Quelles sont les 6 étapes pour développer une relation durable avec vos fournisseurs ?

Process achat fournisseurs
Mis à jour le 4 octobre 2022
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Boostée par la transformation digitale, la fonction achats a beaucoup évolué ces dernières années. Ses pratiques se sont accélérées et fiabilisées, son insertion dans la stratégie de l’entreprise fortement améliorée. Pour autant, les fondamentaux du process achat n’ont pas changé. L’exigence de répondre avec le maximum de valeur ajoutée à une demande d’achat (à travers le sourcing, puis le référencement de fournisseurs) reste la priorité pour les équipes achats. Bien que le processus d’achat s’appuie de nos jours sur davantage de ressources digitales et de compétences, ces étapes demeurent incontournables.   

Processus achat : les 3 étapes clés du sourcing

Le sourcing est une phase d’ouverture pour identifier la réponse la plus appropriée. Dans cette première partie du process achat, l’acheteur suit trois grandes étapes.

Qualifier le besoin du client interne

Pour un produit pas encore référencé, la première étape du processus achat consiste à aider le client interne à préciser son besoin. En effet, la qualité de la réponse apportée par la fonction achats repose d’abord sur la prise en compte de l’ensemble des paramètres d’usage du produit demandé.

Le cahier des charges comprend, par exemple :

  • L’identification du produit (dénomination d’usage, fonction…) ;
  • La quantification du besoin (volume, échéance, durée, lieux de consommation…) ;
  • Les critères de qualité (positionnement de gamme, équivalent de référence, certification…) ;
  • Les conditions d’usage (association avec quelle autre fourniture, contexte particulier d’utilisation, contraintes…) ;
  • Les exigences de service (conditionnement, disponibilité en urgence…) ;
  • Les services additionnels (installation et montage, reprise et revalorisation des produits en fin de vie…).

L’échange avec le client interne permet de qualifier précisément ses besoins. Il peut également déboucher, dans certains cas, à la définition d’une approche alternative, innovante par rapport à la demande initiale. Le savoir-faire de l’équipe achats au moment d’écouter la demande et en saisir les enjeux dans leur ensemble est ici primordial.

Identifier les fournisseurs potentiels

À partir du cahier des charges et en fonction des données disponibles, la deuxième étape du process achat est de constituer un panel de fournisseurs. Ce panel réunit les acteurs a priori en mesure de délivrer le produit répondant au cahier des charges.

Pour chacun des fournisseurs inclus dans le panel, un travail de qualification est conduit en fonction de critères relevant de la stratégie achats de l’entreprise :

  • Respect de règles éthiques et RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) ;
  • Pérennité économique ;
  • Capacité logistique et d’approvisionnement ;
  • Réputation, notations et homologations ;
  • Compatibilité avec la solution digitale d’e-procurement de l’entreprise.

Dès lors, le service achats obtient un panel de fournisseurs resserré qui sert de base à l’étape de consultation.

Lancer la consultation, aussi appelée appel d’offres

L’équipe achats invite chacun des fournisseurs retenus dans le panel à participer à la consultation à travers un appel d’offres. Les clauses de cette troisième étape du processus achat sont précisées dans une série de documents :

  • Règlement de la consultation ;
  • Cahier des charges ;
  • Conditions contractuelles.

En parallèle du lancement de la consultation, l’équipe achats établit une grille de notation associant l’ensemble des critères utiles pour départager les compétiteurs.

La consultation se déroule généralement en deux temps :

  • Une étude des dossiers reçus au terme de laquelle les dossiers les moins intéressants sont éliminés ;
  • Une ou plusieurs auditions réservées aux meilleurs dossiers pour présentation orale avec questions-réponses et éventuellement démonstration.

Processus achat : les 3 étapes clés du référencement

Le référencement est une phase de conclusion pour inscrire la réponse dans une perspective opérationnelle durable. Cette deuxième partie du process achat comprend, là aussi, trois étapes.

Choisir le meilleur fournisseur

Cette quatrième étape du process achat repose sur une analyse objective de la proposition de valeur de chacun des finalistes. À ce stade, c’est moins la capacité technique à répondre à la demande, étayée lors de l’admission dans le panel, que la fluidité du partenariat qui est évaluée au sein des entreprises. Le prix, la qualité et les délais proposés pèsent évidemment lourd dans la prise de décision.

L’intuition et le professionnalisme de l’équipe achats jouent un rôle très important pour envisager une collaboration potentiellement appelée à durer plusieurs années. Le processus de sélection aboutit finalement au choix du fournisseur le plus prometteur pour l’entreprise.

Négocier les conditions les plus avantageuses

Traduire les promesses en engagements fermes dont le respect sera mesurable dans le temps est l’objet de la cinquième étape du processus achat. L’idée est de trouver avec le futur fournisseur partenaire un consensus gagnant-gagnant qui maximise la satisfaction de l’entreprise sans mettre à mal la capacité du partenaire à remplir ses obligations dans le temps.

Il s’agit d’une étape de négociation que l’équipe achats se doit d’aborder avec le maximum de préparation. L’acheteur doit notamment anticiper les points stratégiques sur lesquels se focaliser et bien sûr affûter ses arguments. La présence ou non d’historique (si le fournisseur sorti en premier de la consultation est déjà référencé ou pas) est un point crucial dans ce processus de négociation.

Fixer les conditions du partenariat

La dernière étape du processus achat est capitale dans le sens où elle engage la collaboration entre le service achats et le fournisseur dans la durée à travers la contractualisation.

Le contrat doit traiter avec le maximum de précision deux cas de figure :

  • Les conditions d’évaluation du respect des engagements sur le plan de la qualité, de la gestion logistique et de la prestation de service en général ;
  • Les conditions de rupture du contrat, au cas où une dérive éventuelle par rapport aux promesses initiales vienne enrayer la collaboration avec l’équipe achats.

Le métier d’acheteur a considérablement évolué ces dernières décennies, d’une fonction achats administrative et centrée sur les produits à un positionnement stratégique en charge de l’optimisation des coûts, de la création de valeur et de la gestion des risques.

Aujourd’hui, le processus des achats repose, dans un premier temps, sur 6 étapes clés dans la construction d’une relation client-fournisseur mutuellement bénéfique. Ce travail pose les fondations d’une relation fournisseurs durable, qu’il convient ensuite de nourrir dans une approche d’amélioration continue.

La fonction achats relève un autre défi : la gestion des relations fournisseurs, à travers l’évaluation et le pilotage de la performance de ses partenaires. De nouvelles opportunités s’ouvrent alors pour optimiser la gestion de ces achats : mise en place d’une solution de digitalisation des transactions, déploiement de l’accord-cadre, rationalisation du portefeuille fournisseurs, etc. Autant de projets achats au service de la compétitivité des entreprises.

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