Bien plus qu’une simple fonction support, les achats constituent un véritable levier de création de valeur pour l’entreprise. Et pour cause, la gestion des achats impacte directement la qualité des produits et services, mais aussi la rentabilité et la compétitivité de chaque société. Pour structurer ses achats de façon optimale, il faut revenir aux fondamentaux : un processus d’achat efficace, une politique claire, des stratégies adaptées et un logiciel de gestion des achats. C’est la combinaison de ces leviers incontournables qui permettra à la fonction achats de faire la différence sur le long terme.
Gestion des achats : définition et composantes
La gestion des achats désigne l’ensemble des processus, des opérations et des méthodes qui sont utilisées pour acquérir les matières premières, biens et services nécessaires aux activités d’une organisation. L’acquisition de ces marchandises peut avoir plusieurs buts : elles peuvent être directement revendues au client final, transformées pour être revendues, ou encore utilisées pour son propre fonctionnement.
La particularité de la gestion des achats est qu’elle implique un grand nombre de parties prenantes. Cela comprend le service achat bien sûr, mais aussi la finance, le juridique, les fonctions métiers, ainsi que l’ensemble du portefeuille de fournisseurs.
Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, ses achats deviennent de plus en plus importants et complexes à gérer. C’est un défi de taille puisqu’il faut veiller à maîtriser les coûts et les risques, tout en améliorant l’efficacité, les relations fournisseurs et la satisfaction des clients internes. La fonction achat joue donc un rôle clé pour soutenir la croissance et la pérennité de son entreprise.
Étape 1 de la gestion des achats : un processus d’achat efficace
Dans un premier temps, il s’agit de mettre en place un processus d’achat efficace. Ce processus doit être, autant que possible, simplifié. Pour cela, il convient de réduire les tâches manuelles et chronophages (comme le traitement des demandes d’achats et le suivi des commandes) tout en favorisant la circulation des informations. L’objectif ultime étant de permettre au service achat de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, et sur la gestion de projet stratégique.
Il n’existe pas de modèle type de processus d’achat, car les modalités peuvent varier d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi il faut avoir une vision claire des procédures existantes, mais aussi des besoins de son entreprise et de la typologie de ses achats pour s’inscrire dans une démarche d’optimisation. À partir de cet état des lieux, chaque entreprise peut identifier les axes d’amélioration, tout comme les points de friction, et ainsi redesigner son processus d’achat.
Finalement, tout l’enjeu est de rationaliser le processus d’achat via la réduction du nombre d’étapes et d’intervenants, l’automatisation d’un maximum de tâches ainsi qu’une solide collaboration avec les parties prenantes, à savoir les clients internes et les fournisseurs.
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L’identification des besoins, et leur définition
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La recherche et la consultation des fournisseurs
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Le lancement d’appel d’offres, ou la demande de devis
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L’analyse des offres selon ses critères d’achats
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La négociation avec les fournisseurs
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La contractualisation avec le meilleur partenaire
Étape 2 de la gestion des achats : une politique d’achats globale
Pour optimiser la gestion des achats, toute entreprise a besoin d’avoir une vision claire de ses objectifs et ses priorités en matière d’achats. C’est tout l’objet de la formalisation d’une politique d’achats globale. Cette feuille de route va guider les équipes achats et approvisionnement afin de garder en vue les objectifs et la stratégie de l’entreprise.
À travers sa politique d’achats, chaque service achats définit les orientations stratégiques comme, par exemple, la performance économique, les achats responsables, la gestion des fournisseurs, l’innovation, la maîtrise du risque… Ces axes sont alors traduits en objectifs opérationnels : réaliser des économies, améliorer les spécifications des produits et des services, mutualiser les achats, maîtriser les coûts, contrôler les consommations, améliorer la qualité des produits et services, réduire les délais d’approvisionnement… Une fois le cadre posé, cela implique également de construire un plan d’action, de définir les rôles et les responsabilités de chacun, mais aussi de mettre en place un système de suivi avec des indicateurs clés de performance au sein de l’entreprise.
