La gestion des contrats fournisseurs joue un rôle clé sur l'efficacité opérationnelle et la rentabilité des entreprises, tout secteur d’activités confondu. Et pour cause, un grand groupe gère en moyenne 20 000 à 40 000 contrats selon PwC. Le processus contractuel, qui est complexe et chronophage, mérite d’être optimisé. Un système de gestion des contrats bien structuré peut d’ailleurs aider à réduire les risques, à maximiser la valeur des partenariats et à améliorer les performances globales. Pour réaliser une gestion optimale des contrats en entreprise, certains leviers et outils s’avèrent incontournables.
La gestion des contrats : définition et grandes étapes
Les contrats constituent les fondements de toute relation commerciale, entre une entreprise et ses fournisseurs. Le Code européen des Contrats définit d’ailleurs le contrat comme « l'accord de deux ou plusieurs parties destiné à créer, régler, modifier ou éteindre un rapport juridique qui peut comporter des obligations et d'autres effets mêmes à la charge d'une seule partie. »
Ce document définit le cadre juridique de la future collaboration entre les différentes parties, en spécifiant les termes et les conditions de la relation commerciale avec clarté et précision. Chaque partie prenante comprend ses obligations et ses responsabilités, ce qui réduit les risques de malentendus ou de litiges. En cas de problème, il suffit de se référer à ce document écrit et approuvé.
La gestion des contrats, ou gestion contractuelle, consiste donc à suivre l’ensemble du cycle de vie des contrats, de la rédaction du document jusqu’à son expiration. Tout ceci en gardant un double objectif en tête : maximiser la valeur et minimiser les risques liés aux contrats. C’est ce qu’on appelle en anglais le « Contract Lifecycle Management ».
Cela couvre plusieurs grandes étapes :
- La collecte des données ;
- La préparation et la rédaction des contrats ;
- L’acheminement et la négociation des contrats ;
- L’approbation et la signature des parties ;
- L’exécution et le suivi des contrats existants ;
- La révision et les modifications des informations ;
- La fin des contrats.
Les prérequis pour une gestion des contrats optimale
Pour rendre les processus contractuels plus fluides, sûrs et efficaces, il existe différentes bonnes pratiques à privilégier au sein des entreprises.
S’appuyer sur des modèles de contrats
Les entreprises ont tout intérêt à créer des modèles de contrats, avec des clauses standards (non-concurrence, accords de confidentialité…) pour chaque type de contrat. Les équipes concernées doivent en être informées, et s’y référer dès qu’elles en ont besoin. Cela permet d’accélérer le processus, tout en améliorant la maîtrise des risques juridiques.
Centraliser la gestion des contrats
Tout d’abord, il est important de conserver tous les contrats et les documents associés au même endroit, dans un espace centralisé. Cela facilite considérablement l’accès, le suivi et l’analyse des contrats.
Mettre en place des indicateurs clés de performance
Il est également crucial de définir des indicateurs clés de performance (KPI) clairs pour évaluer la mise en œuvre effective des contrats fournisseurs. Il peut s’agir par exemple de la corrélation coût/valeur, des délais de livraison, ou encore du niveau de service…
Impliquer les parties prenantes clés
Pour garantir l’efficacité et la fluidité dans la gestion des contrats, il faut que toute l’entreprise y adhère. C’est pourquoi il est important de sensibiliser les collaborateurs des différents services concernés aux règles contractuelles mises en place ainsi qu’aux bonnes pratiques en la matière.
La digitalisation pour une gestion des contrats efficace
Au-delà de ces bonnes pratiques, la transformation digitale s’est également emparée des processus contractuels. En effet, une gestion des contrats optimale passe avant tout par des outils et des technologies dédiés. Il peut s’agir de logiciels de gestion des contrats (Contract Management System) qui permettent de stocker, suivre et gérer les contrats de manière électronique. Ils peuvent également intégrer des fonctionnalités spécifiques pour simplifier l’ensemble du processus comme la gestion des accès, la signature électronique, l’analyse des données, le suivi des échéances et les alertes automatiques.
Dans la dernière enquête sur la digitalisation des achats de PwC, il apparaît que les directions achats axent leur feuille de route autour de la gestion du cycle de vie du contrat. Une entreprise sur deux prévoit d’investir d’ici les trois prochaines années dans l’évolution ou le déploiement d’un outil de ce type. En parallèle, 22 % des organisations ont déjà un outil mature.
Certaines solutions logicielles peuvent intégrer la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données des contrats en version papier, ou bien d’autres technologies comme l’Intelligence Artificielle (IA) et le Machine Learning (ML) pour favoriser l’automatisation de certaines tâches comme la classification et l’analyse des contrats. Les IA génératives peuvent même prendre le relais sur la création du résumé d’un contrat, la rédaction d’un projet de clause spécifique ou encore l’extraction d’informations pertinentes d’un document volumineux.
Les avantages d'une gestion de contrats optimisée
Une solide gestion contractuelle grâce à un outil de gestion de cycle de vie des contrats booste considérablement la rationalisation et l’automatisation des processus. À la clé, ce sont de multiples bénéfices qui s’offrent à l’entreprise, et tout particulièrement la direction achats et financière.
Améliorer l'efficacité opérationnelle
Tout d’abord, l’entreprise réduit le temps et les ressources nécessaires pour gérer ses contrats, ce qui se traduit par une meilleure efficacité opérationnelle. C’est un formidable gain de temps sur la création des nouveaux contrats, la négociation de conditions contractuelles, la signature du contrat, mais aussi la recherche et l’analyse de données.
Réduire les coûts
Ensuite, la digitalisation permet de réduire les coûts associés aux processus manuels de gestion des contrats. Grâce aux templates maîtrisés des outils digitaux, l’entreprise dispose également de documents qualitatifs et pilote plus facilement l’exécution du contrat, avec ses conditions contractuelles. Cela permet d’éviter les pertes financières liées à des problèmes de conformité, des pénalités de retard, ou encore à des reconductions tacites de contrats.
Minimiser les risques
Grâce à un dispositif électronique, l’entreprise gère les engagements et les obligations contractuelles plus aisément, mais aussi standardise les clauses. Un logiciel de gestion des contrats garantit la conformité et la sécurité des documents signés, et ainsi leur validité juridique et financière pour éviter tout litige contractuel.
Faciliter la collaboration fournisseurs
En formalisant clairement les attentes entre les parties et en suivant les performances de manière transparente, l’entreprise renforce la confiance et la relation avec leurs fournisseurs. D’autant qu’un logiciel de gestion des contrats dispose de fonctionnalités de partage et de collaboration en temps réel qui facilite la coordination.
Comme le souligne Sarah Belaabidia, supervisor au sein du cabinet de conseil PeersGroup : « Les contrats offrent une base solide pour des relations mutuellement bénéfiques. Ils protègent vos intérêts et vous évitent des litiges coûteux. Quel que soit le niveau de complexité de vos opérations, la rédaction de contrats avec vos fournisseurs est un investissement judicieux pour l'avenir de votre entreprise. »
Bien plus qu’un simple document juridique, le contrat est donc un véritable outil stratégique pour les directions achats. En s’équipant du bon logiciel et en suivant les meilleures pratiques, chaque entreprise peut mettre en place une gestion des contrats optimale, et ainsi maximiser son efficacité opérationnelle et sa rentabilité.
