Faire plus avec moins. C’est le challenge des entreprises depuis plusieurs années. Pour y faire face, ces dernières misent sur l’optimisation et l’automatisation de leurs processus. Au sein des Directions des Achats, unifier et rationnaliser leurs processus achats avec ceux de la comptabilité est un levier efficace pour accélérer l’ensemble de la chaîne Procure-to-Pay...
Alignement des processus achats et comptables : quel constat ?
Les services achats et comptabilité fonctionnement souvent indépendamment : chacun à ses propres politiques, stratégies et processus. Pourtant, à y regarder de plus près, ces derniers ont des points communs comme améliorer les flux de trésorerie et les résultats de leur entreprise.
Dans le processus Procure-to-Pay, les achats doivent se synchroniser avec la comptabilité pour leur transmettre le bon de commande ainsi que les documents associés. Cependant, les tâches manuelles sont encore monnaie courante comme, par exemple, la saisie et la vérification des factures. Selon PayStream Advisors, 1/4 des factures entrantes seraient encore soumises à un envoi manuel pour approbation.
Pourtant, cela comporte des risques : coûts de traitement, longueur des délais de paiement, fiabilité des données…
Une situation qui n’est plus viable avec la révolution digitale et la concurrence qui se fait de plus en plus féroce. Les entreprises ont alors tout intérêt à synchroniser et automatiser leurs processus achats et comptables, à travers une solution logicielle adéquate. Casser le silo et accélérer les synergies promettent ainsi de belles avancées…
Alignement des processus achats et comptables : quels bénéfices ?
1. Le premier avantage d’un alignement des processus achats et comptables porte sur l’efficacité accrue. En effet, des processus achats et comptables intégrés permettent notamment de raccourcir les délais d’approbation des demandes d’achats, allant de plus de 2 semaines à moins de 48 heures !
2. Le deuxième avantage est, sans aucun doute, financier, que cela soit en :
- réduisant les coûts de traitement (moins de temps passé et d’étapes nécessaires pour effectuer les tâches)
- multipliant les opportunités de remises sur paiement anticipé
- réalisant des économies sur les coûts de main d’œuvre (postes regroupés dans un seul service)
3. Enfin et pas des moindres, le troisième avantage est la meilleure visibilité sur les dépenses et sur l’activité. En regroupant en un seul et même endroit les dépenses auparavant gérées par deux équipes différentes, les entreprises peuvent ainsi identifier les dépenses incontrôlées, les activités frauduleuses ou encore les contrats fournisseurs non compétitifs ou obsolètes.
Optimiser la communication entre les achats et la comptabilité est un premier pas vers la performance ! Et vous, vos processus achats sont-ils alignés avec ceux de la comptabilité ?