Dès lors qu’elle est formalisée, il faut ensuite donner vie à la politique achat. Cela passe immanquablement par le fait d’informer les équipes concernées, mais aussi les fournisseurs avec pédagogie. Il est également essentiel d’intégrer ces éléments dans les opérations quotidiennes à travers : le cahier des charges des biens ou services recherchés, les appels d’offres sur le marché, les termes et conditions généraux des contrats d’achat, les tableaux de suivi de la performance, etc.
Étape 3 de la gestion des achats : des stratégies d’achats adaptées
Ces politiques d’achat se déclinent ensuite à travers les stratégies mises en place en fonction des différentes catégories d’achats. Pour définir ces catégories, l’équipe achats s’appuie généralement sur des méthodes éprouvées telle la matrice de Krajlic. Celle-ci permet de classifier et d’analyser le portefeuille achats afin d’orienter sa stratégie. Elle prend en compte deux facteurs : l’importance stratégique des achats et la complexité du marché fournisseurs.
Une fois que les acheteurs ont procédé à la segmentation des achats, ils peuvent y associer des stratégies dédiées. Ils voudront par exemple construire des partenariats pour leurs achats stratégiques, mettre leurs fournisseurs en concurrence pour leurs achats leviers, sécuriser les stocks pour leurs achats critiques, etc.
Pour réussir la segmentation de ses achats, les données, associées à l’expertise des équipes achats et approvisionnement, mais aussi de leurs partenaires, sont clés pour activer les leviers les plus adaptés.
Étape 4 de la gestion des achats : un logiciel dédié
Pour gagner en agilité et en efficacité, une entreprise a tout intérêt à s’équiper d’un logiciel dédié à la gestion des achats, avec toutes les fonctionnalités que cela comporte. À partir d’un certain volume d’achats, il n’est plus possible de s’appuyer sur des tableurs pour la planification des besoins, la gestion des commandes, ou encore le suivi des dépenses.
Les entreprises commencent généralement par digitaliser les processus achat les plus simples et répétitifs, à savoir la partie Procure-to-Pay (de la recherche d’un produit ou service, jusqu’au traitement des factures). Puis, elles étendent ces solutions aux processus Source-to-Contract (de la recherche des fournisseurs jusqu’à la signature et la gestion du contrat) pour piloter au mieux les phases en amont de l’acte d’achat. Aujourd’hui, ces solutions sont devenues la norme au sein des organisations. D’après l’enquête « Digital Procurement » menée par PwC en 2024, 96 % des entreprises sont équipées d’une solution Procure-to-Pay (P2P) et 92 % d’une solution Source-to-Contract (S2P).
Toutefois, ce n’est qu’un début dans l’adoption des outils de gestion des achats. C’est ce que soulignent les experts du cabinet de conseil, en préambule de cette même étude : « La recherche de performance interne et externe pousse vers une digitalisation accrue des achats dans les entreprises de tous secteurs. Pour renforcer cette digitalisation, les directions achats doivent s’assurer de l’adoption par les utilisateurs et développer de nouvelles fonctionnalités (RSE, CLM, SRM, etc.). » Les prochains cas d’usages fortement attendus par les directions achats se focaliseraient notamment sur l’analyse des données, la gestion et la prévention des risques, mais aussi le suivi des émissions de CO2.
Vous l’avez compris, une solide gestion des achats constitue un atout de taille pour la chaîne d’approvisionnement, et plus largement pour toute l’entreprise. En suivant ces étapes fondamentales, de l’optimisation des processus d’achats jusqu’à l’adoption d’un logiciel dédié, chaque direction des achats sera pleinement en mesure de relever les défis qui s’imposent à elle, tant en matière de réduction des coûts que d’efficacité opérationnelle, et bien d’autres encore. Cela viendra confirmer son positionnement stratégique, au service de la performance et de la pérennité de l’entreprise.
