Une stratégie achats s’articule autour de 3 étapes clés :
- Hiérarchiser l’importance financière des achats
- Diagnostiquer le niveau de risque des achats
- Déterminer les priorités à partir de la matrice achats
1. Hiérarchiser l’importance financière des achats
L’analyse de Pareto est utilisée pour hiérarchiser l’importance financière des segments d’achats (ou sous-catégories d’achats) en fonction de la dépense annuelle dans l’entreprise.
Les segments d’achats sont listés par montants de dépenses décroissants. Le montant cumulé des dépenses est déterminé ainsi que la part de chaque segment en pourcentage de ces montants cumulés. Il est alors possible de tracer la courbe de Pareto.
On obtient 3 classes d’achats qui, dans la plupart des entreprises, se répartissent ainsi :
- Les achats de classe A représentent 20% du nombre total des segments d’achats et totalisent 80% des dépenses totales de l’entreprise.
- Les achats de classe B représentent 30% du nombre total des segments d’achats et totalisent 15% des dépenses.
- Les achats de classe C représentent 50% du nombre total des segments d’achats et totalisent 5% des dépenses.
Ce n’est pas parce qu’un segment achat est de classe C, c’est-à-dire de faible montant, qu’il n’est pas important !
Deux points clés doivent retenir l’attention :
- Des coûts cachés élevés : si leur montant est faible, en revanche leurs coûts de gestion sont les plus élevés de toutes les autres catégories d’achats (A et B), car ils totalisent le plus grand nombre de références (cela peut aller jusqu’à 85%), de fournisseurs (jusqu’à 75%), de commandes (jusqu’à 60%) et de réclamations (jusqu’à 60%) (source Manutan).
- Une criticité à ne pas négliger : un faible montant d’achat est souvent confondu avec une faible criticité. C’est une erreur. Prenons quelques exemples : dans le segment EPI « Equipement de Protection Individuelle », des gants anti-coupure de mauvaise qualité peuvent être à l’origine d’accidents du travail. Dans le segment « équipements de bureau », l’ergonomie d’un fauteuil de bureau est déterminante pour les impacts musculo-squelettiques et le « Bien-travailler » des collaborateurs. Certaines catégories requièrent aussi une normalisation, un marquage CE…
Au-delà de l’importance financière des achats, il est essentiel de s’interroger sur leur niveau de risque.
2. Diagnostiquer le niveau de risque des achats
L’évaluation du risque des segments d’achats est différente d’une entreprise à une autre. Elle s’effectue à l’initiative des acheteurs en concertation avec les parties prenantes concernées (utilisateurs, prescripteurs…). Pour objectiver l’analyse, nous recommandons d’utiliser une échelle de 0 à 10, de risque « très faible » à « très élevé ».
L’objectif est d’avoir la vision la plus complète des risques par segment. Nous proposons 7 catégories de risques clés à estimer. L’acheteur peut ajouter ou retrancher des catégories en fonction de la stratégie de son entreprise. Pour chaque segment, il calcule une moyenne arithmétique. Il peut pondérer certains risques en fonction des priorités stratégiques de sa société.
| Catégorie de risques | Description | Note de 0 à 10 |
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1. Risques liés au client final |
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2. Risques techniques, technologiques |
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| 3. Risques liés aux services, solutions |
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4. Risques en termes de RSE |
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5. Risques financiers spécifiques |
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6. Risques supply chain |
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7. Risques liés au marché fournisseurs |
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3. Déterminer les priorités à partir de la matrice achats
A partir des 2 analyses précédentes, l’acheteur connait
- L’importance financière des segments d’achats
- Le niveau de risque des segments d’achats
En croisant ces 2 analyses, l’acheteur obtient les 2 axes de sa matrice achats d’aide à la décision. Il s’agit d’une matrice achats inspirée des travaux de Kraljic et de nos observations en entreprises.
À travers cette matrice, il apparait que les achats de classe C peuvent « Simples » ou « Critiques ».
- Dans le cas d’achats Simples, la priorité est la diminution des coûts cachés, qui sont des coûts administratifs et logistiques. Ces coûts cachés sont, dans la majorité des cas, supérieurs au prix facial du bien acheté. Il convient de réduire le nombre de fournisseurs, de commandes, de factures, de livraisons … Contractualiser avec quelques fournisseurs capables de proposer des offres larges en ligne est clé. Il faut digitaliser l’ensemble du processus depuis la commande jusqu’à la facturation et simplifier la vie de l’utilisateur (par exemple via la mise en place d’un Punch-Out). Au-delà d’une offre digitalisée, les fournisseurs choisis doivent être capables de proposer des flux logistiques optimisés (regroupement de commandes, solutions de distributeurs automatiques sur sites…)
- Dans le cas d’achats Critiques, la priorité est la sécurisation. Tout comme pour un achat Simple, contractualiser avec quelques fournisseurs proposant une offre large digitalisée est la base. Mais, il est essentiel de choisir des fournisseurs capables de garantir une origine des produits, le respect des normes et réglementations, capables de fournir les déclarations de conformité des produits… Au-delà du risque légal, il est aussi essentiel de protéger l’entreprise d’un risque réputationnel, que ce soit vis-à-vis des clients ou des collaborateurs. Beaucoup d’achats de classe C, à l’inverse des classes A et B, sont utilisés par les salariés (mobilier de bureau, d’atelier, équipements de protection individuelle, outillage…). Mettre à disposition des produits qualitatifs, ergonomiques, écologiques…, c’est respecter ses collaborateurs et s’assurer de leur motivation et de leur engagement : conditions sine qua non d’une entreprise performante.
Considérés, à tort, comme non prioritaires et faiblement risqués, les achats de classe C sont trop délaissés par les entreprises. Pourtant, ils sont au cœur d’enjeux d’optimisations et de sécurisations. Selon nous, une stratégie réfléchie des achats de Classe C est un bon indicateur du niveau de maturité de la fonction achats dans l’entreprise.
