Face à l’instabilité économique, politique et financière à l’échelle mondiale, l’état des lieux est sans appel : les entreprises n’ont d’autre choix que de s’adapter constamment. Il en va de leur compétitivité et, sur le long terme, de leur survie. Le changement doit être intégré au sein du fonctionnement et de la culture d’entreprise de chaque organisation. Véritable chef d’orchestre des partenaires, la fonction achats joue un rôle clé dans les projets de transformation et dans la conduite du changement. D’ailleurs, d’après une étude récente menée par GEP, la conduite du changement et l’intégration des processus représentent un challenge majeur pour 39 % des directeurs des achats !
Qu’est-ce que le management du changement ?
La gestion du changement (« change management » en anglais) désigne un ensemble de processus permettant aux entreprises de faire face aux externalités négatives susceptibles d’impacter leur activité. L’idée est que chaque entreprise puisse s’adapter constamment à son environnement, avec pour objectif d’améliorer ses performances. La conduite du changement, par définition, implique d’accompagner un projet de transformation.
Le management du changement s’articule autour de quatre grands principes : l’adhésion, la communication, la coordination et le timing.
Obtenir l’adhésion des parties prenantes
Pour conduire le changement en entreprise de manière optimale, il est primordial de faire preuve de pédagogie au moment d’expliquer aux parties prenantes la nouvelle organisation à venir.
En plus de leur fournir toutes les informations nécessaires, il convient également de leur présenter les raisons de ce plan d’action ainsi que ses bénéfices afin d’en souligner le bien-fondé.
Renforcer la communication
Lever les freins et les résistances au changement passe par la mise en place d’une communication régulière et adaptée.
Pour cela, l’entreprise peut s’appuyer sur les « ambassadeurs » du projet ou sur un manager de transition, mettre en lumière les premiers résultats positifs, organiser des temps d’échange…
Coordonner les équipes
Dans le cadre de la conduite du changement et de la mise en œuvre de nouvelles pratiques, il est important de constituer des équipes transverses et de confier un rôle de relais aux managers de proximité pour faire le lien entre l’ensemble des parties prenantes.
Bien gérer le timing
Bien que la conduite de changement ne se résume pas à de la gestion de projet, il convient d’organiser les tâches et de suivre leur exécution selon un planning précis. Respecter ses engagements envoie un message positif aux parties prenantes.
Les achats au cœur des changements
Par définition, la fonction achats intervient au cœur de l’écosystème des entreprises. Elle se situe à un carrefour clé entre les fournisseurs et les clients internes. Dotée d’une dimension stratégique, elle s’aligne également sur la stratégie globale de l’entreprise pour en défendre la compétitivité. Elle occupe donc une place privilégiée pour prendre part à la conduite du changement.
D’ailleurs, les exemples sont multiples. Dans le cadre de la transformation digitale d’une organisation, la direction des achats pourra mettre en place une solution e-achats. Pour contribuer à la stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), elle pourra déployer une politique d’achats responsables. Si l’objection est d’améliorer son efficience opérationnelle, elle décidera de structurer ses achats de classe C ou de mettre en œuvre une démarche de Lean Procurement.
Tous ces projets ont un point commun : ils requièrent d’accompagner le changement pour en garantir le succès. Comme évoqué en introduction, 39 % des directeurs des achats considèrent d’ailleurs la conduite du changement et l’intégration des processus comme un défi majeur. Ainsi, les équipes achats doivent enfiler leur casquette de « manager du changement » et devenir encore plus agiles.
S’adapter à la courbe du changement
Pour accompagner le changement efficacement, il faut prendre en compte et comprendre le ressenti des équipes. Il est, pour ce faire, possible de s’appuyer sur la courbe du deuil, dont le modèle a été pensé par le Dr Elizabeth Kübler-Ross, psychiatre et psychologue suisse.
Ce concept a été repris par de nombreux experts du changement en entreprise. Il décrit les cinq grandes phases que doivent traverser les individus pour vivre un changement sereinement. Cela s’applique à tous types d’événements personnels et professionnels, quels que soient les enjeux, tels que les changements organisationnels, hiérarchiques, culturels, géographiques…
Dans le domaine du management, la courbe du changement est un processus nécessaire qui permet de se préparer. Afin de guider efficacement les salariés dans ce cheminement, chaque manager se doit de maîtriser les étapes du changement.
Le choc ou le déni
Suite à l’annonce d’un changement dans l’entreprise, les collaborateurs peuvent être en « état de choc » s’ils n’y sont pas préparés. Ils ont alors du mal à gérer leurs émotions, à raisonner ou tout simplement à réagir. Certains refuseront même de reconnaître la situation. Face à cela, il faut faire preuve de compréhension et de patience.
La colère ou la peur
Dans un second temps, les collaborateurs prennent conscience de la situation, ce qui peut entraîner une réaction émotionnelle forte, comme de la peur ou de la colère. Ils se questionnent, se révoltent et souhaitent s’exprimer. Il s’agit alors d’accueillir ces émotions, sans tenter de les raisonner, en organisant des temps d’échange.
La tristesse ou la dépression
Lorsque les collaborateurs se rendent compte que le changement est bel et bien en cours, cela peut les plonger dans une certaine nostalgie, voire de l’appréhension. Ils entrent dans une période de profond questionnement pendant laquelle la bienveillance est de mise. C’est l’ultime étape dite « négative » de ce processus.
La quête de sens, l’acceptation du changement
À cette étape, les collaborateurs commencent à se tourner vers l’avenir. Ils examinent la nouvelle situation et tentent de s’y adapter. Il est indispensable de leur rappeler les bénéfices du changement et de leur proposer des formations.
La sérénité
Les collaborateurs ont désormais intégré le changement. De cette ultime phase, ils ressortent généralement grandis et motivés, ce qui se ressent dans leur travail. Pour maintenir cet état d’esprit, il est important de reconnaître leurs efforts et de mettre en lumière les compétences acquises ou les objectifs atteints tout au long de cette période de transition.
Vous l’avez compris, l’humain est au cœur de la conduite du changement. Tout projet de transformation dépend des hommes et des femmes qui feront l’expérience de ces processus, ces outils ou encore ces organisations au quotidien. C’est grâce à un accompagnement adapté qu’il est possible de lever leur résistance au changement et de faire de cette nouvelle organisation une réussite.
