupe Manutan, données internes
